Ruolo del Project Manager

Nel seguito vengono descritti il ruolo del Project Manager (PM) o responsabile di progetto e le sue principali mansioni con riferimento a ciascuno dei 5 gruppi di processi del PMBOK: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura.

L’ampiezza e la profondità del suo intervento dipendono dalle caratteristiche del progetto, dall’impatto organizzativo ed economico e dai rischi ad esso associati.

Dipendono anche da quanto l’organizzazione per cui opera sia abituata ad applicare approcci strutturati alla conduzione dei lavori.

In generale si può dire che il ruolo del project manager risulta tanto più incisivo quanto più gli è consentito di intervenire in chiave preventiva rispetto alle possibili tendenze anomale di un progetto in modo da poter introdurre misure correttive.

Altrimenti si riduce a gestire le emergenze rincorrendo gli “incendi” che sono inevitabilmente destinati a scoppiare a causa di una carente programmazione.

Naturalmente, la maggior parte delle attività nel seguito descritte potranno essere svolte in collaborazione con il team di progetto oppure avvalendosi di esperti se non si dispone dell’esperienza necessaria.

In tal senso, sono diverse le prerogative di un PM Junior rispetto a quelle di un PM Senior in quanto stadi diversi di un percorso articolato di sviluppo professionale.

Chi è e cosa fa un project manager

Pima di illustrare in dettaglio i compiti e le mansioni di un PM, può essere opportuno sintetizzare le caratteristiche del lavoro che deve svolgere in un progetto e le attitudini richieste.

Sostanzialmente questa figura professionale deve gestire tutto il processo finalizzato a produrre determinati prodotti o risultati attesi dal progetto e per cui questo viene avviato.

A tal fine deve coordinare il lavoro di una pluralità di risorse che possiedono le necessarie competenze tecniche.

Ciò significa che l’intervento del project manager non è necessariamente di tipo tecnico quanto piuttosto di tipo organizzativo.

Deve saper organizzare il lavoro del team al fine di far procedere i lavori più speditamente possibile contenendo i costi.

Mantenere in equilibrio tempi, costi e qualità del lavoro richiede esperienza e notevoli capacità organizzative soprattutto in progetti di vaste dimensioni e quando gli impatti economici sono significativi.

Ciò implica anche la capacità di saper gestire la rete di relazioni all’interno del team e con la committenza.

Quindi è richiesto un mix di capacità tecniche, organizzative e relazionali che si acquisiscono col tempo e con l’esperienza.

In particolare, sono necessarie conoscenze di strumenti e metodi per la gestione dei progetti nonché doti di problem solving e una discreta conoscenza dell’ambito in cui il progetto si svolge.

Non è quindi necessariamente richiesto un particolare titolo di studio, mentre è auspicabile una certificazione delle competenze di PM da ottenere quando si è consolidata una certa esperienza.

Ruolo del responsabile di progetto nella fase di Avvio

Costruzione del Business Case

Il PM può essere coinvolto nello svolgere alcune valutazioni preliminari volte a:

• dimostrare la necessità/opportunità aziendale di avviare il progetto e produrre i relativi deliverables;
• descrivere le caratteristiche di massima di ciascun deliverable;
• descrivere le modalità per crearli;
• svolgere una analisi di massima sui costi associati a ciascun deliverable;
• descrivere i possibili ritorni di investimento;
• costruire il documento descrittivo del business case.

Autorizzazione ad avviare i lavori

A seguito di un esito positivo del business case, lo Sponsor del progetto deve autorizzare formalmente il Project Manager designato ad avviare i lavori predisponendo il Charter o documento di avvio che:

• formalizza l’esistenza e l’avvio del progetto;
• legittima il responsabile di progetto a gestire la commessa;
• trasferisce tutte le informazioni necessarie per avviare le attività di pianificazione.

I progetti di grandi dimensioni e complessità possono essere strutturati per fasi o sottoprogetti e, pertanto, può essere necessario produrre questo documento per autorizzare ciascuna fase o sottoprogetto.

Ruolo del project manager nella pianificazione

Descrizione dell’ambito di progetto
Il responsabile di progetto guida la costruzione:

• della descrizione d’ambito;
• del piano di gestione dell’ambito di progetto e di produzione dei deliverables;
• della Work Breakdown Structure.

Definizione delle attività e della loro sequenza

In base ai contenuti della WBS e in collaborazione con le risorse più esperte, occorre definire:

• le attività che contribuiscono a creare ciascun deliverable;
• le sequenze logiche e i livelli di parallelismo tra un’attività e l’altra;
• il reticolo di progetto;
• eventualmente una revisione della WBS in base al lavoro di approfondimento svolto.

Stima della durata di ciascuna attività e delle risorse richieste

In base alle attività individuate e in collaborazione con le risorse più esperte, chi ricopre il ruolo di Project Manager deve definire:

• la stima dell’effort necessario per completare ciascuna attività (misurato in ore/uomo);
• l’individuazione delle competenze richieste per lo svolgimento di ciascuna attività;
• una prima valutazione sul numero di risorse necessarie  e la durata di ciascuna attività;
• l’eventuale aggiornamento dell’elenco delle attività e dei loro attributi in base al lavoro di approfondimento svolto.

