La programmazione di un progetto è un attività fondamentale per acquisire consapevolezza di tutti gli elementi e le variabili che condizioneranno il buon esito dei lavori.
Programmare un progetto consente di intercettare i problemi in anticipo e di risolverli prima che impattino negativamente sui tempi e i costi di realizzazione.
La tendenza di molte organizzazioni di esercitare una costante pressione sui team di progetto perché giungano il più rapidamente possibile al completamento dei lavori è comprensibile. Meno comprensibile è che questo si traduca nel saltare l’attività di pianificazione o svolgerla in modo approssimativo.
Programmare un progetto richiede attenzione ai dettagli ed alle alternative che possono essere adottate per ottimizzare l’utilizzo delle risorse e minimizzare i rischi.
Di fatto costituisce il nucleo centrale del ruolo di responsabile di progetto che è chiamato ad assicurare il delivery gestendo i rischi.
In assenza di un programma dei lavori si finisce per operare in un clima di incertezza quotidiana ed il project manager viene continuamente sollecitato ad inseguire problemi che in buona parte sono proprio frutto della mancata programmazione.
In molti casi il project manager viene visto solo come un “problem solver” dimenticando che invece dovrebbe cercare di anticipare i problemi ed evitarli introducendo per tempo contromisure ed azioni correttive.
Questo presuppone un atteggiamento proattivo sia da parte dei responsabili di progetto che delle organizzazioni per cui lavorano.
Passaggi per programmare un progetto
Si tratta di dar vita ad una serie di attività che possono richiedere anche competenze specifiche riguardanti il lavoro da svolgere.
In questo caso il project manager potrà farsi supportare da quelle risorse presenti in azienda e/o nel team di progetto che hanno maggiore esperienza. Non necessariamente un responsabile di progetto deve essere un super-tecnico. E’ invece importante che operi con metodo ed organizzi il lavoro avvalendosi delle competenze tecniche disponibili tra i suoi collaboratori.
La sua autorevolezza dipende in definitiva proprio dalla capacità di portare ordine ed organizzare il lavoro del team di progetto.
Pertanto programmare un progetto richiede un elevato coinvolgimento del team e dei principali stakeholder per:
- definire l’ambito del progetto;
- descrivere i prodotti del progetto ed i loro requisiti;
- specificare le attività necessarie per crearli;
- definire il reticolo logico di progetto;
- stimare le risorse necessarie e definirne le caratteristiche e la quantità;
- stimare la durata di ciascuna attività;
- definire le milestones ed i punti di controllo;
- produrre la schedulazione;
- identificare le modalità per gestire rischi individuando le contromisure;
- definire il piano di gestione della qualità;
- identificare le modalità di gestione della comunicazione di progetto (canali, format, templates di documenti, modalità di conduzione degli stati di avanzamento lavori, calendario delle riunioni di lavoro, ecc…)
- definire i costi di ciascuna attività, il budget totale e gli accantonamenti necessari per proteggersi dagli eventuali rischi;
- valutare la compatibilità con il piano di fatturazione contrattualmente previsto;
- formalizzare le modalità di gestione e le procedure di escalation a fronte di varianti in corso d’opera;
- formalizzare il Project Management Plan che integra tutti gli elementi sopra descritti;
- ottenere l’approvazione del piano.
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