La fase di avvio di un progetto si attiva quando aziendalmente viene riconosciuta l’opportunità di una nuova iniziativa che può essere meglio gestita come progetto avendo un preciso “perimetro” in termini di tempi, costi e qualità.
Può trattarsi in tal senso di un’opportunità commerciale, di una richiesta di un cliente, di una richiesta del mercato, di una necessità di adeguamento organizzativo e miglioramento interno.
Ciò avviene di solito attraverso il coinvolgimento di uno Sponsor, cioè quel particolare stakeholder che ha la responsabilità aziendale di avviare il progetto, di finanziarlo, di abilitare l’apertura di commessa e di incaricare il Project Manager con un documento formale di incarico (assignment o project charter).
Può essere un dirigente di alto livello oppure un commerciale, ma in entrambi i casi il loro operato deve essere a supporto del Project Manager e del progetto per garantirne il successo attraverso il coinvolgimento di altri ruoli chiave.
La fase di avvio ha come finalità la raccolta di informazioni per confermare o meno l’opportunità di procedere e per trasferire al Project Manager incaricato tutte le indicazioni necessarie per svolgere la successiva fase di Pianificazione.
In alcune circostanze, quando le dimensioni e l’importanza del progetto lo giustificano, è opportuno che questa fase sia preceduta da uno studio di fattibilità.
E’ importante quindi che, prima di avviare la pianificazione, tutte le parti interessate siano convinte che siano stati chiaramente definiti e compresi i seguenti aspetti del progetto:
- le motivazioni del progetto;
- i vantaggi attesi e chi ne potrà beneficiare;
- l’ambito di applicazione;
- gli obiettivi raggiungibili (definiti in modalità SMART);
- il background – perché il progetto deve essere fatto e perché ora;
- i vincoli che devono essere presi in considerazione;
- le ipotesi che ne orientano lo svolgimento;
- gli eventuali rischi noti;
- le dipendenze da altri progetti, attività, decisioni;
- i soggetti interessati (interni ed esterni);
- i deliverables ed i risultati attesi;
- le lezioni apprese da progetti simili già affrontati o dalle persone che vi hanno partecipato;
- stime di tempo e di costo sulla base di esperienze precedenti.
Il Documento di Avvio
Costituisce in tal senso la base per l’accordo tra Sponsor e Project Manager incaricato.
Il documento viene redatto a cura dello Sponsor oppure dal Project Manager in base ad informazioni fornite dallo Sponsor.
Per progetti di dimensioni ridotte il documento sarà snello e con poche informazioni per ciascuna sezione prevista.
Progetti più grandi o di impatto aziendale maggiore richiederanno un maggior dettaglio in modo da facilitare le decisioni da prendere.
In un primo momento il documento può essere poco dettagliato e comunicato informalmente.
Ma scopo della fase di Avvio è perfezionare il documento con tutte le informazioni disponibili, in particolare quelle provenienti da progetti similari svolti in precedenza.
Ciò avverrà attraverso momenti di incontro e di analisi finalizzati a garantire il commitment delle parti coinvolte.
Il completamento delle varie sezioni del documento consentirà di garantire che ogni aspetto del progetto è stato valutato, ferma restando la necessità di una verifica successiva da svolgersi nella Fase di Pianificazione dove potrà essere svolta una analisi in base ad informazioni di dettaglio.
Contenuti
L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la seguente struttura:
- Obiettivi del progetto
- Ambito di applicazione (ciò che è compreso nel progetto e ciò che non è compreso)
- Deliverables attesi
- Benefici in termini di business sia per il fornitore che per il committente
- Ipotesi sulle modalità di realizzazione
- Vincoli
- Rischi
- Altre aree di attività interessate
- Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività
- Stakeholders individuati
- Risorse coinvolte
- Stime preliminari riguardo tempi e costi (se disponibili)
Praticolarmente importanti sono i criteri con cui ogni obiettivo dovrà essere descritto per potere essere utilizzato a fini progettuali e le azioni di carattere organizzativo a supporto del progetto così come descritto nella specifica sezione di questo sito sulla Gestione progetti.
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