Analisi dei requisiti di progetto

La raccolta e analisi dei requisiti è uno dei processi di pianificazione ed è finalizzato all’acquisizione di tutte le informazioni necessarie a configurare i deliverables di progetto e le modalità della loro produzione.

E’ un’attività che vede coinvolti il Project Manager, il Team di progetto e gli stakeholder del progetto stesso.

Gli stakeholders vengono individuati in fase di avvio del progetto con le modalità descritte nella sezione di questo sito sulla gestione degli stakeholder.

L’analisi dei requisiti è quindi il processo di definizione delle aspettative degli stakeholder riguardanti i prodotti di un determinato progetto.

Comprende quindi tutte le attività necessarie per identificare le diverse esigenze che possono anche essere contrastanti tra loro.

Tipica è la richiesta di produrre qualcosa nel più breve tempo possibile, col minor costo possibile e col più alto livello qualitativo possibile.

Occorre quindi procedere in modo molto strutturato proprio per evidenziare e documentare gli eventuali conflitti tra requisiti di progetto.

Pertanto, una volta individuati gli stakeholder, si può procedere alla raccolta delle informazioni attraverso varie modalità:

• interviste one-to-one;
• focus group;
• organizzazione di workshop;
• indagini e survey;
• osservazione diretta.

Interviste one-to-one

Si tratta di incontri faccia-a-faccia con ciascun stakeholder per raccogliere le aspettative e i requisiti funzionali di ciò che dovrà essere realizzato dal progetto dal punto di vista di ciascun stakeholder.

Sono spesso incontri informali in cui ogni stakeholder deve sentirsi libero di esprimere ogni valutazione senza correre il rischio di sentirsi esposto e vulnerabile al giudizio altrui.

E’ importante che vengano raccolte indicazioni rilevanti per gli obiettivi del progetto e che le questioni di contorno non costituiscano l’oggetto di tali incontri.

E’ quindi opportuno che l’intervista sia preceduta dalla precisazione degli obiettivi del progetto e dell’incontro stesso chiarendo, in particolare, che per il momento lo scopo è solo la raccolta delle aspettative dell’interlocutore e non l’analisi dei requisiti che avverrà in una fase successiva.

L’intervista può essere strutturata sulla base di check list o di un questionario preparati preventivamente. In questo caso è opportuno che la checklist sia inviata all’intervistato prima dell’incontro in modo che possa raccogliere le idee e predisporre le informazioni necessarie.

Focus group

Questa modalità prevede un incontro con un gruppo di stakeholder che sono invitati a partecipare per confrontare idee e selezionare le opzioni migliori. Dato l’elevato livello di interattività di queste situazioni, è opportuno che il gruppo sia composto da un minimo di 6 ad un massimo di 12 persone.

In questa situazione i partecipanti sono stimolati tutti a portare un contributo e quindi sono maggiormente sotto pressione rispetto all’intervista in quanto possono scattare timori reciproci. E’ compito del Project Manager coinvolgere tutti e strutturare l’incontro in modo informale utilizzando la tecnica del brainstorming.

E’ importante che le persone non inseguano idee preconcette e che ci sia apertura a valutare opzioni diverse senza che questo produca conflitti interpersonali.

Workshop

Il workshop è un incontro di lavoro cui partecipa il team di progetto, il Project Manager e gli stakeholders del progetto. Rispetto al focus group ha la particolarità di non essere finalizzato alla sola raccolta delle informazioni, ma include anche una fase di individuazione di soluzioni.

Questo fatto porta ad un maggior coinvolgimento degli stakeholders in quanto risulta meno asettico del focus group e si entra maggiormente sulle questioni di dettaglio.

Il rischio è che risulti dispersivo; per cui sarebbe opportuno farlo precedere da un focus group finalizzato alla raccolta delle informazioni per poi dedicare il workshop all’analisi dei requisiti e all’individuazione delle soluzioni.

