Individuare e mappare gli stakeholders

individuare e mappare gli stakeholdersTutti i progetti e, in particolare quelli di grandi dimensioni, hanno un numero significativo di parti coinvolte che devono essere individuate, analizzate e mobilitate perché si attivino positivamente ai fini del buon esito dei lavori.

Ma per influenzare le persone occorre prima capirle. Individuare e mappare gli stakeholders per comprenderne le esigenze può essere un lavoro non facile perché non sempre le aspettative sono sufficientemente esplicitate e possono esistere anche delle resistenze mascherate da obiezioni e perplessità.

E’ quindi necessario avere un quadro dettagliato degli stakeholder di un progetto per poter pensare ad una strategia di comunicazione da adottare per ciascuno di essi.

Ma, prima di tutto, per poter esercitare un’influenza diretta e positiva, è necessario aver ben chiari gli obiettivi che si vuole raggiungere in modo da poter individuare gli strumenti e le modalità di comunicazione più adeguati.

Le persone del team di progetto, il cliente ed il personale del cliente assegnato al progetto, gli interlocutori esterni coinvolti nel progetto, il management ed e le persone del PMO della nostra organizzazione sono tutti esempi di stakeholder che dobbiamo imparare a gestire e per cui occorre definire un precisa strategia di comunicazione.

E’ inoltre possibile che, in funzione della complessità del progetto, le idee non siano sempre chiare, l’argomentazione sia complicata ed alcune soluzioni controverse. Da ciò possono derivare tempistiche e costi soggetti a continue revisioni.

Spiegare tutto questo ai nostri interlocutori può comportare il rischio di incomprensioni e di una conflittualità latente.

Tutto ciò non può quindi essere lasciato all’improvvisazione al fine di evitare di essere travolti da una serie infinita di negoziazioni sotto la pressione di errori ed incomprensioni.

Per questi motivi, prima che un progetto parta, è importante che il project manager provveda ad individuare tutte le parti coinvolte ed a mapparne le esigenze anche attraverso momenti di aperto confronto.

I quesiti cui occorre rispondere per individuare e mappare gli stakeholders sono:

  • Chi sono? Qual è il loro ruolo nel progetto? Per rispondere a questi interrogativi è importante che il responsabile del progetto insieme con il management che lo ha incaricato provvedano a stilare un elenco delle parti coinvolte. Questo elenco (registro degli stakeholders) potrà essere in seguito aggiornato qualora dovessero emergere nuovi soggetti (ad esempio quando parlando con il cliente veniamo a sapere che dobbiamo coinvolgere anche un suo collaboratore).
  • Cosa vogliono? Quali sono le loro aspettative? Per alcuni stakeholder può essere relativamente semplice rispondere a questi quesiti. Per altri occorre un confronto diretto. Non sempre tutti hanno ben chiaro cosa attendersi da un progetto. Oppure si tende a dare per scontate molte questioni che invece scontate non sono. Per questo può essere opportuno svolgere una attenta analisi dei requisiti.
  • Quanto è importante per loro il progetto? Questa domanda è importante perché dobbiamo renderci conto delle implicazioni, anche semplicemente emotive, che un progetto può scatenare. Il peso “politico” di uno stakeholder unito con l’importanza che il progetto può avere per lui determina la necessità di prestare particolare attenzione al tipo di comunicazione che si vuole instaurare con lui.
  • Cosa pensano di sapere già? Bisogna fare attenzione ai pre-giudizi da parte di tutti. Non è detto che alcune questioni siano scontate e quindi è necessario dedicare del tempo a chiarire i dettagli di ciò che ci appresta a fare. Questo è un passaggio importante in cui viene messa alla prova l’autorevolezza del project manager che deve risultare convincente per “smontare” i pre-giudizi dei suoi interlocutori.
  • Cosa li preoccupa? Cosa possono perdere? Ponendoci questi interrogativi ci mettiamo nella condizione di valutare le implicazioni per ciascuno stakeholder di eventuali insuccessi oppure di far emergere le resistenze al cambiamento in progetti che vanno a modificare il modo di lavorare delle persone.
  • Qual è il loro potere e impatto sul progetto? In questo caso occorre prendere in considerazione l’autorità formale di uno stakeholder e la sua capacità di influenzare gli altri. Naturalmente è più difficile influenzare uno stakeholder dotato di un elevato potere e ruolo organizzativo. E proprio per questo motivo è necessario avere una precisa strategia di comunicazione con obiettivi e modalità di coinvolgimento attentamente analizzati.
  • Quali sono le loro priorità? Rispondere a questa domanda è di vitale importanza perché ci consente di attuare una strategia mirata a lavorare su ciò che è considerato come realmente importante ed evitare di disperderci in questioni che i nostri interlocutori considerano di poco conto. Viceversa, può darci indicazioni su quegli aspetti del progetto che dobbiamo precisare meglio perché ritenuti, a torto, marginali.

In definitiva, il nostro atteggiamento nei confronti degli stakeholders di un progetto deve trasmettere l’idea che abbiamo a cuore le loro aspettative e valutiamo il loro ruolo come prezioso ai fini del buon esito del progetto.

Ogni individuo, che si tratti di un membro del team oppure di un manager di alto livello, ha bisogno di sentire che il responsabile di progetto ha cura dei dettagli perché questo testimonia la sua preparazione, convinzione e volontà di non lasciare nella al caso.