Non sempre il solo possesso di credenziali e certificazioni è sufficiente ad assicurare il controllo su tutti i fattori che possono intervenire durante il ciclo di vita di un progetto.
Essere tecnicamente competenti ed avere una conoscenza approfondita delle metodologi e degli strumenti di project management è certamente una base imprescindibile per poter svolgere in modo professionale il ruolo di project manager.
Molto spesso, però, i progetti sono fortemente condizionati dal modo in cui vengono gestiti i rapporti personali con i vari stakeholders. Per questo motivo nella quinta edizione del PMBOK® è stata data particolare evidenza all’area di conoscenza Stakeholder Management.
Tutto questo rimanda ad un particolare insieme di competenze che un project manager deve saper padroneggiare: le cosiddette competenze sociali o relazionali ed interpersonali.
Mentre le competenze tecniche e metodologiche vengono chiamate hard skills in quanto risultano difficili da acquisire senza un’adeguata preparazione ed esperienza, le competenze sociali vengono anche chiamate soft skills in quanto più legate ad aspetti comportamentali e ad atteggiamenti di fondo. Ciò non significa però che siano competenze facili da acquisire e spesso accade che project manager molto preparati tecnicamente siano carenti proprio su questo fronte forse proprio perché confidano troppo sulle proprie capacità tecnico-metodologiche.
Le competenze sociali implicano anche un profilo attitudinale orientato in questa direzione ma è comunque possibile imparare a sviluppare tali capacità attraverso programmi di formazione manageriale.
Per competenze sociali si intende: capacità di comunicare in modo efficace, capacità di negoziare obiettivi, risorse e tempi, capacità di decidere e prendere decisioni insieme con altre persone, capacità di collaborazione, capacità di guida (leadership) di un team di progetto.
Articolazione delle competenze sociali di un project manager
Capacità di comunicazione. Mentre può risultare abbastanza semplice redigere in modo accurato il piano della comunicazione di un progetto, non risulta altrettanto semplice comunicare in via diretta con tutte le persone coinvolte in un progetto. Svolgere incontri, riunioni, presentazioni e colloqui richiede di saper comunicare in modo efficace pensieri, idee, proposte e soluzioni. Tutto questo obbliga ad uscire dal recinto confortevole della tecnica per immergersi nelle acque non sempre sicure dei rapporti interpersonali. In particolare quando occorre ottenere il consenso di interlocutori difficili o non ben disposti nei nostri confronti. In questo può aiutare l’acquisizione di tecniche di comunicazione e presentazione efficaci ed una chiara comprensione di quanto la capacità di comunicare bene sia importante al giorno d’oggi.
Capacità di negoziazione. Prendere decisioni sapendosi muovere all’interno di più opzioni costituisce la base del lavoro di ogni manager. Quando questa attività deve essere svolta insieme con altri interlocutori possono nascere incomprensioni e conflitti legati a differenze di opinioni o di obiettivi personali o di settore. Da queste situazioni si esce solo attraverso percorsi di mediazione e negoziazione che devono essere affrontati in modo strutturato e non improvvisato. Si tratta di situazioni delicate che troppo spesso vengono vissute all’interno di logiche amico-nemico che portano solo a trasformare i conflitti in scontri che spesso precludono il buon esito del nostro lavoro. Anche in questo caso è possibile sviluppare le capacità negoziali attraverso percorsi formativi che trasferiscono metodi e stili adeguati a gestire tali situazioni.
Leadership. Dover gestire un team di progetto e le relazioni con stakeholders dal considerevole ruolo politico può risultare particolarmente difficile se non si viene riconosciuti come persone autorevoli. L’autorevolezza non è qualcosa che può esser imposto come l’autorità. Essa implica il fatto di possedere capacità e competenze che sono riconosciute dai propri interlocutori. Non basta quindi possedere tali capacità. Occorre che anche gli altri ne siano consapevoli. Competenza e reputazione sono alla base della leadership in campo professionale insieme ad un altro fattore imprescindibile: l’affidabilità e la capacità di farsi carico dei problemi che man mano emergono. Tutto questo è però solo il punto di partenza perché una volta che l’autorevolezza è riconosciuta occorre trasformarla in comportamenti agiti. Trasferire queste competenze è compito della formazione manageriale.
Problem Solving & Decision Making. Un project manager è prima di tutto un risolutore di problemi. Viene messo a capo di un progetto proprio per occuparsi di valutarne la fattibilità, di gestirne i tempi, i costi ed i rischi in modo da minimizzare incidenti di percorso ed insuccessi. Tutto il ciclo di vita di un progetto è costellato da situazioni problematiche che necessitano di soluzioni efficaci e possibilmente rapide. Ciò mette in gioco la capacità di sapersi muovere senza ansia in situazioni difficili e di decidere in base ad approcci razionali evitando di suscitare reazioni emotive. Pertanto è importante acquisire metodi per gestire in modo strutturato il processo decisionale soprattutto quando le decisioni riguardano una pluralità di soggetti oppure quando devono esser prese in gruppo e col contributo di diversi stakeholders.
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