Indagini

In questo caso la raccolta avviene sulla base di questionari inviati agli stakeholders perchè rispondano autonomamente, salvo, una volta raccolte le risposte, procedere con un workshop per valutare quanto emerso dall’indagine. In tal senso, è opportuno comunicare a ciascun stakeholder un tempo limite entro il quale far pervenire le risposte.

Laddove necessario e nei casi di progetti particolarmente innovativi, può essere opportuno inviare il questionario anche ad un panel di esperti (anche interni all’azienda), in modo da raccogliere pareri anche da parte di chi ha avuto esperienze similari in passato.

Questo può essere fatto con il metodo Delphi in modo da non subire troppo il condizionamento di opinion makers.

Questa modalità di raccolta è particolarmente utile quando è possibile formulare quesiti a risposta chiusa. Nei casi di risposte aperte è preferibile utilizzare il focus group oppure un workshop.

Osservazione diretta

Questa modalità implica un sopralluogo in situazioni in cui è possibile prendere visione diretta o sperimentare gli utilizzi di quanto richiesto.

Ciò è particolarmente utile quando un progetto deve correggere alcune anomalie di prodotti o processi oppure quando uno stakeholder ha difficoltà a rappresentare ciò che vuole ma può mostrare ciò che non vuole. E’ anche utile quando le informazioni da raccogliere riguardano tempi e metodi di lavoro. In questo caso è importante che le persone osservate non siano a conoscenza della rilevazione.

Il processo di analisi dei requisiti

Una volta completata la fase di raccolta delle aspettative, si può procedere alla fase di vera e propria analisi.

Il processo aiuta a determinare la qualità dei requisiti evidenziando se i requisiti sono poco chiari, incompleti, ambigui e contraddittori.

Questi problemi devono essere risolti prima di passare alla modellazione dei requisiti. Questo ulteriore passaggio consente di documentare i requisiti in diversi formati come casi d’uso, user story, documenti in linguaggio naturale o specifiche di processo.

Esistono diverse tecniche utilizzate per l’analisi dei requisiti. Di seguito è riportato un elenco di alcune di queste:

• Diagrammi di flusso. Questa tecnica viene utilizzata per rappresentare visivamente sistemi e processi che sono complessi e difficili da descrivere in modo discorsivo. Un diagramma di flusso rappresenta il flusso di informazioni attraverso un processo o un sistema. Include anche i dati di input e output, le modalità di archiviazione dei dati e vari sottoprocessi attraverso i quali i dati si spostano. Il diagramma descrive varie entità e le loro relazioni con l’aiuto di notazioni e simboli standardizzati. Visualizzando tutti gli elementi che fanno parte del sistema è più facile identificare eventuali carenze. Queste carenze vengono quindi eliminate nel tentativo di creare una soluzione coerente e consistente.
• Role Activity Diagrams (RAD). Nell’analisi dei requisiti questo è uno strumento molto utile perché consente di mettere a fuoco i ruoli organizzativi coinvolti nei flussi informativi descritti nel diagarmma di flusso e comprendere come possono influire sul sistema.
• Gap Analysis. L’analisi dei gap è una tecnica che aiuta ad analizzare gli scostamenti tra le aspettative della committenza e le lacune presenti nella modellazione dei requisiti. Consente quindi di capire le misure da adottare per garantire che tutti i requisiti aziendali vengano soddisfatti.
• Brainstorming. Come nella fase di raccolta, anche nell’analisi dei requisiti può essere opportunio svolgere delle riunioni in cui confrontarsi con i diversi stakeholder per la definizione dei criteri di rappresentazione dei requisiti.
• Parere di esperti. In progetti in cui si dispone di scarsa esperienza è sicuramente utile avvalersi del parere di persone interne od esterne alla propria organizzazione che possano fornire un contributo decisivo per configurare i bisogni della committenza. Ciò consente di mettere a frutto l’esperienza di chi ha già partecipato a progetti simili.