Piano di Project Management

Senza un piano di progetto (o piano di project management) è probabile che un progetto non riesca a raggiungere i suoi obiettivi.

In un progetto di piccole dimensioni è possibile costruire rapidamente un piano che contenga tutte le informazioni riguardo l’ambito del lavoro da svolgere e le risorse necessarie per svolgerlo. Per progetti di grandi dimensioni, la pianificazione sarà un processo iterativo svolto in più fasi e tempi diversi a livelli di dettaglio crescente.

Qualunque sia la dimensione del progetto, il piano di progetto costituirà la “rotta” che il progetto dovrà seguire e costituirà quindi il punto di riferimento (baseline) rispetto al quale calcolare gli scostamenti ed individuare gli interventi correttivi in corso d’opera per riportarlo in linea con le attese degli stakeholder. In assenza di un piano non è pertanto possibile questa opera di monitoraggio continuo e ripianificazione alla luce dell’andamento reale delle attività.

Il piano sarà quindi aggiornato durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Contenuti del Piano di Project Management

Il piano è costituito da un documento principale e da un serie di documenti allegati che emergono dall’attività di pianificazione (es. descrizione d’ambito, analisi requisiti, WBS, attività, Gantt, budget, cash flow, piano della qualità, ecc…). Conterrà quindi anche altri piani più di dettaglio.

Il documento principale descrive la strategia di project management e costituisce anche una guida alla lettura dei documenti allegati da parte di chi non ha partecipato alla pianificazione del progetto.
piano di progetto
Il piano di progetto formalizza l’accordo tra project manager e l’organizzazione di cui fa parte riguardo le specifiche di realizzazione del progetto. Dovrà essere quindi approvato dal Comitato di Coordinamento del Progetto.

Più specificatamente, il piano di project management deve fornire una descrizione chiara:

  • dell’ambito e delle finalità del progetto;
  • dei suoi prerequisiti (azioni preliminari che devono essere svolte per garantire il successo del progetto)
  • dei collegamenti e dipendenze con altri progetti;
  • degli assunti (es. risorse pre-assegnate al progetto)
  • dei ruoli e responsabilità;
  • dei punti di attenzione (criticità e rischi);
  • delle attività previste;
  • della tipologia (quantità e qualità) delle risorse necessarie allo svolgimento del lavoro;
  • dei tempi di esecuzione di ciascuna attività e della durata complessiva del progetto:
  • dei costi associati e dei ricavi attesi;
  • delle modalità di gestione dei rapporti e delle comunicazioni con gli stakeholders;
  • degli interventi a garanzia della qualità del lavoro e dei prodotti del progetto (deliverable);
  • dei criteri di gestione degli approvvigionamenti e dei rapporti con i fornitori.

Pertanto il piano di progetto contiene a sua volta:

La costruzione del piano di progetto

La costruzione del piano richiede i seguenti passaggi principali:

  • comprendere i vincoli e i prodotti che caratterizzano il progetto;
  • descrivere i deliverables di progetto ed i loro requisiti;
  • specificare le attività necessarie a creare i deliverables;
  • definire la sequenza logica delle attività e le loro interdipendenze;
  • stimare le risorse necessarie ed i loro requisiti;
  • stimare i tempi per ciascuna attività;
  • produrre la schedulazione delle attività (reticolo e/o Gantt);
  • definire le milestones ed i punti di controllo;
  • identificare le modalità per gestire rischi ed incertezze;
  • identificare le modalità di gestione della qualità;
  • identificare le modalità di gestione delle comunicazioni di progetto (canali, format, templates di documenti, modalità di conduzione degli stati di avanzamento lavori, calendario delle riunioni di lavoro, ecc…)
  • calcolare i costi di ciascuna attività, il budget totale e quello di contingency;
  • valutare la compatibilità con il piano di fatturazione contrattualmente previsto;
  • formalizzare le modalità di gestione e le procedure di escalation a fronte di variazioni d’ambito;
  • formalizzare il documento di descrizione del piano;
  • ottenere l’approvazione del piano di progetto.

