I processi di chiusura di un progetto possono essere attivati alla fine naturale del progetto oppure anticipatamente qualora non sussistano più le condizioni per proseguire le attività. Le considerazioni che seguono si applicano in primo luogo alla normale cessazione di attività.
Il business case predisposto in fase di avvio costituisce il principale riferimento in base al quale valutare l’esito del progetto in rapporto ai benefit inizialmente attesi.
In fase di chiusura il Project Manager (in collaborazione eventualmente con auditors interni o personale del PMO) procede ad un valutazione degli esiti da presentare in un apposito incontro con lo Sponsor ed il Comitato di Coordinamento del progetto.
La seguente check list può supportare questa fase di verifica:
- Il lavoro è stato completato in relazione a quanto previsto dal piano e dalle eventuali successive modifiche approvate?
- Tutti i deliverables del progetto sono stati creati, controllati dal punto di vista della qualità, consegnati ed accettati da coloro che dovranno gestirli e mantenerli nel tempo?
- Sono state definite le responsabilità per la gestione e manutenzione dei deliverables?
- Gli stakeholders ed in particolare coloro che hanno fornito risorse al progetto sono stati informati della chiusura delle attività?
- Tutte le richieste di modifica in sospeso sono state trasmesse agli owner dei deliverables?
- Tutti i rischi che possono condizionare il conseguimento delle prestazioni dei deliverables sono stati documentati e trasmessi ai rispettivi owners?
- E’ stato previsto un piano per il monitoraggio nel tempo dei benefit conseguiti dal progetto?
- Le lesson learned sono state documentate e trasmesse a tutte le parti interessate?
- La valutazione delle performance del progetto è stata completata?
- La valutazione delle prestazioni dei membri del team è stata svolta e sono stati aggiornati i profili delle competenze individuali?
- Tutta la documentazione di progetto è stata completata ed archiviata per utilizzi futuri?
Al termine di un progetto sarebbe auspicabile svolgere un workshop per condividere con il resto dell’organizzazione ciò che è andato bene e ciò che è stato fatto per superare le criticità emerse (lesson learned).
Una volta che lo Sponsor ed il Comitato di Coordinamento del progetto confermano la chiusura delle attività, viene chiusa la commessa e rilasciate le risorse.
Final Report
- una formale richiesta di chiusura corredata da valutazioni e analisi sugli esiti;
- la storia del progetto con la documentazione di supporto.
Il Final Report è il documento che formalizza la chiusura del progetto.
E’ predisposto dal Project Manager e presentato al management e/o al cliente per l’approvazione.
In questo ambito il project manager dovrebbe ricercare la collaborazione del team di progetto, del cliente, degli utenti finali ed in generale degli stakeholders per raccogliere la loro visione degli esiti del progetto.
Può essere utile quindi farlo precedere da un’analisi di customer satisfaction.
La storia del progetto deve integrare tali valutazioni con:
- l’organizzazione adottata e le skills richieste/create;
- i criteri di schedulazione (punti di forza/debolezza);
- i criteri adottati per la gestione dei rischi;
- le procedure adottate per la gestione delle modifiche e della qualità;
- le modalità di comunicazione e di gestione degli incontri di lavoro e di controllo dell’avanzamento;
- le tecniche adottate per la verifica dei requisiti;
- i fattori critici di successo e le particolari strategie adottate;
- i dati finanziari (pianificati ed effettivamente conseguiti);
- le lezioni apprese;
- le raccomandazioni per progetti futuri.
Archiviazione della documentazione di progetto
La costruzione di un repository centrale contenente le informazioni di tutti i progetti dve essere un obiettivo strategico in particolare per tutte quelle organizzazioni che basano il loro successo e le sopravvivenza stessa nel mercato sul proprio know-how e sulle proprie competenze distintive.
Il repository dei progetti assolve ad una serie di finalità fondamentali:
- costituisce il punto di riferimento per i progetti futuri;
- consente di velocizzare il processo commerciale accedendo ad informazioni storiche in sede di offerta;
- consente di velocizzare le stime di progetto basandole sui dati di progetti analoghi svolti in precedenza;
- consente di individuare rapidamente le metriche più adeguate alle specificità di ogni progetto;
- costituisce un tool di knowledge management e di training per i Project Managers;
In definitiva questo strumento consente di non ripartire ogni volta da zero ed anzi di convogliare le energie migliori dei Project Managers su ciò che di realmente innovativo e specifico c’è in un progetto.
Le informazioni chiave da inserire nel repository sono:
- i files di contratto;
- il Piano di Project Management;
- la corrispondenza di progetto e working papers;
- le minute dei vari meeting;
- gli stati di avanzamento lavori;
- i documenti tecnici;
- il Final Report.
Valutazione del team di progetto
E’ importante che in fase di chiusura di un progetto venga svolta un’attività di valutazione dei componenti il team di progetto. Ciò al fine di:
- supportare il processo periodico di valutazione delle performances individuali;
- fornire ai responsabili delle risorse ed alla funzione del personale chiare indicazioni sulle capacità espresse da ciascun membro del team e sulle nuove competenze acquisite;
- fornire indicazioni sulle eventuali esigenze di formazione di ciascun membro;
- aggiornare i curricula;
- prefigurare possibili percorsi di sviluppo professionale ed utilizzo in progetti successivi.
In tal senso deve essere chiara la finalità di sviluppo organizzativo di tale valutazione, in modo che venga vista da ciascuno come un’opportunità di crescita ed affermazione personale.
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