Schedulazione di un progetto

L’espressione schedulazione di un progetto è di derivazione anglosassone (schedule) e fa riferimento al modo in cui viene strutturato temporalmente il lavoro da svolgere.

Contiene in sé anche il concetto di scadenzario in quanto la calendarizzazione dei lavori implica anche la definizione delle scadenze entro cui ogni attività deve essere completata.

La costruzione della schedulazione di un progetto costituisce un passaggio importante per la pianificazione delle tempistiche indipendentemente dal fatto che venga predisposta sotto forma di reticolo logico oppure di gantt di progetto.

Progetti o programmi di vaste dimensioni possono avere diversi piani in cui rappresentare l’articolazione delle attività e dei relativi tempi.

Si può partire da un piano generale (Master Plan) affiancato da piani di dettaglio che illustrano come verrà svolto ciascun progetto o sottoprogetto.

Linee guida per predisporre la schedulazione di un progetto

C’è spesso la tentazione di partire subito con il lavoro saltando la fase di pianificazione, ma ciò costituisce un errore poiché senza un piano di riferimento (baseline) si perderebbe la possibilità di comprendere in corso d’opera l’entità dei ritardi accumulati, le attività cui sono attribuibili quei ritardi e le cause che li hanno prodotti.

Per evitare tutto questo occorre creare al più presto possibile la schedulazione di un progetto adottando le seguenti linee guida:

• Considerare l’intero ambito del progetto. Occorre partire dalla descrizione d’ambito (Scope Statement) in cui è illustrato il lavoro da svolgere e ciascun deliverable da produrre. A partire da tale descrizione e dalla WBS di progetto è possibile individuare le attività da svolgere e le loro dipendenze nonché le competenze e le risorse necessarie per completare ciascuna attività.
• Raggruppare le attività in fasi. Può essere utile soprattutto nei progetti di maggiori dimensioni raggruppare le attività in fasi significative che descrivono il ciclo di vita di un progetto ( es. ideazione, analisi di fattibilità, progettazione, costruzione, ingegnerizzazione, passaggio in produzione, lancio, chiusura). Ciò consentirà di avere una più chiara comprensione dell’articolazione del progetto e delle implicazioni organizzative ad esso collegate.
• Coinvolgere il team di progetto. Un project manager non è detto che abbia visibilità su tutti gli aspetti di dettaglio necessari per costruire la schedulazione di un progetto. Per questo motivo l’esperienza del team di progetto può risultare decisiva per acquisire tutte le informazioni. Inoltre questa modalità può contribuire a creare il consenso sul da farsi e la motivazione  da parte delle risorse che poi operativamente dovranno svolgere il lavoro. Pertanto tutto il team di progetto deve concordare insieme le fasi, le milestones e le attività necessarie per svolgere con successo il lavoro.
• Creare le milestones. Ogni milestone di progetto costituisce un punto di controllo che consente di verificare la qualità del lavoro svolto a monte e di abilitare il lavoro da svolgere a valle. Solitamente ogni milestone coincide con il termine di una determinata fase ed aggiungere delle milestones aiuta il tema di progetto a visualizzare l’avanzamento del progetto ed a focalizzarsi sui passaggi chiave.
• Effettuare le stime di progetto. E’ importante che il team di progetto venga coinvolto nel processo di stima in modo da assumersi le responsabilità delle valutazioni effettuate e del successivo rispetto delle tempistiche concordate in questo passaggio. Al fine di contenere l’inevitabile tendenza delle risorse a sovrastimare il lavoro da svolgere è opportuno attingere (se disponibili) ai dati storici di progetti analoghi svolti in precedenza.
• Assegnare le risorse alle attività. Una volta completata la stima della durata di ciascuna attività, è necessario individuare le risorse che dovranno svolgerla. Ciò significa concordare chi nel team dovrà farsi carico del lavoro, chiarire l’output atteso e rivedere, se necessario le stime fatte se emergono nuovi elementi non valutati precedentemente. Questo passaggio della schedulazione di un progetto costituisce anche un momento per analizzare le effettive competenze del team di progetto e le eventuali necessità di formazione o affiancamento.