Capacità negoziali del project manager

capacità negoziali project managerLe competenze di un project manager richiedono un mix di capacità organizzative, metodologiche e relazionali. Tra queste ultime sicuramente le skills comunicative e negoziali assumono un ruolo importante nella gestione quotidiana dei progetti.

In particolare, un responsabile di progetto si trova spesso a dover negoziare:

  • richieste del cliente riguardo nuove risorse o una diversa impostazione del progetto;
  • funzionalità non pianificate o richieste in un diverso momento;
  • ridefinizioni dell’ambito di progetto;
  • varianti al piano di progetto;
  • riallocazioni di risorse in base a richieste interne;
  • conflitti sui tempi o sui costi.

Tutto ciò rappresenta naturalmente solo la punta dell’iceberg di ciò che un project manager è chiamato a gestire ogni giorno e rimanda sicuramente a come è stata impostata la gestione degli stakeholders di progetto. Una corretta impostazione dei rapporti con le parti coinvolte può contribuire a contenere le possibili situazioni conflittuali all’interno di un progetto ma non può eliminarle del tutto.

La negoziazione sulle risorse e sul loro utilizzo è un fatto prevalentemente interno all’organizzazione chiamata a sviluppare un progetto. Coinvolge quindi stakeholders accomunati dalla necessità di fornire prodotti e servizi ad un cliente o al mercato. Tuttavia la perenne scarsità di risorse porta i vari responsabili funzionali a lottare per accaparrarsi quelle più qualificate sottraendole agli altri settori ed ai progetti in corso. Questo fatto determina una continua pressione sui project manager per evitare di trovarsi in difficoltà per improvvisi cambiamenti nella composizione del team di progetto.

La negoziazione sulle tempistiche di progetto deriva spesso da esigenze funzionali del cliente finale che portano a dover rivedere le premesse concordate. In questo caso compete al project manager la capacità di negoziare un’articolazione modulare del progetto per fasi in modo da circoscrivere gli interventi anticipando alcune fasi e spostando le altre dopo lo sviluppo delle funzionalità richieste.

La negoziazione del budget nasce spesso per l’esigenza di allocare sul progetto risorse con qualifiche inizialmente non previste oppure a fronte di una ridefinizione dell’ambito e dei deliverables previsti. Quest’ultimo tipo di situazione richiede spesso la necessità di svolgere alcune procedure di escalation per comprendere se le variazioni debbono portare ad una rinegoziazione complessiva del contratto oppure possono costituire un’estensione del progetto oppure ancora la base per un nuovo progetto.

La necessità per un project manager di negoziare con i clienti e con gli stakeholders interni richiede quindi alcune capacità che possono essere sviluppate con interventi di formazione sulla negoziazione e con la continua pratica nella conduzione dei progetti.