Il business case ha la finalità di documentare gli obiettivi e le motivazioni nell’avviare un progetto in base al rapporto tra i costi da sostenere e la valorizzazione dei benefici attesi.
Esso fornisce una prima valutazione delle diverse opzioni disponibili, guida i processi decisionali e viene utilizzato per allineare continuamente l’avanzamento del progetto rispetto agli obiettivi di business.
Il business case viene inoltre utilizzato per ottenere l’impegno da parte del management e delle parti coinvolte nel progetto. Viene poi aggiornato sulla base delle nuove informazioni che emergono durante il ciclo di vita del progetto e in questo ambito è usato per prendere decisioni sulle azioni presenti e future da svolgere per riallineare il progetto agli obiettivi di business.
Alla fine di un progetto il business case servirà per valutare i benefici raggiunti rispetto a quelli inizialmente previsti.
Criteri di applicazione
Un business case deve dimostrare che:
- il progetto può soddisfare l’esigenza di business
- il progetto può essere conveniente ed in grado di raggiungere un buon rapporto tra qualità e costo
- sia fattibile e realizzabile nei termini previsti
- siano state prese in considerazione tutte le opzioni disponibili ed i rischi connessi
- sia chiaro cosa deve intendersi come risultato positivo per il progetto
- sia allineato con le strategie di alto livello
- abbia dei benefici ben individuati ed è chiaro come raggiungerli
- siano chiare le fonti di finanziamento e come verranno utilizzate
In fase di avvio la disponibilità di un business case può essere utile per valutare il livello di priorità del progetto rispetto ad altri progetti secondo le logiche di Project Portfolio Management
In progetti poco complessi il business case potrebbe essere solo una sezione del Piano di Project Management, sebbene molti progetti possono aver bisogno di un maggior livello di dettaglio.
Questo dipenderà dalla complessità e dalle dimensioni del progetto, dalla sua portata, dai fattori critici di successo, dalla scala, dal livello delle spese e dei rischi e dal numero di soggetti interessati, ecc.
Nel documento che descrive il business case devono essere ben delineati gli obiettivi del progetto, l’ambito di applicazione, i rischi e le stime di massima dei tempi e dei costi.
Per i progetti più grandi e quelli che richiedono un notevole impegno finanziario può anche essere necessario includere un elevato livello di analisi costi-benefici delle diverse opzioni integrando una analisi del valore monetario atteso basata su alberi decisionali.
Esempio di utilizzo
Corso Avanzato di Project Management
Per gestire progetti complessi
Agile | Scrum | Lean | Kanban
I miglioramenti di processo ottenuti dovrebbero innalzare la produttività in tutta l’azienda. Per esempio, la produttività del personale che si occupa di analisi finanziaria può aumentare fino a 40 ore all’anno.
L’introduzione in azienda di BusinessWorkFlow comporterà un costo di 13.500 euro in tre anni e andrà a sostituire apparecchiature per l’automazione d’ufficio il cui costo attuale è di 6.000 euro in tre anni.
Il ritorno sugli investimenti (ROI) in tre anni sarà del 218%. Il periodo pay back previsto è di 1,2 anni.
Opportunità di business
La società ABC attraverso l’introduzione di BusinessWorkFlow ha l’opportunità di risparmiare annualmente 260 ore di lavoro d’ufficio attraverso l’eliminazione del re-work dovuto a errori o imprecisioni.
Questa opportunità è allineata con l’obiettivo di ABC di crescere in modo efficiente e di dedicare le proprie risorse ad attività che producano entrate.
Alternative
Il team del progetto ha esaminato i tre principali prodotti di office-automation.
Due di loro sono stati eliminati perché costano da 40.000 a 60.000 euro in tre anni. Entrambi i prodotti offrono gli stessi vantaggi di BusinessWorkFlow ma sono mirati a realtà di dimensioni molto più ampie di quelle dell’azienda ABC.
Vantaggi
BusinessWorkFlow supporterà tutte le funzionalità già presenti nel sistema attuale.
BusinessWorkFlow eliminerà il costo di 2000 dollari annui delle apparecchiature attualmente in leasing.
