L’identificazione dei rischi di progetto costituisce il primo passaggio della gestione dei rischi di progetto ed è finalizzata ad individuare in modo preventivo le possibili minacce e cioè gli eventi che possono ostacolare il regolare svolgimento del progetto.
Tutto questo al fine di poterli poi analizzare valutando la probabilità che si presentino, l’impatto che possono avere e le necessarie strategie di risposta per potersi proteggere dagli effetti. Pertanto, senza una adeguata conoscenza del rischio non c’è possibilità di predisporre interventi mirati.
Questa fase di identificazione dei rischi deve essere necessariamente un processo continuo poiché, nel tempo, i fattori esterni o interni di rischio possono cambiare.
Deve essere quindi svolta durante la fase di pianificazione di un progetto e rivisitata ininterrottamente per tutto il progetto.
Uno dei modi più diffusi ed efficaci per identificare i rischi di progetto è attraverso sessioni di brainstorming.
Il brainstorming per l’identificazione dei rischi dovrebbe coinvolgere i principali stakeholders di progetto ed in particolare il team di progetto con lo scopo principale di elencare il maggior numero di potenziali rischi che a giudizio di ciascuno possono essere messi in preventivo. Durante il brainstorming non devono essere fatte valutazioni sulla probabilità e l’impatto. Scopo finale è solo quello di raccogliere le indicazioni di ciascun partecipante per stilare un primo elenco di possibili minacce.
In tal senso, è importante ricordare che i due compiti principali di un project manager sono:
- gestire il processo di delivery;
- gestire i rischi di progetto.
Può essere inoltre utile far svolgere una analisi SWOT al team di progetto in modo da individuare il campo d’azione.
Un altro modo per identificare i rischi è costituito da interviste e colloqui strutturati con stakeholder ed esperti del lavoro da svolgere.
E’ bene che il project manager predisponga un set di domande prestabilite che porti i propri interlocutori a pensare a tutti gli aspetti del progetto. Al tempo stesso è bene che le domande siano il più aperte possibile in modo da non forzare risposte a senso unico di tipo si/no.
Un’ulteriore modalità è quella di inviare dei questionari invece di intervistare i vari esperti e stakeholders.
Un’altra fonte di di informazioni per l’identificazione dei rischi di progetto sono le lesson learned e cioè quanto appreso dai progetti dello stesso tipo svolti in precedenza da una determinata organizzazione.
La possibilità di attingere a dati storici di progetti passati è fondamentale per un’organizzazione e ciò richiede che tutta la documentazione dei progetti venga raccolta in un repository per essere messa a disposizione dei responsabili di progetto per usi futuri.
Conoscere cosa è accaduto a porgetti simili, quali sono stati i rischi analizzati, le strategie di risposta adottate e gli esiti imprevisti è fondamentale per assicurare il buon esito di progetti futuri.
In particolare, l’esame del registro delle issue di progetti analoghi già svolti può consentire di individuare cosa non ha funzionato in modo da evitare il ripetersi di errori passati.
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