Le componenti del budget dei costi

componenti del budgetNel valutare i costi di un progetto occorre definire sia il budget totale, sia l’andamento nel tempo dei costi (o budget per fasi temporali) e dei ricavi in modo da poter valutare i flussi di cassa previsti per il progetto.

Ciò al fine di garantire l’equilibrio finanziario del progetto e, a fronte di possibili sbilanciamenti, rinegoziare i requisiti di finanziamento.

Quindi è importante procedere ad una valutazione analitica delle diverse componenti del budget dei costi e di come queste si distribuiscano durante l’intera durata del progetto

Questo modo di operare consente già in fase di pianificazione di avere un quadro realistico di come potranno andare le cose da un punto di vista finanziario quando il progetto verrà avviato.

Pertanto è possibile intervenire preventivamente per ripristinare le condizioni di equilibrio finanziario modificando la distribuzione dei costi oppure ridefinendo le modalità di fatturazione e soprattutto definendo in modo preciso quando i fondi dovranno essere disponibili per evitare di sostenere oneri finanziari eccessivi.

Il budget totale di un progetto è costituito fondamentalmente di tre componenti:

  1. il budget delle spese (il costo del lavoro ed il costo dei mezzi, materiali ed attrezzature utilizzati),
  2. la riserva di contingency (gli accantonamenti di denaro per gestire i rischi analizzati);
  3. la riserva di gestione o riserva di management (gli accantonamenti per gestire i rischi ignoti o non analizzati nonché le varie ed eventuali e per compensare gli obiettivi di costo e schedulazione non raggiunti.

L’insieme delle componenti 1 e 2 costituisce la baseline dei costi e cioè il riferimento per valutare l’avanzamento di un progetto confrontando i costi previsti con quelli effettivamente sostenuti utilizzando la tecnica dell’earned value.

Il budget delle spese

E’ costituito dall’insieme dei costi che devono essere sostenuti per garantire il delivery.

La sua componente principale è il costo del lavoro necessario per completare ogni attività prevista nella schedulazione di progetto.

Il costo del lavoro si ottiene calcolando il tempo necessario per completare ciascuna attività e moltiplicando le ore ottenute per il costo orario delle risorse coinvolte.

A questo costo deve essere aggiunto il costo dei mezzi e materiali utilizzati per lo svolgimento dei lavori distribuendo tale costo in modo uniforme sulle attività in cui ne è previsto l’utilizzo oppure attribuendolo in momenti specifici del progetto quando mezzi e materiali vengono di fatto approvvigionati.

La riserva di contingency

Si tratta del costo necessario per la gestione dei rischi che sono stati analizzati e per i quali sono state definite specifiche strategie di risposta.

Si ottiene sommando il costo delle strategie di risposta e degli eventuali rischi residui e secondari e poi pesando il risultato ottenuto con la probabilità che il rischio si presenti effettivamente.

Tale stima può essere migliorata simulando gli effetti di diverse combinazioni di rischi attraverso l’utilizzo del metodo Monte Carlo.

La riserva di gestione

Costituisce una componente del budget dei costi utilizzata per gestire tutte quelle situazioni che non è stato possibile valutare analiticamente in fase di pianificazione.

Per questo motivo non viene calcolata in modo puntuale ma è un accantonamento stimato come una percentuale dei costi complessivamente allocati per il progetto.

Inoltre, nei progetti in cui non viene calcolato analiticamente il budget di contingency, è l’unico modo per finanziare interventi per gestire eventuali ritardi e sovra-costi.