Il SOW è un documento in cui vengono sinteticamente descritti gli obiettivi ed il lavoro da svolgere in un progetto.
E’ spesso utilizzato all’interno di bandi di gara o di processi di gestione di commessa per attribuire una parte oppure l’intero progetto a terze parti.
Inoltre è utilizzato per avviare le attività di progetti facenti parte di un programma al fine di facilitare il program management ed il lavoro dei project managers responsabili dei progetti che compongono un programma.
In tal senso costituisce una versione più dettagliata del project charter ed è quindi necessario acquisire più informazioni per produrlo.
Un SOW ben costruito deve costituire il capitolato del progetto e deve quindi essere specifico e non generico ed utilizzare una terminologia accurata in modo da evitare ogni possibile confusione o ambiguità rispetto al progetto.
La struttura ed articolazione del SOW non ha solo la finalità di produrre un documento completo ma costituisce una checklist che deve guidare i ragionamenti da svolgere prima che il progetto possa essere avviato.
In tal senso ogni sezione del documento deve portare a discutere gli aspetti chiave del progetto in modo da trasferire al team di progetto tutto ciò che dovrà essere approfondito nella successiva fase di pianificazione.
Struttura di un SOW
Le sezioni che compongono un SOW sono:
- Obiettivi. Le finalità e le motivazioni per cui il progetto è avviato.
- Ambito. Quali sono i parametri del progetto e la descrizione di ciò che verrà incluso nel progetto. Inoltre, è molto importante specificare ciò che non deve essere incluso nel progetto. La dichiarazione dell’ambito di applicazione dovrebbe essere molto specifica, e molto dettagliata, in quanto queste informazioni costituiranno la base per impostare la pianificazione del progetto.
- Deliverables. Occorre specificare esattamente che cosa il progetto deve produrre ed indicare le specifiche di ciascun deliverable.
- Qualità. Devono essere indicati gli standard e le metriche usate per gestire la qualità del processo di produzione e dei singoli prodotti del progetto.
- Risorse. Materiali, mezzi e risorse umane e finanziarie necessarie allo svolgimento del progetto.
- Tempi e Costi. Questa è la sezione chiave del documento ed è quindi quella cui deve essere dedicato maggiore spazio ed attenzione. Devono essere dichiarate le modalità di svolgimento del progetto, le stime preliminari attese e le eventuali stime di dettaglio disponibili al momento della compilazione del documento. I costi devono essere specificati sia in termini di budget complessivo, sia riferito a ciascuna attività che compone il progetto e ripartito per costo del lavoro e costo per l’acquisizione di materiali e beni strumentali.
- Target. Occorre specificare in base a cosa sarà misurato il successo del progetto.
- Stakeholders. Occorre indicare quali saranno le persone che saranno a vario titolo impattate e coinvolte dal progetto.
- Vincoli. Devono essere definiti tutti i fattori che potranno condizionare il progetto. Ad esempio potrà essere indicata una data entro la quale ci si aspetta che il progetto sia terminato. Oppure la data in cui dovrà esser consegnato ogni deliverable. Se si ha a disposizione un budget limitato, occorre specificare il budget perché costituisce un vincolo di progetto.
- Assunti ed Ipotesi. Occorre specificare alcune condizioni che devono essere rispettate prima che il progetto possa partire e le ipotesi di partenza che sono state prese in considerazione in fase di analisi di fattibilità.
- Rischi. Occorre indicare i rischi che si intravedono già in fase di avvio perché possano essere elaborati in fase di pianificazione ed individuate successivamente le possibili strategie di risposta.