Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® – giunto alla settima edizione) descrive l’insieme delle prassi standard per la gestione di progetti così come definite dal Project Management Institute (PMI) che costituisce il principale organismo internazionale di standardizzazione in materia di Project Management.
L’attuale settima edizione introduce una gestione efficace dei progetti articolata sui 12 principi del project management.
Tali principi sono allineati con le competenze illustrate nel Triangolo del Talento: Leadership nella gestione del team e degli stakeholder (People Management), Processi di project management, Conoscenze del contesto di business
I principi non sono prescrittivi e sono delle linee guida con cui strutturare la gestione dei progetti.
In altre parole, modellano il modo in cui deve essere intesa la gestione di un progetto e offrono una prospettiva di alto livello secondo la quale prendere decisioni soprattutto in tutti quei casi in cui non esistono altri riferimenti
Pertanto ciascuno dei 12 principi mantiene la sua validità indipendentemente dall’approccio metodologico (waterfall, agile o ibrido) che si è deciso di adottare per gestire un progetto.
Alla gestione di un progetto basata sui principi si affianca anche la definizione di 8 Domini delle Prestazioni che specificano le competenze, le attività e le loro interdipendenze e ciò che deve essere prodotto per gestire un progetto.
Inoltre nel PMBOK è prevista una sezione dedicata alle modalità per effettuare il Tailoring dei processi necessari per gestire un progetto tenendo conto delle sue specificità (predittivo, non predittivo o ibrido).
Nella sezione dei Modelli, Metodi e Artefatti si fa invece una panoramica di alto livello sugli strumenti già descritti nella precedente (sesta) edizione del PMBOK e negli altri standard di portfolio e program management. Pertanto rimane un sostanziale allineamento con le 10 Aree di Conoscenza e i Processi descritti nella precedente sesta edizione del PMBOK che continuano ad essere operativi. Ad essi si aggiungono i criteri per la gestione dei progetti con approcci agili o ibridi.
Le Aree di Conoscenza riguardano l’insieme di conoscenze e competenze necessarie per assolvere ad un insieme di specifiche finalità:
- Gestione dell’integrazione di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che i vari aspetti del progetto vengano coordinati in modo appropriato.
- Gestione dell’ambito di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che il progetto includa tutto il lavoro e soltanto il lavoro necessario al conseguimento degli obiettivi.
- Gestione deila schedulazione di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che il progetto si svolga e si completi secondo la tempistica richiesta.
- Gestione dei costi di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che il progetto si svolga e si completi secondo il budget approvato.
- Gestione della qualità di progetto. Nel PMBOK raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare che il progetto soddisfi i bisogni per i quali è stato intrapreso (esigenze del cliente, specifiche, livelli di servizio…).
- Gestione delle risorse di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare l’impiego più efficace delle risorse (umane, mezzi, materiali ecc.) interessate al progetto.
- Gestione della comunicazione di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare la tempestiva ed efficace creazione, raccolta, distribuzione e memorizzazione delle informazioni di progetto.
- Gestione dei rischi di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare l’identificazione e la valutazione dei rischi connessi al progetto e l’individuazione delle risposte ai rischi.
- Gestione dell’approvvigionamento di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari ad assicurare l’approvvigionamento di beni e servizi per il conseguimento degli obiettivi di progetto attraverso commesse e contratti con terze parti.
- Gestione degli stakeholder di progetto. Raggruppa tutti i processi necessari per identificare le persone, i gruppi o le organizzazioni che potrebbero influire o essere influenzati dal progetto, per analizzare le aspettative delle parti interessate ed il loro impatto sul progetto, per sviluppare strategie di gestione adeguate, e per coinvolgere in modo efficace le parti interessate nelle decisioni di progetto e di esecuzione.
Si tratta di 49 Processi di Project Management ripartiti in 5 gruppi che illustrano ciò che occorre fare per governare un progetto od una fase di un progetto.
I 5 raggruppamenti sono relativi a:
- Processi di avvio. Raggruppa tutti i processi necessari a selezionare un progetto in relazione a specifici obiettivi di business, a produrre un business case, ad incaricare il Project Manager trasferendogli informazioni strutturate sugli obeittivi e sulle modalità di gestione del progetto.
