Project Manager nei piccoli progetti
Il Project Management è un approccio spesso trascurato nei piccoli progetti.
Perché assumere un project manager quando il team può procedere autonomamente e svolgere attività di routine e di progetto in parallelo? Se il lavoro è semplice non c’è bisogno di una leadership univoca e tutto ciò di cui c’è bisogno è di procedere speditamente e completare il lavoro. Un project manager comporta un costo. Perché quindi sostenere questo costo se se ne può fare a meno?
In effetti un project manager può sembrare un costo aggiuntivo per un’organizzazione, ma in realtà, un buon project manager aiuta a mantenere basso il costo complessivo di un progetto, la soddisfazione del cliente alta, e i rischi sotto controllo. Se un’organizzazione vuole garantirsi sul fatto che i propri progetti per quanto piccoli si concludano con successo, allora ha comunque bisogno di un project manager. Se le risorse sono limitate, un project manager part-time potrebbe essere la scelta più opportuna.
Principali vantaggi di avere un project manager nei piccoli progetti
Esistono almeno cinque motivi che suggeriscono la necessità di un project manager anche per i progetti piccoli:
- Gestione dei vincoli. Un piccolo progetto non è diverso da un grande progetto in termini di vincoli come costi e tempi. Tutti i vincoli di progetto devono essere presi in considerazione perché il progetto abbia successo. Completare un progetto in tempo ed entro il budget concordato significa che la squadra ha bisogno di lavorare in modo efficiente. Ma di solito il team di progetto è più focalizzato sul singolo compito che non sul risultato complessivo. Un responsabile del progetto cura sia il delivery sia il risultato finale. La separazione di responsabilità aiuta inoltre il team a rimanere concentrato sui compiti assegnati.
- Necessità di pianificazione. Ogni minuto speso nella pianificazione di un progetto ne fa risparmiare dieci in fase di realizzazione. Intercettare problemi e rischi in fase di pianificazione comporta il lavoro di poche persone, mentre doverli affrontare quando il progetto è nella fase di implementazione comporta il lavoro di molte più persone con un costo quindi ben maggiore anche considerando lo sforzo per correzioni e rifacimenti.
- Customer satisfaction. Senza un project manager, la squadra potrebbe iniziare a lavorare senza che siano state raccolte tutte le esigenze degli stakeholder del progetto. Requisiti incompleti o non corretti comportano rielaborazioni e anche il fallimento del progetto. Il responsabile del progetto raccoglie tutte le esigenze del cliente e dei vari stakeholder in anticipo, si consulta con loro, e fa in modo che i risultati del progetto soddisfino tali requisiti. Queste azioni fanno quindi risparmiare denaro e mantengono la soddisfazione del cliente alta.
- Contenimento dei rischi. Esistono rischi anche nei piccoli progetti. Rischi di contesto, rischi commerciali, rischi dovuti alla scarsità di risorse. Molto spesso si tende a trascurare l’effetto di una scarsa analisi preventiva dei rischi che possono affliggere anche piccoli progetti. Con il risultato di dover affrontare in fase di realizzazione eventi che potevano essere previsti, anticipati e gestiti in chiave proattiva solo se si fosse dedicato un pò di tempo alla loro analisi preventiva.
- Sviluppo commerciale. La presenza di un project manager consente di avere presso il cliente sia un supporto tecnico sia un professionista in grado di intercettare eventuali opportunità di sviluppo commerciale come estensioni del progetto oppure nuovi progetti. Inoltre la capacità di assicurare il successo dei progetti in essere costituisce la principale garanzia della possibilità di acquisire ulteriori ordini da parte di un cliente soddisfatto.