Definizione della struttura organizzativa di progetto

Sulla base delle attività previste e delle competenze richieste, il responsabile di progetto provvede a definire:

• l’organigramma di progetto con le varie linee di riporto e i ruoli di ciascuna risorsa;
• la RAM di progetto;
• l’impegno previsto per ciascuna risorsa sulle attività di progetto.

Sviluppo della schedulazione di progetto

In base alle stima della durata di ciascuna attività, il PM definisce:

• il Gantt di progetto con le milestones e i punti di controllo;
• il piano delle risorse con l’indicazione delle competenze richieste e del livello di disponibilità richiesto;
• il piano di consegna dei deliverables.

Stima dei costi

Con riferimento al business case, alle attività individuate e in collaborazione con le risorse più esperte, il Project Manager deve precisare:

• i costi necessari per completare ciascuna attività;
• il budget ed il cash flow di progetto;
• la baseline dei costi per la misurazione delle performances finanziarie del progetto

Predisposizione del Piano della qualità
In base alle specifiche di progetto ed alle prassi aziendali in materia di qualità, il responsabile di progetto definisce:

• il piano di gestione della qualità contenente le azioni di quality assurance e quality control;
• le checklist che verranno utilizzate per i controlli;
• i ruoli coinvolti;
• i templates per i documenti e i resoconti che verranno prodotti.

Identificazione dei rischi e pianificazione della risposta ai rischi

Il Project Manager in collaborazione con le risorse più esperte determina:

• i rischi potenziali per il progetto;
• la loro probabilità di accadimento e l’impatto;
• la priorità di ciascun rischio in base a probabilità e impatto;
• le azioni di risposta a ciascun rischio;
• la valorizzazione in termini temporali ed economici di ciascuna strategia di risposta;
• il registro dei rischi ed il piano di gestione dei rischi.

Gestione della comunicazione di progetto

In base ai ruoli coinvolti, alle attività individuate ed alle prassi aziendali in materia di comunicazione, il Project Manager  descrive:

• gli stakeholders di progetto e le modalità di gestione dei rapporti organizzativi;
• l’organizzazione per la raccolta dei dati di progetto;
• l’organizzazione per la distribuzione dei dati di progetto;
• gli strumenti utilizzati per gestire le informazioni di progetto;
• i format ed i templates utilizzati;
• i momenti di incontro, la loro durata e frequenza;
• il Piano della Comunicazione di progetto e le modalità per aggiornarlo.

Gestione degli approvvigionamenti

Qualora il progetto necessiti di acquisire mezzi o risorse esterne ed il ruolo di Project Manager implichi la delega a gestirne l’acquisizione, quest’ultimo in collaborazione con la funzione degli acquisti dovrà definire:

• il piano degli approvvigionamenti con l’indicazione di come verranno selezionati i fornitori;
• lo statement of work (SOW) con la descrizione di ciò che andrà acquisito dall’esterno;
• le rischieste di proposta o di quotazione inviate a ciascun fornitore da selezionare;
• i criteri di valutazione delle offerte e di selezione dei fornitori;
• i contratti di acquisizione o di collaborazione.

Predisposizione del Piano di progetto

Una volta completati i precedenti passaggi, il responsabile di progetto in collaborazione con il team definisce:

• il Piano di progetto contenente in allegato tutti gli altri documenti prodotti nella fase di pianificazione;
• le eventuali criticità rimaste ancora sospese su cui richiedere un approfondimento con lo Sponsor e il Comitato di Coordinamento di progetto.

Ruolo del project manager nella fase di Esecuzione

Durante lo svolgimento dei lavori il responsabile di progetto coordinerà il team al fine di:

• creare i deliverables previsti;
• svolgere gli stati di avanzamento lavori;
• valutare la performance complessiva e quella di ogni risorsa coinvolta;
• gestire i rapporti con i fornitori esterni;
• gestire la comunicazione con tutti gli stakeholders;
• svolgere il programma di assicurazione della qualità;
• assicurare l’adempienza ai requisiti contrattuali.

Ruolo del project manager nel Monitoraggio e Controllo

Parallelamente all’esecuzione del progetto, il responsabile di progetto provvederà a svolgere le seguenti azioni di Monitoraggio e Controllo:

• verificare la qualità dei deliverables, la compatibilità con l’ambito di progetto e l’accettazione da parte del cliente;
• raccogliere informazioni sull’andamento del progetto;
• gestire le issues e le richieste di variazione;
• monitorare l’andamento dei rischi censiti nel registro dei rischi;
• sviluppare azioni correttive a fronte di disallineamenti rispetto al Piano di progetto;
• attivare, se necessario, la procedura di escalation;
• raccogliere le lessons learned.

Ruolo del project manager nella fase di Chiusura

Una volta verificato l’effettivo completamento delle attività, il responsabile di progetto deve:

• verificare con il cliente la completa accettazione del lavoro svolto oppure la necessità di eventuali integrazioni, estensioni di progetto o nuovi progetti da avviare;
• formalizzare con il cliente e lo Sponsor del progetto l’avvenuto completamento dei lavori;
• valutare la performance complessiva del progetto insieme con lo Sponsor e gli organismi di audit preposti (es. PMO);
• completare la documentazione di progetto;
• produrre il Final Report con la descrizione delle lessons learned;
• valutare le performances delle risorse coinvolte nel progetto;
• chiudere gli eventuali contratti con i fornitori esterni;
• archiviare la documentazione;
• rilasciare le risorse;
• chiudere la commessa.

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