Sembrerebbe quasi ovvio ricondurre un progetto alle sue finalità. Il fatto è che molto spesso non si riflette abbastanza sulle motivazioni che portano ad avviarlo oppure le si danno per scontate.
Questo problema riguarda in prevalenza i progetti ricorrenti mentre per quelli innovativi la necessità di sviluppare un business case porta indubbiamente ad una maggiore ponderazione.
Inoltre gli obiettivi di progetto vengono a volte definiti in modo qualitativo e risultano quindi scarsamente “lavorabili” da parte di un responsabile di progetto.
Dovrebbero invece essere riconducibili a fattori quantitativi (es. una percentuale x di incremento di fatturato, oppure un risparmio y di risorse, oppure un numero z di prodotti realizzati nel tempo t, oppure ottenere un determinato ROI di progetto ecc.).
Perché ciascuno di essi possa costituire la base per impostare il lavoro di pianificazione, dovrebbe avere le seguenti caratteristiche sintetizzate con l’acronimo SMART:
- Specifico. Deve risultare identificabile e tangibile e se è definito in modo troppo ampio e generico è meglio ricondurlo ad un insieme di obiettivi più piccoli e più facilmente quantificabili
- Misurabile. Deve essere quantificabile (v. gli esempi sopra riportati)
- Attuabile. Deve essere compatibile con le risorse disponibili ed una volta raggiunto deve risultare affidabile e stabile nel tempo.
- Realistico. Deve essere sufficientemente sfidante ma alla portata del team di progetto e raggiungibile nel tempo previsto.
- Tempificabile. Il suo raggiungimento può essere collocato nel calendario ad una data precisa.
Spesso in un project charter gli obiettivi di progetto non sono descritti in questo modo e ciò dipende dal fatto che chi compila il charter (solitamente lo sponsor) non ha necessariamente le competenze tecniche o il tempo per dettagliarli in modo SMART.
D’altra parte la documentazione d’avvio costituisce solo un input per iniziare il lavoro di pianificazione.
Dipenderà quindi dal project manager approfondirli e precisarli nella descrizione d’ambito oppure nello statement of work (SOW) in modo che possano essere utilizzati come riferimento per la pianificazione e successivamente per il monitoraggio e controllo dell’avanzamento dei lavori.
La descrizione d’ambito viene fatta a valle della raccolta e analisi dei requisiti e quindi c’è il tempo e il modo per definire con cognizione di causa gli obiettivi di progetto SMART.