Piano della qualità di progetto

Ogni azienda, che vuole realizzare i propri obiettivi e progetti e al tempo stesso migliorare e consolidare le proprie prestazioni, la propria immagine e competitività, è tenuta a:

• esaminare le esigenze espresse o implicite di ogni cliente e collaborare per una compiuta definizione dei requisiti contrattuali, mantenendo e perfezionando nel tempo il rapporto di collaborazione;
• rispettare gli standard qualitativi preventivamente fissati e al tempo stesso migliorarli in conformità a quelle che sono le esigenze del cliente in termini di costo, affidabilità e livello di disponibilità;
• assicurare al cliente una documentazione idonea all’immediata e piena utilizzazione del prodotto e del servizio fornito;
• assistere il cliente durante tutto il ciclo di vita del progetto;
• garantire che i prodotti e servizi forniti rispondano ai requisiti di sicurezza e di legge ed alle normative interne ed ai regolamenti nazionali ed internazionali in materia di qualità;
• predisporre un programma di assicurazione qualità che recepisca tutte le politiche aziendali in merito ai punti precedenti;
• coinvolgere i fornitori nel processo di assicurazione qualità;

La qualità, in ultima analisi, viene definita dal cliente e indica quanto il progetto e ciascun deliverable siano conformi alle aspettative ed ai requisiti formulati.

Il Sistema Qualità aziendale trova specifica applicazione e interagisce con tutte le attività che influenzano la qualità del progetto. Pertanto, esso interessa tutte le fasi e i processi di sviluppo del Project Management.

Il Piano della Qualità è quindi il documento in cui vengono stabilite le procedure, le risorse e le attività da svolgere a garanzia della qualità del prodotto, progetto o contratto.

Predisposizione del Piano della Qualità

Nella preparazione del Piano della Qualità intervengono tutte le funzioni e organizzazioni interessate, sia interne che esterne al progetto, dopo un attento esame dei documenti contrattuali.
Il documento deve essere predisposto prima della fase di realizzazione del progetto ed andrà a far parte del Piano di Project Management.

E’ responsabilità del Project Manager predisporre il piano che verrà poi sottoposto all’approvazione da parte dello Sponsor e del Comitato di Coordinamento di Progetto insieme agli altri documenti costituenti il Piano di Project Management.

Qualora il Piano della Qualità dovesse in fase di realizzazione subire una variazione dei dati di partenza, o aggiornamenti o modifiche, dovrà essere sottoposto a revisione, con ripetizione dello stesso iter di predisposizione del piano della qualità originario.

Il piano si prefigge i seguenti obiettivi:

• individuare, con riferimento a un dato progetto aziendale, con quali modalità ed eventuali modifiche, il Sistema Qualità aziendale si applica operativamente ai fini del rispetto dei requisiti contrattuali e delle esigenze aziendali;
• indicare i riferimenti previsti nel Sistema Qualità aziendale per quanto riguarda la pianificazione, la programmazione e il controllo delle attività contenute nel progetto;
• indicare alla direzione le modalità di applicazione delle norme previste dal Sistema Qualità in un progetto e le relative modalità di gestione di tale progetto, ai fini del raggiungimento degli obiettivi dello stesso.

L’articolazione di massima dei contenuti del piano prevede:

• riepilogo dei dati e requisiti di base del progetto;
• descrizione e suddivisione della fornitura (o parti che compongono il progetto);
• organizzazione e coordinamento della commessa (o del progetto interno);
• sistema qualità (manuale qualità e procedure gestionali);
• programmazione delle attività di quality assurance (che riguardano i processi di produzione dei deliverables)
• definizione delle modalità di quality control sui deliverables (ispezioni, controlli, collaudi e verifiche ispettive);
• specifiche prescrizioni gestionali e tecniche applicabili all’attività della commessa (o del progetto interno);
• funzioni aziendali coinvolte nelle attività di quality assurance e quality control.

Durante la vita di un progetto è possibile che si producano dei gap tra la qualità attesa e quella percepita dal cliente in merito ai deliverables ed al progetto nel suo complesso.

Ma è a partire dalla fase successiva, ovvero dopo l’utilizzo di quanto prodotto dal progetto, che il cliente consolida le proprie percezioni, sia nei confronti del prodotto che dell’azienda, con risposte che possono essere immediate, ritardate o retrospettive.

Pertanto, la valutazione soggettiva del cliente è l’unico elemento di giudizio sul prodotto/servizio ricevuto, come pure la misura finale della qualità.

Al fine di contenere i possibili gap tra qualità effettivamente erogata e qualità percepita dal cliente è quindi opportuno definire nel Piano della Qualità:

• le modalità  di rilevazione della Customer Satisfaction (ad esempio inserendo nei documenti di accettazione dei deliverables anche questionari appositi);
• gli interventi da svolgere per monitorare il valore erogato e le eventuali non conformità;
• i criteri e le procedure per gestire i disservizi;
• le procedure di escalation a fronte di difformità di valutazione tra fornitore e cliente che hanno impatto sugli aspetti contrattuali;
• le regole di correttezza, riservatezza e deontologia professionale a protezione della reputazione aziendale.