La gestione dei subappalti è un’importante area di project management in quanto i subappaltatori possono svolgere un ruolo importante nel successo di un progetto.
Non si tratta solo di applicare quanto previsto dalla normativa in vigore o dal Codice degli Appalti.
In molti settori industriali progetti complessi possono essere svolti solo con il contributo di sub contractors in grado di apportare competenze e risorse senza le quali il general contractor (contraente principale) non sarebbe in grado di acquisire la commessa.
Inoltre i subappaltatori vengono considerati dal cliente finale come estensione del general contractor e un fallimento del subappaltatore può influenzare negativamente la reputazione del general contractor.
Pertanto, la gestione dei subappalti è un insieme di processi che devono partire fin dalla selezione dei subappaltatori che non deve avvenire esclusivamente in base al prezzo.
In troppi casi la selezione del subcontraente più economico ha finito per comportare costi più elevati che se fosse stato selezionato un subappaltatore più costoso.
Altrettanto importante è la capacità del subappaltatore di completare i lavori a lui assegnati tempestivamente nel rispetto degli degli standard di qualità richiesti.
Purtroppo alcuni contraenti non gestiscono i loro subappaltatori. Una volta selezionati, li lasciano andare avanti con il lavoro senza effettuare controlli e stati di avanzamento ravvicinati.
Spesso il personale del general contractor che opera sul progetto non viene informato su quale sia l’ambito di intervento del sub contraente.
Ogni tanto c’è una mancanza di comunicazione e quando ci sono problemi viene accusato il subappaltatore.
Punti di attenzione nella gestione dei subappalti
I subappaltatori devono essere gestiti dal contraente principale per garantire che le loro prestazioni soddisfino i requisiti di sicurezza e di qualità del progetto e che il lavoro sia conforme al programma e alle specifiche del progetto.
La mancata gestione dei subappaltatori conduce spesso a controversie, reclami, ritardi di progetto, lavoro non conforme e perfino incidenti. Ciò comporta un danno e perdite di denaro da parte di tutte le parti coinvolte.
Per evitare tutto questo, un’efficace gestione dei subappalti deve garantire che:
- Le persone del principale contraente che devono gestire i rapporti con i subappaltatori conoscano:
- l’ambito del lavoro subappaltato;
- chi è responsabile di fornire cosa;
- il livello di solidità economico-finanziaria del subappaltatore;
- il livello di sostenibilità economico-finanziaria del lavoro da svolgere da parte del subappaltatore;
- le modalità di rimborso del lavoro subappaltato.
- Il subappaltatore rispetti:
- i requisiti e le normative di sicurezza concordati con la committenza;
- gli standard di qualità concordati;
- il calendario dei lavori concordato
- I criteri di gestione dei subappalti vengano condivisi fin dalla fase di assegnazione dei lavori.
- Sia possibile per ogni subappaltatore accedere al più presto possibile a tutte le informazioni sul lavoro da svolgere e non venga ritardato dal general contractor o da altri subappaltatori.
- Vengano tenute riunioni regolari con il subappaltatore per discutere di questioni di sicurezza, di qualità e ambientali, nonché dei progressi dei lavori e di eventuali ritardi e richieste di modifica facendo in modo che i verbali di tali riunioni siano distribuiti alle parti interessate.
- Vengano immediatamente intraprese azioni a fronte di un subappaltatore che incontri difficoltà nello svolgimento dei lavori.
- Venga continuamente monitorato il livello di solvibilità del subappaltatore.
- Effettuare dei test prima di accettare i deliverable consegnati dal subappaltatore.
- Sia verificata l’adeguatezza del personale del subappaltatore (per competenze, qualità e quantità) al lavoro da svolgere.
- Tutta la comunicazione avente riflessi contrattuali sia prodotta in forma scritta.
- I controlli ed i criteri di project management che regolano il rapporto tra committente e contraente principale siano riflessi negli analoghi controlli e criteri di project management adottati nei confronti di ogni sub-contraente.
Le controversie nella gestione dei subappalti
Nonostante le migliori intenzioni, a volte possono comunque nascere problemi nei confronti di alcuni subappaltatori.
È importante comprendere la ragione di questi problemi che possono essere dovuti alla scarsa gestione contrattuale, ai ritardi, alla mancanza di comunicazione o al cambiamento dell’ambito del progetto.
Tuttavia, ciò può essere anche dovuto alla scarsa gestione del subappaltatore, a un non attento controllo dei flussi di cassa.
Comprendere il problema è il primo passo per risolverlo o almeno impedirgli di peggiorare.
È importante che la gestione dei subappalti preveda un monitoraggio costante del contratto e si assicuri che siano fornite le notifiche corrette.
Il rifiuto del pagamento per scarse prestazioni senza fornire le notifiche appropriate può comportare che il general contractor sia in violazione del contratto.
Inoltre è interesse del principale contraente verificare lo “stato di salute” in termini economici e finanziari del sub contraente.
Se quest’ultimo attraversa problemi di questa natura è probabile che ciò si rifletta sui lavori in corso che possono subire ritardi o addirittura interruzioni a tempo indeterminato.
Quindi il problema del sub contraente diventa immediatamente un problema del contraente principale.
In questi casi diventa interesse comune rivedere quanto prima il contratto in modo da assicurare continuità ai lavori.
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