- Processi di pianificazione. Finalizzati a circoscrivere l’ambito ed i deliverables del progetto, a definire i requisiti di ciascun deliverable, a definire il Piano di Project Management contenenti i piani di dettaglio per quanto riguarda tempi, risorse, costi, qualità, rischi, comunicazione e approvvigionamenti.
- Processi di Esecuzione. Nel PMBOK sono i processi finalizzati a gestire e sviluppare il team di progetto, a produrre i deliverables concordati, a verificare l’applicazione degli standard di produzione, a gestire il processo di consegna al cliente.
- Processi di Monitoraggio e Controllo. Finalizzati a valutare l’avanzamento dei lavori, a gestire le eventuali modifiche, a verificare la qualità di quanto realizzato.
- Processi di Chiusura. Finalizzati a gestire il rilascio delle risorse e la chiusura della commessa e dei contratti di fornitura.
Ciascun processo fa quindi riferimento ad un’area di conoscenza e a un gruppo di processi cui appartiene. E’ inoltre descritto in termini di:
- Input (informazioni, piani, strumenti e prodotti di attività precedenti)
- Tecniche (modalità di elaborazione degli input)
- Output (prodotti e documenti ottenuti attraverso l’applicazione delle tecniche descritte)
Inoltre, particolare attenzione viene posta alla descrizione dei flussi informativi tra un processo e l’altro secondo il modello DIKW.
Le certificazioni
La prima è rivolta a responsabili di progetto esperti e la seconda a ruoli meno esperti.
L’elevato numero di persone certificate in tutto il mondo e le numerose richieste di personale con questo livello di preparazione basata su uno standard di riferimento dimostrano il valore di queste due importanti credenziali professionali.
Evoluzione del PMBOK
Il PMI fu fondato nel 1969 presso il Georgia Institute of Technology ad Atlanta, in Georgia (USA), successivamente l’associazione fissò la propria sede principale a Newton Square, in Pennsylvania (USA).
Da allora l’Istituto è cresciuto sempre più fino a raccogliere oggi oltre 1.150.000 soci in tutto il mondo, oltre 930.000 professionisti certificati PMP® e oltre 45.000 certificati CAPM® (dati agosto 2019).
Inizialmente il PMI ha operato come associazione di professionisti appartenenti a settori diversi ed accomunati dal fatto di gestire progetti per conto delle organizzazioni di appartenenza e di avere quindi un naturale interesse a definire ed implementare delle best practices in materia di Project Management.
In tal senso l’associazione partecipò a diversi programmi di ricerca sia esterni che interni ma solo nel 1983 fu prodotta una prima stesura preliminare del PMBOK.
La prima edizione ufficiale dello standard vide la luce nel 1987 articolata su sei aree di conoscenza.
Nel 1991 venne fatta un’ulteriore revisione e nel 1996 fu prodotta la nuova “Guide to the Project Management Body of Knowledge” che andò a sostituire quella del 1987.
Successivamente sono state prodotte ulteriori versioni nel 2000 (II edizione), nel 2004 (III edizione) , nel 2009 la IV edizione, alla fine del 2012 la V edizione, nel settembre 2017 la sesta edizione e nel mese di luglio 2021 la settima edizione.
Già a partire dalla III edizione il PMBOK è diventato uno standard ANSI/PMI 99-001-2004.
A questo standard il PMI ha affiancato nel tempo altri due standard per gestire ambienti multiproject: lo standard per il Program Management e lo standard per il Portfolio Management entrambi giunti alla quarta edizione.
Campi di applicazione
Il valore di questo standard consiste in un insieme di processi applicabili in tutti i tipi di organizzazioni che operano o che intendono operare per progetti applicando una metodologia di project management. In tal senso questo standard metodologico può essere validamente impiegato per gestire progetti in organizzazioni private, amministrazioni pubbliche, organizzazioni senza scopo di lucro.
Inoltre il possesso di una certificazione costituisce una garanzia per le parti interessate dai progetti, le quali sapranno così con certezza che la gestione è affidata a personale altamente qualificato.
Il target destinatario delle best practices contenute nello standard PMBOK® è riconducibile a manager e professionisti delle aree:
- Processi e Servizi
- Tecnologica o Applicativa
- Impiantistica
- Logistica
- Ricerca e sviluppo
- Consulenza
- Formazione