Gantt di progetto: creazione diagramma e modalità di utilizzo

Il diagramma di Gantt (o Gantt di progetto) è uno strumento molto versatile per rappresentare, visualizzare, e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un progetto. In tal senso, si presta a rappresentare ogni tipologia di progetto indipendentemente dalle sue dimensioni, impatto, importanza aziendale.

Il suo nome deriva da quello del suo inventore Henry Gantt, ingegnere statunitense, che ne sviluppò il modello nei primi anni del 1900.

La natura grafica di questa rappresentazione consente di comprendere facilmente il flusso del lavoro da svolgere in un progetto anche senza avere una conoscenza approfondita del project management.

Per costruire il Gantt di progetto è necessario svolgere i seguenti passaggi:

• Analizzare la WBS di progetto per individuare le attività che costituiscono il progetto
• Stimare l’effort di ciascuna attività in termini di ore/uomo necessarie al suo completamento
• Definire le risorse che svolgeranno ciascuna attività
• Calcolare la durata effettiva di ogni attività ripartendo le ore/uomo sulle risorse assegnate
• Considerare i vincoli presenti
• Definire le sequenze tra un’attività e l’altra, le dipendenze ed i livelli di parallelismo
• Collocare tali sequenze in un calendario dei lavori in modo da assegnare precise date di inizio e fine a ciascuna attività e calcolare la durata del progetto nel suo complesso

Il Gantt di progetto sarà inizialmente incluso nel Piano di Project Management insieme agli altri documenti di pianificazione (piano delle risorse, piano dei costi, della qualità, dei rischi, della comunicazione, degli approvvigionamenti) e poi utilizzato per svolgere il controllo dell’avanzamento del progetto, il calcolo degli scostamenti e le ripianificazioni necessarie per riportare di volta in volta il progetto in linea con gli obiettivi.

Ciò richiede di predisporre strumenti per il time reporting (es. rapportini settimanali) in cui le risorse possano indicare periodicamente:

• tempo speso su ciascuna attività assegnata;
• costi sostenuti;
• percentuale di completamento del/dei deliverables associati a ciascuna attività.

Sulla base di queste informazioni il Project Manager provvederà periodicamente a fare il punto della situazione rispetto al piano previsto, individuando in collaborazione con le risorse i possibili interventi correttivi e le necessità di ripianificazione.

In tal senso il Gantt di progetto sarà aggiornato più volte durante la vita del progetto ed ogni volta costituirà il nuovo riferimento (baseline dei tempi) per valutare gli eventuali aggiustamenti futuri.

Benefici del diagramma di Gantt

Si tratta di uno strumento molto utile perché, una volta compresa la sua logica di costruzione, è abbastanza semplice crearlo, utilizzarlo e tenerlo aggiornato soprattutto se si adottano software appositi per la sua gestione.

Man mano che il progetto avanza, il software si adatta simultaneamente sulla base di input e modifiche introdotte dal project manager in modo da mantenere informati tutti gli stakeholder sui progressi.

Il Gantt di progetto rappresenta la fotografia dello stato dei lavori in un determinato momento e consente ai team di comprendere facilmente l’avanzamento delle attività e di discutere dei problemi che si possono incontrare.

I principali benefici dell’utilizzo di questo strumento sono:

1. Migliora la comunicazione. Normalmente le persone che lavorano su un progetto sono concentrate solo sul segmento di attività che le riguarda. Attraverso il diagramma di Gantt possono invece rendersi conto di come il loro lavoro è legato al lavoro degli altri membri del team e delle interdipendenze tra i compiti.
2. Aumenta il livello di responsabilizzazione. Quando le persone si rendono conto dei legami che esistono tra un’attività e l’altra, comprendono anche gli impatti che i loro ritardi di lavorazione possono creare sulle attività a valle.
3. Orienta la negoziazione. Negoziare significa concordare sia con le risorse del gruppo di lavoro sia con il management ciò che deve essere fatto per risolvere problemi, inefficienze e colli di bottiglia organizzativi. Le soluzioni devono essere ricercate all’interno di un quadro di riferimento organico che è appunto rappresentato dal Gantt di progetto.
4. Aiuta ad evitare il sovraccarico di risorse. Ragionando sull’allocazione delle risorse sulle varie attività è possibile svolgere operazioni di livellamento per distribuire il carico di lavoro in modo più uniforme nel tempo.
5. Consente di misurare l’avanzamento delle attività. Sulla base del reporting periodico del tempo speso sulle singole attività è possibile misurare i progressi, calcolare ritardi, anticipi e andamenti anomali in modo da intervenire prima che si trasformino in tendenze pericolose per il buon esito del progetto.
6. Promuove la trasparenza. Poiché si tratta di una rappresentazione molto chiara di come stanno andando le cose, nessuno può nascondersi dietro il giustificazionismo. Tutti sono invece coinvolti nel ricercare di volta in volta soluzioni finalizzate a superare gli inevitabili problemi di percorso.
7. Favorisce una migliore organizzazione del tempo. Poiché tutti sono resi consapevoli non solo del lavoro in corso ma anche di ciò che seguirà, possono organizzarsi per tempo in modo da non farsi trovare impreparati.
8. Consente di definire strategie alternative. Una volta che è stato individuato il percorso critico all’interno del Gantt di progetto, è possibile valutare modalità che consentano di ridurre la durata dei lavori ed ottimizzare il carico di risorse.