La chiave per un progetto di successo è una buona organizzazione. Saper organizzare un progetto è quindi una capacità fondamentale richiesta ad ogni project manager.
Creare un piano di progetto è la prima cosa da fare per comprendere fino in fondo le problematiche di realizzazione cui si va incontro.
Troppo spesso la pianificazione viene ignorata per privilegiare la fase di realizzazione. In questo modo si perde la possibilità di riflettere prima di agire individuando anticipatamente problemi che sarà molto più costoso e difficile affrontare quando i lavori saranno già avviati.
Organizzare un progetto richiede di investire tempo. Ma si tratta di un investimento ben ripagato in termini di minori rischi e problemi in corso d’opera.
Altrimenti, in fase di realizzazione i problemi che non sono stati in precedenza “intercettati”, e per cui non sono state prese le dovute contromisure, finiranno per esplodere coinvolgendo molte più persone compresi gli utenti finali, il personale del cliente ed alcuni stakeholders chiave.
La pianificazione di un progetto richiede una serie di passaggi finalizzati ad individuare e strutturare ciò che dovrà essere fatto (obiettivi), come dovrà essere fatto (attività da svolgere, risorse, mezzi e strumenti necessari), con quali tempi e con quali costi.
Tali passaggi sono necessari in quanto fanno emergere informazioni preziose per poi avviare e dirigere i lavori in un clima complessivo di certezza organizzativa.
Si tratta in sostanza di definire la “rotta” che il progetto dovrà intraprendere in modo che in ogni momento sia possibile valutare l’avanzamento dei lavori ed attuare le necessarie misure correttive per riportare il progetto in linea con quanto pianificato in base alle esigenze della committenza.
Nel seguito verranno quindi dettagliati i passaggi per organizzare un progetto fornendo il riferimento agli articoli in cui vengono ulteriormente approfonditi.
Definire gli obiettivi del progetto
Ogni progetto nasce per una determinata finalità. Può trattarsi di un’opportunità creata dal mercato, di un contratto firmato da un cliente, di un’iniziativa imprenditoriale, di un’attività di miglioramento organizzativo, di una nuova tecnologia da introdurre in azienda ecc.
Si tratta spesso di obiettivi di ampio respiro che devono essere ricondotti ad una logica SMART in modo che possano esser più facilmente gestiti ed implementati.
Definire gli stakeholder del progetto
Un progetto ha successo quando soddisfa le esigenze della committenza e degli altri stakeholder. Uno stakeholder è chiunque sia direttamente o indirettamente impattato dal progetto o che può influire sul buon esito del progetto.
Per organizzare un progetto è quindi importante identificare tutti i soggetti coinvolti ma non è sempre facile determinare le parti interessate, in particolare quelle impattate indirettamente.
Inoltre per ciascun stakeholder occorre definire una strategia di comunicazione che ne massimizzi il coinvolgimento positivo ed il consenso.
Definire i requisiti del progetto
Una volta capito chi sono i soggetti interessati, il passo successivo per organizzare un progetto consiste nel documentare le loro esigenze. Il modo migliore per farlo è quello di condurre interviste agli stakeholder.
In seguito, una volta che si dispone di un elenco completo delle esigenze, si potrà assegnare un livello di priorità a ciascuna di esse.
Precisare i prodotti del progetto
Per prodotti si intende tutto ciò che verrà consegnato durante i lavori. Può trattarsi di prodotti (deliverables) fisici (ad esempio hardware, software, strumenti, opere in muratura, installazioni, impianti, tecnologie, ecc…) oppure di documenti.
Tutto ciò che verrà rilasciato e che rimarrà una volta che che i lavori sono stati completati andrà dettagliato in modo che sia chiaro ciò che è compreso nel progetto e ciò che invece è escluso. Tutto questo sarà di grande aiuto qualora dovessero nascere contenziosi in corso d’opera a fronte di aggiunte o modifiche che si rendessero necessarie.
Definire le risorse
Una volta precisato l’ambito del progetto, i prodotti da realizzare e le attività necessarie per produrli, sono chiare anche le competenze necessarie, i mezzi ed i materiali necessari.
E’ quindi possibile a questo punto produrre un quadro organico di tutte le diverse tipologie di risorse che occorre rendere disponibili per svolgere i lavori. Nell’organizzare un progetto questa attività andrà coordinata con quella di definizione della schedulazione di progetto.
Definire la schedulazione
Per schedulazione si intende una chiara definizione delle attività da svolgere, di quando ciascuna attività dovrà iniziare e finire e di chi dovrà svolgerla.
La definizione delle tempistiche (che dipende dal numero e qualità delle risorse da coinvolgere) costituisce una attività soggetta a numerose revisioni prima che il progetto parta poiché occorre ogni volta verificare che tempi e disponibilità di risorse non entrino in conflitto tra di loro.
Al fine di minimizzare i rischi di errore nell’apportare frequenti modifiche alla schedulazione può quindi essere utile avvalersi di un software di project management.
Definire i rischi
Ogni progetto presenta un certo margine di rischio. Può trattarsi di rischi ambientali che possono mettere a repentaglio il buon esito dei lavori. Oppure rischi finanziari, rischi tecnici, rischi organizzativi.
Nell’organizzare un progetto, compito del project manager è curare da un lato il delivery e dall’altro di individuare e analizzare i possibili rischi cui un progetto può andare incontro.
Scopo dell’analisi è l’individuazione delle contromisure da adottare definendo anche gli accantonamenti di denaro per finanziare le contromisure.
Definire il budget
Una volta quantificate le risorse ed i tempi di lavorazione si può procedere a definire il budget di progetto.
Considerando il costo orario di ciascuna persona coinvolta nelle lavorazioni ed il tempo che impiegherà a completare il lavoro sarà possibile calcolare il costo del lavoro cui occorrerà aggiungere il costo dei mezzi e materiali utilizzati.
Organizzare un progetto: i piani di supporto
Oltre agli elementi precedentemente delineati è utile affiancare altri elementi previsionali come il piano della comunicazione di progetto ed il piano del personale.
Il primo è finalizzato a chiarire come le persone interagiranno durante i lavori, quali saranno i momenti di controllo e le modalità per effettuare gli Stati di avanzamento dei Lavori.
Il secondo piano è invece finalizzato a chiarire il personale necessario al progetto in termini di tipologie, quantità e competenze richieste. Integra anche le eventuali necessità di formazione da effettuare prima che il progetto parta.
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