Lo Scope Statement è un importante documento che consiste sostanzialmente in una rielaborazione svolta dal Project Manager del documento di avvio progetto (o project charter) che è invece prodotto a cura dello Sponsor di progetto.
Il project charter è un documento di incarico che trasferisce al responsabile di progetto gli elementi su cui impostare l’attività di pianificazione, gli obiettivi, i vincoli ed in generale i requisiti visti nell’ottica del business aziendale. E’ quindi un documento con pochi elementi tecnici.
Proprio per questo è importante che il Project Manager “risponda” al project charter con un altro documento in cui vengano espresse le sue considerazioni basate sulla sua esperienza e competenza, la sua strategia di approccio al progetto, le criticità e le precondizioni che possono assicurare il successo del progetto.
Uno scope statement ben scritto è fondamentale per la capacità di un project manager di prendere decisioni intelligenti durante tutto il ciclo di vita di un progetto. E d’altra parte il produrre questo documento porta il responsabile di progetto ad acquisire più informazioni sul progetto e quindi ad avere un approccio mirato fin dalle fasi preliminari.
La formalizzazione, presentazione ed approvazione ufficiale di questo documento da parte dei principali stakeholders di progetto consente al Project Manager di verificare il consenso rispetto al suo approccio ed ottenere il commitment della sua organizzazione di appartenenza sul superamento delle criticità segnalate.
L’articolazione dello Scope Statement ricalca quella del documento di avvio ma ne amplia la descrizione riguardo:
- le finalità aziendali;
- gli obiettivi di progetto che il Project Manager deve provvedere a riformulare in logica SMART attraverso incontri e interviste ai principali stakheholders;
- i requisiti del prodotto finale del progetto in termini di risposta alle esigenze della committenza;
- i deliverables e le principali milestone di progetto;
- ciò che non è compreso nel progetto (in modo da far emergere eventuali obiezioni o idee che possono portare a ridefinire/estendere i confini del progetto);
- le principali criticità e le contromisure da prendere.
Le finalità aziendali del progetto
In questa parte del documento vengono riprese dal documento di avvio e dal Business Case le motivazioni che portano all’avvio del progetto ed i benefici attesi che possono riguardare ad esempio:
- risposta alla domanda di mercato;
- necessità di business;
- innovazione tecnologica di prodotto o di processo;
- miglioramento organizzativo;
- responsabilità sociale.
Queste informazioni devono essere approfondite e rese quantificabili in modo da definire il valore aziendale del progetto, i ritorni attesi e la priorità del progetto all’interno del sistema aziendale di Project Portfolio Management (se presente).
Queste indicazioni, una volta approvate, serviranno poi durante lo sviluppo del progetto per verificarne la sostenibilità dal punto di vista del business aziendale.
Gli obiettivi di progetto
In questa sezione del documento devono essere riassunti gli obiettivi ed i vincoli quantificabili e misurabili del progetto in termini di tempi, costi, revenues e qualità.
E’ molto importante che gli obiettivi inizialmente definiti nel project charter vengano resi misurabili e “lavorabili” nel senso di costituire parametri di riferimento per poter svolgere l’attività di pianificazione e successivamente il monitoraggio e controllo del progetto.
Ciò può richiedere del lavoro aggiuntivo al responsabile di progetto; ma gli può risparmiare le contestazioni che prima o poi si presentano inevitabilmente a fronte di una definizione ambigua degli obiettivi e dei risultati attesi.
Il prodotto finale
In questa parte del documento in Project Manager illustrerà il risultato finale del progetto in termini di soluzione da realizzare.
E’ molto importante che venga trasferita da subito questa visione del prodotto finale in modo da anticipare possibili necessità di integrazione o di modifica dei bisogni inizialmente espressi.
I punti da evidenziare sono:
- lavoro che dovrà essere svolto per ottenere il risultato illustrato;
- attività fuori dall’ambito di progetto;
- eventuali interazioni con altri progetti.
Anche in questo caso le informazioni sono ancora a livello macro.
I deliverable di progetto
In questa sezione del documento il Project Manager dovrà dettagliare i deliverables, le principali milestones e componenti del progetto.
In questo caso la descrizione si spinge al livello di dettaglio necessario a comprendere cosa effettivamente verrà rilasciato dal progetto e con quale livello di qualità.
Dovrà pertanto essere prodotta una WBS del progetto in modo da focalizzare l’attenzione su ciò che farà parte dell’ambito di progetto e ciò che ne resterà fuori.
Questa parte è fondamentale per acquisire il consenso della committenza sulle componenti rilasciate ed evitare contenziosi futuri o slittamenti dell’ambito del progetto (scope creep). A tal fine è opportuno evidenziare anche ciò che non sarà compreso nel progetto in modo da ribadirne i confini oppure ottenere fin da subito una richiesta di estensione.
Accettazione formale del documento
L’ultima sezione significativa del documento riguarda le firme di accettazione formale.
Una volta che il responsabile del progetto ha raccolto tutta la documentazione in una dichiarazione chiara e concisa, tutte le principali parti interessate, nonché la committenza, devono apportare una firma di accettazione.
Questo è un passaggio molto significativo e può essere una modalità molto utile nel mitigare il possibile fenomeno dello scope creep.
A tal fine deve essere tenuta una riunione dei principali stakeholder che preliminarmente devono aver ricevuto copia dello scope statement. In quella sede il Project Manager deve presentare il documento, discuterlo con le persone presenti e raccogliere le richieste di integrazione e/o modifica.
Una volta raggiunto l’accordo tra tutte le parti il progetto può avere inizio e nello Scope Statement rimarrà traccia di tale approvazione formale come riferimento a fronte di futuri contenziosi.
Il documento sarà poi ripreso, integrato ed eventualmente rivisto e rinegoziato nel Piano di Project Management al termine della pianificazione di dettaglio.
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