Alcune utili lezioni

Gestire un progetto non è un compito semplice. Richiede esperienza e metodo.

L’esperienza da sola non basta se si devono affrontare iniziative nuove su cui esistono poche informazioni. La conoscenza di una metodologia ci viene in aiuto nello strutturare in modo efficiente il da farsi e nell’organizzare i lavori anche in situazioni oggettivamente difficili.

Esistono un numero elevato di statistiche e studi che dimostrano come la maggior parte delle organizzazioni incontrino difficoltà nel portare a compimento i loro progetti.

Solo il 3% di esse riesce a completare il 100% dei progetti.

Ciò dipende in larga misura da una non accurata definizione dell’ambito e dal conseguente slittamento di obiettivi, specifiche, tempistiche e costi.

C’è la tendenza a trascurare le fasi di startup e pianificazione di un progetto per privilegiare la partenza della fase di realizzazione.

Esiste un senso malinteso di efficienza che porta a ritenere che l’attività “riflessiva” che si sviluppa durante l’organizzazione di un progetto si traduca in una perdita di tempo a discapito dell’attività “fattiva” che si sviluppa nella realizzazione.

Si dimentica che un errore o problema rilevato in sede di pianificazione comporta un costo di correzione limitato perché i soggetti coinvolti sono ancora pochi.

Lo stesso errore o problema, se rilevato durante la fase di realizzazione, ha un costo molto più elevato perché impatta su molte più persone (progettisti, personale operativo, utenti ecc.)

C’è spesso la tendenza a sottovalutare i costi di coordinamento e gli impatti delle rilavorazioni a fronte di requisiti inizialmente definiti in modo troppo sommario.

Ancora una volta si dedica troppo poco tempo ad effettuare stime preliminari in modo accurato.

Dovrebbe essere obbligatoria la predisposizione di un business case che identifichi tutte le voci di costo ed analizzi le fonti di ricavo.

Il 60% dei progetti fallisce per problemi di comunicazione.

Si tende a privilegiare gli aspetti tecnici senza definire specifiche strategie di comunicazione con i vari stakeholder.

Spesso alcuni ruoli chiave vengono coinvolti troppo tardi, obbligando a rivedere alcuni aspetti del progetto quando i lavori sono ormai avviati.

In altri casi si sottovalutano le resistenze al cambiamento di alcuni o la mancanza di informazioni da parte di altri.

Un project manager dovrebbe dedicare alla comunicazione la gran parte del suo tempo ma la fretta lo porta spesso a trascurare questo aspetto.

In buona parte delle casistiche sopra illustrate viene applicata in modo limitato la disciplina del project management.

In questo modo i project manager vengono utilizzati prevalentemente come “pompieri” ed inviati ad inseguire gli incendi che scoppiano proprio perché non viene fatta un’adeguata prevenzione applicando tecniche di pianificazione.

Tutti riconoscono l’utilità del project management ma solo pochi applicano fino in fondo questa disciplina.

Solo a distanza di tempo, quando le lezioni apprese sono inequivocabili, ci si rende conto degli errori fatti privilegiando la rapidità di esecuzione a discapito della verifica della sostenibilità di un progetto.