Un buon modo per predisporre il piano di project management consiste nel seguire la check list di seguito articolata.

a) Definire l’ambito e le finalità del progetto

  • Sono chiare le finalità per cui occorre predisporre il piano e le modalità per una sua approvazione?
  • Conoscete i processi di project management relativi alla pianificazione di progetto?
  • Sono chiari gli obiettivi che si intende raggiungere con il progetto?
  • Gli obiettivi sono definiti in modalità SMART?
  • Sono chiari i contenuti del progetto in termini di deliverables attesi?
  • Ci sono dei vincoli  (ad esempio la disponibilità delle risorse, date di consegna ecc…)?
  • Esistono degli assunti o delle ipotesi di partenza in base ai quali costruire il piano?

b) Definire i deliverables di progetto

  • Quali saranno i risultati finali ed intermedi prodotti dal progetto?
  • Cosa deve contenere e quali aree deve coprire ciascun deliverable?
  • Chi sarà responsabile dello sviluppo per ciascun deliverable?
  • Da chi o da cosa dipenderà il risultato (es. informazioni, risorse)?
  • Quali sono i requisiti richiesti dal punto di vista della qualità?
  • Quali sono le modalità per controllare la qualità di ciascun deliverable?
  • Quali sono le competenze, le risorse, le persone necessarie per sviluppare ciascun deliverable e svolgere i controlli di qualità?
  • Qual è l’ordine cronologico in cui i deliverables saranno prodotti?

c) Identificare e stimare le attività

  • Predisporre la WBS di progetto coinvolgendo anche persone esperte e specialisti che conoscono bene i criteri di lavorazione ed i processi di costruzione di ciascun deliverable
  • Consolidare la WBS attraverso il coinvolgimento e l’approvazione dei principali stakeholders di progetto
  • Identificare tutte le attività necessarie allo sviluppo di ogni deliverable
  • Identificare tutte le attività necessarie al controllo di qualità di ogni deliverable
  • Concordare l’ordine in cui le attività devono essere svolte
  • Identificare le competenze  necessarie a svolgere ogni attività
  • Stimare la quantità di sforzo (es. ore/uomo) ed il numero ottimale di risorse da coinvolgere nel progetto
  • Consolidare la durata di ciascuna attività sulla base delle ore/uomo ripartite sul numero di risorse effettivamente assegnate
  • Identificare e valutare le risorse non umane (es. mezzi, materiali, impianti) e i servizi di supporto richiesti
  • Calcolare il costo stimato per sviluppare ogni deliverable
  • Calcolare il costo complessivo per tutte le attività

d) Schedulare le attività e le risorse

  • E’ stato predisposto il Gantt di progetto?
  • Il progetto ha una data di inizio e di fine realistiche?
  • Sono state considerate le pause per i fine settimana, le festività, le ferie e gli altri giorni non lavorativi?
  • E’ stata verificata la disponibilità delle risorse nei periodi di impegno sul progetto?
  • Le risorse hanno tutte le competenzen giuste o deve essere previsto un piano di formazione con conseguenti tempi di attesa?
  • Esistono stakeholders od eventi esterni che possono limitare l’utilizzo delle risorse?
  • Il carico di lavoro è correttamente ripartito sulle risorse? Esistono ambiti di sovrapposizione delle risorse su più progetti con possibilità di overhead?
  • Sono previste attività da far svolgere in sub-appalto? I fornitori sono al corrente dei requisiti delle attività, dei deliverables e delle modalità di controllo del progetto?

e) Identificare i rischi e i punti di controllo

  • Sono chiari i momenti di revisione del progetto, le approvazioni necessarie ed il calendario di incontri con lo Sponsor ed il Comitato di Coordinamento del progetto?
  • Sono state definite le principali milestones del progetto?
  • Nel piano sono formalizzati anche i punti di controllo della qualità?
  • Sono stati identificati i rischi e le strategie di gestione per ciascun rischio?
  • Sono stati formalizzati e contrattualizzati i rapporti con eventuali fornitori e terze parti?
  • Sono state previste riserve o budget di contingency per gestire eventuali situazioni di emergenza?
  • Prima di partire con la realizzazione del progetto, il piano è stato presentato alle risorse in un kickoff meeting?
  • Le risorse hanno ben compreso il livello di responsabilità e commitment a loro richiesto?

e) Formalizzare il piano ed ottenerne l’approvazione

  • Il piano di progetto è formulato in modo tale da poter essere compreso anche da chi non ha partecipato alla fase di pianificazione/progettazione? In particolare può essere utilizzato da un altro Project Manager per condurre la fase di realizzazione senza doverlo rifare?
  • Il piano è sufficientemente dettagliato da guidare il lavoro delle risorse coinvolte nella realizzazione?
  • Il piano è comprensibile da parte di coloro che dovranno fornire le risorse?
  • Il piano è comprensibile da parte di coloro che dovranno assicurare le fonti di finanziamento?
  • Il piano è comprensibile da parte di coloro che dovranno svolgere l’assicurazione ed il controllo della qualità?
  • Il piano di project management è stato inviato preventivamente a Sponsor e Comitato di Coordinamento del Progetto perché ne prendano visione prima dell’incontro finalizzato all’approvazione o integrazione?