La riserva di gestione (o riserva di management) per un progetto costituisce una parte del budget destinata alla gestione di situazioni impreviste per cui non sono state svolte analisi approfondite e per cui non è stato predisposto un budget di contingency.
La riserva di contingency è invece quella parte del budget di progetto destinata alla gestione di rischi noti per i quali è stata svolta una analisi approfondita ed individuate una serie di strategie di risposta. Pertanto la riserva di contingency consente di sostenere i costi legati all’implementazione di determinate strategie di risposta qualora le minacce analizzate si presentino realmente e per gestire gli eventuali rischi residui una volta che le strategie sono state messe in campo.
I criteri in base ai quali viene determinata la riserva di contingency sono oggettivi in quanto vengono utilizzate metodologie di risk management come FMEA.
Il budget di progetto (PB) è pertanto costituito dalla somma del budget finalizzato al delivery più la riserva di contingency più la riserva di gestione. Tuttavia la baseline (PMB) utilizzata per la misurazione delle performance di progetto (con il metodo dell’Earned Value) risulta composta solo dal budget per il delivery più la riserva di contingency.
La riserva di gestione ha pertanto un utilizzo residuale per tutte quelle situazioni di emergenza ed imprevisti non coperte dal budget di contingency.
La necessità di predisporre una riserva di gestione dipende dalla tolleranza al rischio dell’organizzazione che sviluppa un progetto e costituisce quindi una barriera contro quei rischi che non è stato possibile valutare attentamente in sede di pianificazione.
In molte realtà non c’è l’abitudine di predisporre una riserva di gestione e le situazioni di emergenza vengono affrontate con ripetute procedure di escalation tra project manager, project sponsor, steering board e vertice aziendale. Spesso questo fatto produce risposte non tempestive ed inefficienti per via della fretta di porre rimedio.
Naturalmente al termine del progetto non è detto che le riserve di gestione e di contingency siano state intaccate completamente. Può essere che alcuni rischi analizzati non si siano presentati e che non ci siano stati altri interventi imprevisti. In tal caso i fondi stanziati e non allocati saranno disponibili per utilizzi futuri.
E’ importante che un project manager sensibilizzi il management sull’opportunità di predisporre tali riserve in modo da far emergere la consapevolezza che ogni progetto per quanto ricorrente presenta sempre un certo margine di rischio.
Ciò rientra nella natura delle cose e pensare che l’assenza di rischio dipenda dalla bravura del project manager è solo un modo per illudersi ed illudere la committenza. E’ invece importante che i possibili rischi siano esplicitati ed attentamente valutati mentre per quelli non ipotizzabili sia stanziata una riserva di gestione.
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