BusinessWorkFlow risolverà due problemi che richiedono in media cinque ore di lavoro ogni settimana per il personale amministrativo:
- Distribuzione automatica e aggiornamento dei file condivisi
- Eliminazione degli errori per sovrascrittura dei file
Distribuzione automatica e aggiornamento dei file condivisi
Vengono spese in media tre ore a settimana per la distribuzione e aggiornamento dei file condivisi. BusinessWorkFlow sarà in grado di automatizzare questo processo facendo risparmiare una cifra stimata di 4.680 euro all’anno in costo del lavoro.
Eliminazione degli errori durante la sovrascrittura dei file
Il sistema attualmente utilizzato ha manifestato problemi di sicurezza in quanto può capitare che gli utenti apportino modifiche accidentalmente ad una versione obsoleta di un file che poi va a sovrascrivere la versione attuale. Questo accade in media due volte al mese e richiede che il personale amministrativo debba passare un’ora a correggere i problemi creati.
Eliminando questo problema, BusinessWorkFlow farà risparmiare una cifra stimata di 3.120 euro all’anno in costo del lavoro.
Migliore modellazione finanziaria
Gli addetti all’analisi finanziaria si trovano a dover rifare spesso le loro analisi perchè l’ambiente di modellazione del sistema attuale non supporta alcune funzionalità per cui alcune elaborazioni devono essere effettuate al di fuori del sistema. Dai dati raccolti risulta che questo fa perdere fino a 40 ore all’anno con un onere complessivo di 2.000 euro l’anno.
Costi
BusinessWorkFlow ha un prezzo di acquisto di 10.000 euro.
Il ciclo di vita stimato è di tre anni
Il costo di installazione e personalizzazione è di 2000 euro.
Il contratto di manutenzione annuale è di 2000 euro.
Ipotesi
Il volume dei file condivisi rimarrà lo stesso o aumenterà nei prossimi tre anni.
Il questo arco temporale non sono attesi cambiamenti nel modo con cui i files saranno utilizzati e condivisi.
Analisi finanziaria
Il tasso di sconto della società ABC è di 0,05.
Il Ritorno sugli investimenti (ROI): 218%
Il Valore attuale netto (NPV): 13.530 euro
Il Tasso di rendimento interno (IRR): 68%
Il Periodo di Payback: 1,2 anni
Analisi di sensitività
Per ottenere questi risultati la società ABC deve ridurre il lavoro degli assistenti amministrativi di 260 ore l’anno.
Attualmente la società ne impiega tre a tempo pieno e uno part time che lavora in media 34 ore settimanali.
Inoltre c’è un addetto con un contratto di lavoro interinale di 120 ore l’anno.
Eliminando il lavoratore interinale (120 ore) e portando il lavoro part-time a 31 ore settimanali (risparmiando così 140 ore) si ottiene l’eliminazione delle 260 ore.
Descrizione del progetto
Una volta approvato il business case, il dipartimento Information Technology dell’azienda ABC pianificherà l’installazione del prodotto per un fine settimana in modo da non impattare sull’operatività.
Il personale del fornitore effettuerà l’installazione ed i test con l’assistenza di personale del dipartimento IT nel fine settimana programmato.
I formatori della società fornitrice svolgeranno una mezza giornata di addestramento per i tecnici IT e poi una mezza giornata di addestramento all’utilizzo del sistema per il personale amministrativo.
Nel periodo successivo all’installazione il responsabile amministrativo effettuerà il monitoraggio dei time-sheet per verificare che i risparmi previsti siano sostenibili ed a fronte di problemi verificherà le possibili soluzioni con il supporto del personale IT.
Il responsabile amministrativo presenterà mensilmente un report con i risultati ottenuti e lo discuterà con le funzioni Information Technology e Finanza aziendale.
Attuazione del piano
BusinessWorkFlow sarà installato nel fine settimana del 24-25 luglio 2010.
L’attuale contratto di locazione per l’attuale sistema di office automation scade il 1° agosto 2010.
Un addetto IT sarà formato il mattino del giorno 26 luglio e gli addetti amministrativi saranno formati il pomeriggio dello stesso giorno.
Raccomandazioni
Questo business case raccomanda l’installazione del prodotto BusinessWorkFlow e la sua installazione nel fine settimana del 24-25 luglio 2010.
Il contratto di locazione annuale del sistema attuale scade il 1° agosto 2010.
Per evitare di dover rinnovare tale contratto è quindi fondamentale che il nuovo sistema sia installato entro il 25 luglio.
Questo sistema consentirà di realizzare il valore attuale netto del progetto di 13.530 euro entro il 1° agosto 2013.
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