Pianificazione nel project management

La pianificazione di un progetto costituisce un’attività fondamentale. Troppo spesso la fretta o l’inesperienza portano a trascurare questo aspetto nel tentativo di arrivare al più presto possibile alla fase di realizzazione.

Occorre comprendere l’importanza della pianificazione nel project management ed il lavoro necessario per produrre un piano dettagliato che consente di intercettare preventivamente problemi che sarebbe molto difficile o costoso risolvere in corso d’opera quando le risorse impegnate sono numerose.

Il lavoro di pianificazione viene svolto da un team ristretto di persone ed il suo costo è quindi limitato. Ogni problema risolto durante la pianificazione consente quindi di affrontare tutti gli aspetti critici del progetto prima che possano produrre effetti dirompenti.

Per questo motivo è importante dedicare una porzione di tempo significativa per questo lavoro preliminare che nei progetti complessi può arrivare anche ad un terzo del tempo complessivo richiesto. Costituisce un buon investimento per evitare le principali cause di insuccesso di un progetto.

Aspetti essenziali della pianificazione nel project management

La pianificazione di un progetto deve riguardare sia il “cosa deve essere fatto” sia il “come deve essere fatto”. Non riguarda quindi solo le tempistiche ma abbraccia tutti gli aspetti coinvolti in un progetto.

In particolare occorre:

• pianificare l’ambito del progetto (definendo i deliverable e svolgendo un’analisi dei requisiti);
• pianificare i tempi e definire la schedulazione di progetto;
• pianificare le risorse coinvolte;
• produrre un piano dei costi;
• definire il piano della qualità di progetto;
• definire il registro dei rischi e pianificare le strategie di risposta;
• sviluppare un piano della comunicazione;
• costruire il piano degli approvvigionamenti;
• pianificare le modalità di gestione degli stakeholder.

Questi piani andranno naturalmente a far parte della documentazione di progetto.

Benefici della pianificazione nel project management

Numerosi sono i benefici di un piano, inoltre esso consente al team di progetto di condividere le informazioni chiave prima di entrare nel vivo dell’attività di realizzazione.

Questo fatto porta a chiarire i ruoli e le responsabilità evitando fraintendimenti ed inutili perdite di tempo.

Il lavoro di pianificazione richiede competenze tecniche che saranno rese disponibili dai componenti del team, mentre il project manager deve disporre delle competenze metodologiche necessarie per guidare il team nel definire i piani sopra indicati.

Quindi l’attività di pianificazione nel project management consente di collaudare lo spirito di squadra e la collaborazione all’interno del team di progetto prima di affrontare l’impegnativa attività di realizzazione.

Infine, il lavoro di pianificazione di un progetto consente di coinvolgere il management e di chiederne il supporto per tutti quegli aspetti su cui il project manager non può intervenire direttamente, su cui si rende necessario acquisire maggiori informazioni o su cui emergono perplessità da dirimere.