Pianificazione risorse umane di progetto

La pianificazione delle risorse umane di un progetto dipende dalle competenze richieste dalle attività di progetto che, a loro volta, dipendono dall’analisi dei work package presenti nella WBS.

In molti casi, invece, le risorse umane di progetto sono pre-assegnate e questo introduce vincoli oppure necessità di formazione per fare in modo che le risorse siano compatibili con il lavoro da svolgere.

Comunque, da un punto di vista di correttezza metodologica, sarebbe opportuno che la quantità e qualità delle risorse coinvolte in un determinato progetto sia determinata in base ad una analisi bottom-up del lavoro da svolgere oppure da una valutazione di progetti dello stesso tipo svolti in precedenza in modo da avere dati da cui partire.

In assenza di riferimenti storici, la pianificazione delle risorse umane dipende da:

• la durata che si vuole imporre al progetto (nel presupposto che, aumentando le risorse assegnate alle attività lungo il percorso critico, diminuisca la durata del progetto);
• le risorse effettivamente disponibili per il progetto;
• il luogo in cui dovrà svolgersi il lavoro.

Pianificazione risorse umane di progetto: vincoli e opportunità

Spesso alcune delle persone con le competenze e conoscenze necessarie per lavorare sui compiti descritti nel piano di progetto hanno altri lavori da svolgere in concomitanza con il progetto. Non è raro quindi che ciò produca ritardi nella schedulazione delle attività e dell’intero progetto.

Inoltre, alcune delle abilità richieste per ricoprire alcuni ruoli di progetto potrebbero non essere immediatamente disponibili. In questo caso le alternative possono essere:

• addestrare una risorsa disponibile ma non competente;
• assumere una risorsa con le competenze necessarie;
• coinvolgere una risorsa esterna con un contratto di collaborazione per la sola durata del progetto;
• esternalizzare il lavoro ad una ditta esterna.

Ognuna di queste alternative comporta costi diversi e la maggior parte delle organizzazioni hanno politiche che disciplinano le modalità di acquisizione delle risorse. E’ quindi necessario coinvolgere la funzione Risorse Umane oppure l’Ufficio Acquisti per valutare ciascuna alternativa.

Molte organizzazioni operano a livello globale, ed in questo contesto non è raro trovare team virtuali distribuiti su location distanti. Mentre questo aggiunge complessità alla comunicazione e collaborazione, il coordinamento con i responsabili delle risorse lontane aggiunge anche una notevole complessità di governance del progetto, ed eventualmente presenta alcuni rischi dovuti alla difficoltà di garantire a distanza il presidio delle attività in assenza di un supporto diretto da parte dei responsabili delle risorse coinvolte.

Progetti che coinvolgono membri del team appartenenti a più organizzazioni e dipartimenti, distribuiti su più sedi con fusi orari diversi, sono difficili da pianificare e gestire. Nel creare il piano di gestione del personale, è quindi importante comprendere i vincoli imposti e prendere in considerazione le alternative in modo da anticipare i problemi ed i possibili rischi.

Infine, per determinare chiarezza organizzativa nelle risorse e nei loro responsabili, è opportuno predisporre una matrice di assegnazione delle responsabilità che definisca i ruoli coinvolti ed il tipo di coinvolgimento per ciascuna delle attività messe a piano. Queste informazioni andranno integrate con i calendari di lavoro per ciascuna risorsa in modo da rendere evidente il tempo in cui saranno coinvolte e la compatibilità con gli altri impegni lavorativi.