WBS di progetto: costruire la Work Breakdown Structure

Per definire l’ambito di un progetto, il metodo più efficace è identificarne le modalità di produzione dei deliverables tramite la creazione di una struttura analitica denominata Work Breakdown Structure (WBS di progetto).

La WBS di progetto è una rappresentazione gerarchica “ad albero” che rappresenta graficamente la scomposizione del lavoro da svolgere per costruire appunto i deliverables di progetto. In tal senso è un documento molto importante perchè ha come obiettivo il concordare/formalizzare ciò che è dentro l’ambito del progetto e ciò che ne resterà fuori. Ciò comporta almeno tre ordini di vantaggi:

1. consente di verificare con la committenza interna/esterna gli obiettivi ed i prodotti di progetto;
2. a fronte di un eventuale disallineamento si favorisce l’emergere di richieste di integrazione e di modifica in un momento in cui è più facile quotarle e l’impatto della modifica è ancora limitato essendo la WBS prodotta in fase di pianificazione;
3. una struttura di scomposizione del lavoro orientata ai deliverables aumenta le possibilità di controllo in quanto sarà possibile non solo controllare le attività in base ai tempi e costi sostenuti ma anche in base alla percentuale di completamento del/dei deliverable associati a ciascuna attività.

Il Project Manager, nel suo interesse, deve quindi essere in grado di realizzare una WBS di progetto con attenzione e precisione, analizzandone tutti gli elementi, senza tralasciarne alcuno in modo che eventuali errori o mancanze non finiscano poi per ribaltarsi in una più onerosa gestione di issues e modifiche in fase di realizzazione.

Possono essere forniti diversi esempi di WBS.

In generale, la WBS di progetto è un grafico gerarchico a livelli di dettaglio crescente che descrive i flussi di lavoro in cui il livello più basso coincide sostanzialmente con i deliverables che andranno poi ulteriormente dettagliati in termini di attività finalizzate a produrli. Di quì il nome di Work Package (pacchetto di lavoro) attribuito a quest’ultimo livello di dettaglio

Un work package è quindi un insieme di attività elementari finalizzate a produrre specifici deliverables.

Queste attività che scaturiscono dall’analisi dei work packages sono le stesse che verranno poi assegnate alle risorse coinvolte nel progetto e concorreranno quindi alla definizione del piano dei tempi e dei costi di progetto e del piano di consegna dei deliverables associati.

Pertanto è importante che nessun elemento della WBS di progetto possa contenere ambiguità di definizione.

Ogni attività che scaturisce dall’analisi dei work packages deve essere descritta in modo dettagliato perchè siano chiari:

• gli obiettivi e le modalità di svolgimento;
• le competenze necessarie al loro svolgimento;
• le caratteristiche delle risorse cui delegarle;
• i criteri per poi controllarne l’avanzamento in fase di esecuzione.

La struttura del progetto rappresentata dalla WBS permette di stabilire una relazione significativa tra i diversi elementi di informazione e controllo, la cui superiorità discende dalla sua sistematicità e struttura gerarchica, oltre che dalla capacità di presentare un quadro di progetto completo.

Le caratteristiche da esplicitare per la realizzazione di una WBS sono le seguenti:

• Struttura – La struttura è di tipo gerarchico ad albero rovesciato, e i vari livelli, rivolti verso il basso,
  rappresentano parti del progetto sempre più dettagliate. Le componenti individuate nel livello n dipendono da quelle del livello n-1.
• Logica di scomposizione/aggregazione – Le logiche e i criteri di scomposizione sono numerosi, e variano a seconda degli elementi che si vogliono evidenziare nella struttura e dalla “granularità” del controllo che poi si intende attuare in fase di realizzazione. E’ comunque bene ricordare che i criteri di aggregazione degli elementi costituenti la WBS di progetto sono puramente logici. Quindi la WBS di progetto non ordina cronologicamente le fasi ed i compiti. L’ordinamento cronologico, infatti, è demandato ad una fase successiva di pianificazione, con l’elaborazione della schedulazione generale del progetto e dei suoi particolari (le schedulazioni dei singoli compiti). L’importante è comunque che tutta la struttura evidenzi i percorsi e le modalità di produzione dei deliverables.

In definitiva, si realizza una efficiente struttura di WBS quando:

• ai livelli più alti prevale la logica della suddivisione per aree di progettazione;
• viene adottato un unico criterio per ciascun livello, così da consentire omogeneità nelle comunicazioni;
• si individuano tutte le attività indirette, gestionali e di supporto, che concorrono alla realizzazione del progetto. Infatti in molti casi quotare solo le attività di produzione porta inevitabilmente a sottoquotare il progetto;
• vengono prese in considerazione anche le informazioni relative ad altre aree che richiedono dati strutturati, come il configuration management, le fonti di finanziamento e i parametri tecnici delle prestazioni richieste.