Piano di gestione della Comunicazione di progetto

Scopo del Piano della Comunicazione di progetto è assicurare che le persone giuste (come i vari stakeholders, i membri del team di progetto, lo sponsor, ecc) abbiano le informazioni giuste al momento giusto, in particolare per quanto riguarda l’andamento del progetto, al fine di prendere le decisioni più opportune.

Ciò richiede una grande capacità di pianificazione e di distribuzione efficace delle informazioni nonchè una attenta selezione degli strumenti e metodi per essere sicuri di raggiungere le persone che devono essere raggiunte nel modo più appropriato per loro per valutare o prendere decisioni.

Metodi di Comunicazione

I metodi di comunicazione devono essere selezionati in base a:

• il tipo di informazione da distribuire;
• i requisiti per facilitarne la comprensione e la condivisione;
• la tempistica necessaria per ottenere risposte efficaci;
• il contesto organizzativo e le politiche aziendali in materia di comunicazione;
• l’importanza del progetto e l’impatto sugli obiettivi aziendali.

Ciascuna delle seguenti modalità può essere utilizzata per distribuire le informazioni all’interno di un progetto:

• riunioni del team di progetto;
• colloqui individuali one-to-one;
• incontri con gli stakeholders;
• videoconferenze;
• colloqui telefonici one-to-one e one-to-many;
• email;
• sito intranet del progetto;
• strumenti di gestione del workflow.

La scelta del metodo si basa sui destinatari delle informazioni, l’ambiente organizzativo, le politiche aziendali, la disponibilità di strumenti software, le dimensioni del progetto ed altri fattori.

Ci sono pro e contro per i diversi metodi di comunicazione. In generale è bene utilizzare un mix di strumenti in modo da limitare il più possibile il ricorso a comunicazioni unicamente informali e destrutturate. E’ importante inoltre che rimanga traccia di quanto comunicato e delle azioni che ne derivano.

Svolgere incontri periodici senza verbalizzarne i contenuti finisce per ottenere effetti deresponsabilizzanti.
Concludere una riunione senza formalizzare le decisioni prese e le azioni di follow-up non consente di verificare in seguito l’effettiva implementazione di quanto deciso.

Scambiare informazioni solo via telefono o email non consente sempre di dare le risposte più adeguate e circostanziate.

E’ invece opportuno avere incontri periodici di analisi dell’avanzamento lavori, incontri periodici di gestione delle issues, finestre temporali quotidiane in cui affrontare in videoconferenza problemi che non possono attendere l’incontro successivo, e solo in forma residuale chiamate telefoniche per affrontare problemi che non possono attendere.

Questo consentirebbe di affrontare i problemi in modo strutturato nel momento giusto e con le informazioni giuste senza costringersi a gestire tutto in emergenza.

E’ inoltre importante il format di comunicazione prescelto. E’ diverso gestire un incontro piuttosto che scrivere una lettera o una mail o effettuare una videoconferenza ecc. Occorre quindi massimizzare l’efficacia e l’efficienza della comunicazione e questo richiede abilità e competenze particolari al Project Manager.

Le logiche che verranno utilizzate per gestire le comunicazioni in un progetto non possono essere improvvisate e devono essere pianificate prima che il progetto parta in modo da fornire un preciso punto di riferimento alle persone nello svolgimento del loro lavoro.

Il Project Communication Plan

Con riferimento alle finalità del progetto, il Piano di gestione della Comunicazione avrà la seguente articolazione:

• Esigenze degli stakeholders riguardo la comunicazione di progetto
• Informazioni da comunicare inclusi i format, il livello di dettaglio, i templates dei documenti utilizzati
• Finalità per la distribuzione delle informazioni (ad esempio, condividere informazioni, prendere decisioni)
• Tempistiche e frequenza delle comunicazioni
• Responsabilità per la comunicazione delle informazioni
• Responsabilità nel trattamento di informazioni riservate
• Metodi o strumenti utilizzati per trasmettere informazioni (ad esempio, e-mail, riunioni)
• Risorse stanziate per la comunicazione delle informazioni tra cui le aspettative di tempo e budget
• Tempi e responsabilità per l’escalation delle problematiche che devono essere risolte a un livello superiore
• Modalità per aggiornare il Piano della Comunicazione e perfezionarne la gestione
• Glossario dei termini più utilizzati nella documentazione di progetto
• Diagrammi che rappresentano i flussi di informazioni nel progetto, compresi i flussi di lavoro con la sequenza di autorizzazione, reporting, piani di incontro, ecc
• Vincoli di comunicazione esistenti (leggi, normative, politiche e regolamenti in vigore)

Il Piano di gestione della Comunicazione di progetto, una volta predisposto, andrà a far parte del Piano di Project Management e verrà quindi sottoposto ad approvazione insieme agli altri documenti di pianificazione.

Una volta approvato, in fase di esecuzione verrà utilizzato per strutturare il lavoro del team di progetto con le modalità in esso descritte.