Costi e budget di progetto: linee guida

Le prassi migliori riguardanti la formazione del budget di progetto si focalizzano sull’individuazione della struttura dei costi caratteristici di un progetto, sul loro andamento temporale durante il ciclo di vita del progetto e sulle azioni di ottimizzazione della curva di budget (Planned value) in modo da renderla compatibile con la disponibilità dei fondi per finanziare il progetto.

Ove possibile, è importante che i risultati di questa analisi vengano condivisi con il cliente e/o con i ruoli commerciali interni dell’organizzazione fornitrice in fase di definizione del capitolato o del contratto in modo da evitare disallineamenti e mancanza di commitment che possono causare sovraesposizioni finanziarie.

Una volta definito, il budget deve essere inserito nel Piano di Project Management e dovrà poi essere gestito per tutta la durata del progetto.

Costo del lavoro

In molti progetti (es. ICT ed aziende di servizi) il costo del lavoro rappresenta la porzione maggiore dei costi complessivi di progetto.

E’ importante che l’attività di pianificazione dei costi venga preceduta o affiancata da una serie di altre attività di pianificazione che favoriscano la determinazione dei costi:

• pianificazione e definizione dell’ambito e dei deliverables;
• definizione delle attività da svolgere;
• pianificazione dei tempi;
• pianificazione delle risorse;
• pianificazione dei rischi;
• pianificazione della qualità.

Questo approccio “consequenziale” semplifica la determinazione del costo del lavoro e, soprattutto, garantisce che il budget di progetto sia difendibile rispetto al calendario del progetto e delle risorse.

Il piano di utilizzo delle risorse definisce da un lato il fabbisogno di personale del progetto e dall’altro serve come input per il calcolo dei costi. Infatti una volta definite le attività, le ore/uomo necessarie al loro completamento (effort), le competenze e quindi le risorse necessarie al loro svolgimento (e di conseguenza anche la durata prevista per ogni attività) è possibile ottenere il costo del lavoro di ogni attività (costo orario delle risorse moltiplicato per le ore di impegno sull’attività).

Gli elementi chiave di questo processo di determinazione dei costi sono:

• Una chiara definizione dei costi orari di ciascuna risorsa. Solitamente questi sono definiti aziendalmente ed integrano sia la componente salariale, fiscale e previdenziale, sia la componente relativa ai costi di struttura (costi aziendalmente sostenuti per consentire lo svolgimento dell’attività di ciascuna risorsa).
• Una chiara comprensione dei margini attesi dal progetto (ricavi depurati dei costi di produzione e degli oneri finanziari eventualmente sostenuti).
• L’andamento nel tempo dei costi e dei ricavi previsti (cash flow) in modo da verificarne in corso d’opera l’allinenamento con i costi e ricavi effettivi e l’eventuale erosione dei margini a causa di costi ed oneri finanziari superiori alle attese.

Altre tipologie di costo

Nel seguito vengono descritte le altre tipologie di costo da considerare nel processo di determinazione del budget:

• Costi per l’approvvigionamento di mezzi, materiali e servizi che verranno utilizzati dal progetto e relative quote di ammortamento;
• Costi per l’acquisizione di capitali;
• Costi operativi. Anche se non entrano nel budget di progetto, può essere importante considerare qual è l’impatto eventuale del progetto sui costi delle operations, della manutenzione, della logistica per un’azienda;
• Costi per dismissioni, qualora il progetto preveda ad esempio la sostituzione di impianti e tecnologie obsoleti;
• Riserve aziendalmente allocate per gestire i fattori di rischio;

Baseline dei costi

Il budget totale di un progetto può essere sostanzialmente suddiviso in tre componenti:

1. costo del lavoro e per l’acquisizione di mezzi, materiali, attrezzature e capitali;
2. riserva di contingency accantonata per gestire rischi noti e valutati;
3. riserva di gestione (o riserva di management) accantonata per gestire rischi non noti e non valutati e le “varie ed eventuali” del progetto.

Le prime due componenti insieme costituiscono la baseline dei costi il cui andamento nel tempo (budget per fasi temporali) può essere confrontato con quello dei ricavi e/o dei finanziamenti.

Inoltre la baseline dei costi (o previsione dei costi) viene utilizzata come riferimento per valutare lo scostamento dei costi effettivi rispetto a quelli pianificati anche attraverso la tecnica dell’earned value.

Modalità di finanziamento

Il Project Manager solitamente ha responsabilità limitata per quanto riguarda le decisioni sulle modalità di finanziamento di un progetto. Deve comunque essere informato dal management in modo da poterne verificare la compatibilità con il budget di progetto.

E’ importante comprendere che quando il budget viene approvato non è comunque auspicabile che il progetto venga fatto partire senza averne prima verificato le modalità di finanziamento. Ad esempio queste possono essere ricondotte a:

• processo di fatturazione;
• investimenti decisi dal vertice aziendale;
• prestiti governativi;
• prestiti bancari;
• finanziamenti comunitari.

In particolare, quello che interessa è l’andamento temporale dei finanziamenti e la sua compatibilità con l’andamento temporale del budget in modo da poter intervenire preventivamente a fronte di sbilanciamenti (riconciliazione dei limiti di finanziamento).

Infine è importante che tutti i flussi finanziari relativi al progetto siano concordati preventivamente con il cliente e sia verificata la loro compatibilità anche con quelli del cliente prima di trovarsi in situazioni di potenziale insolvenza.