Uno degli errori più comuni che spesso si riscontrano al momento di sviluppare la pianificazione dei progetti è un’attenzione inadeguata riguardo la pianificazione delle risorse.
Una programmazione inadeguata in questo campo spesso porta ad una formulazione del budget che non può essere ragionevole o gestibile.
I punti seguenti riassumono le prassi migliori legate alla pianificazione delle risorse:
- Come stimare il fabbisogno di risorse per la schedulazione.
- Come allocare le assegnazioni delle risorse e le stime dello sforzo di lavoro nel calendario del progetto.
- Come eseguire le analisi di utilizzo delle risorse, e le tecniche di livellamento delle risorse.
- Come creare il piano delle risorse per finalizzare la loro allocazione e fornire un contributo essenziale per definire il budget di progetto.
Nel seguito verranno sviluppati i primi due punti mentre gli altri due punti sono sviluppati ai link sopra indicati.
Stima delle risorse
Esistono due tecniche per la stima delle risorse – bottom up e basata sulla durata. Entrambe le tecniche sono valide, e ciascuna può essere più efficace dell’altra in situazioni specifiche.
Stima bottom up
I passi seguenti descrivono le modalità di applicazione di questa tecnica:
- Lavorare con il team di progetto per stimare l’effort necessario al completamento di ogni attività (ore/uomo) per ogni risorsa assegnata all’attività come descritto nella RAM di progetto.
- Calcolare la durata di ciascuna attività in base alle ore/uomo stimate, al numero di risorse ed alla loro percentuale di allocazione sull’attività.
- Inserire i valori ottenuti nel software di Project Management e verificare che non esistano aree di sovraccarico di specifiche risorse oppure che le eventuali anomalie evidenziate risultino gestibili.
Questa tecnica risulta efficace quando:
- L’attività è complessa, e la squadra ha bisogno di trascorrere del tempo per capire i dettagli associati con l’attività.
- L’esperienza con altri progetti si basa prevalentemente sulle ore effettive di lavoro.
- La precisione nella determinazione dell’effort è molto importante, e vale il tempo per creare una pianificazione più accurata.
Ecco un esempio di come questa tecnica funziona:
Stima basata sulla durata
I passi seguenti descrivono i meccanismi di questa tecnica:
- Raggruppare le attività sulla base dell’allocazione delle risorse (può essere uno a uno, ma più probabilmente ci saranno attività con la stessa allocazione in un certo periodo di tempo).
- Calcolare le ore/uomo per ciascuna risorsa assegnata a ciascuna attività in base alla percentuale di allocazione ed alla durata necessaria stimata per ciascuna attività.
- Inserire i valori ottenuti nel software di Project Management e verificare che non esistano aree di sovraccarico di specifiche risorse oppure che le eventuali anomalie evidenziate risultino gestibili.
Questa tecnica risulta efficace quando:
- I dettagli dell’attività non sono noti e quindi è la stima della durata che guida la previsione delle risorse.
- L’esperienza con altri progetti si basa più su “quanto tempo occorre” piuttosto che “quante ore/uomo di lavoro sono necessarie”.
- La precisione delle stime di effort non è importante quanto piuttosto lo sviluppo di una schedulazione ragionevole.
Ecco un esempio di come questa tecnica funziona:
Come illustrato negli esempi proposti, entrambe le tecniche arrivano a calcolare approssimativamente lo stesso fabbisogno. Tuttavia l’approccio seguito è molto diverso e sono possibili scostamenti anche significativi in base alla situazione organizzativa ed alle informazioni disponibili.
Per ciascun insieme di attività presenti nella schedulazione è importante decidere l’approccio da seguire e quindi raccogliere le informazioni necessarie per determinare i requisiti di risorse. In molti casi il responsabile del progetto utilizzerà una combinazione dei due approcci (# 1 per le attività di lavoro più complesse e basate sull’effort, e # 2 per le attività guidate dalla durata complessiva).
Allocazione delle risorse
Ciò è vero naturalmente quando il Project Manager ha una responsabilità diretta nell’allocazione delle risorse.
Se d’altra parte le attività e le allocazioni sono molto frammentate (es. molti task con 2-3 persone ed una percentuale di allocazione del 10%) può risultare difficile disaggregare le attività sulla base dei metodi sopra proposti.
Se si vuole evitare di cadere nella trappola di inserire nella schedulazione attività che sono per loro natura indirette ma che per seguire la logica RACI di una RAM sono inserite nella schedulazione, è bene che i criteri di allocazione si basino inizialmente sul lavoro direttamente svolto e poi, una volta verificata la compatibilità dello scheduling con gli obiettivi di progetto, si possono inserire anche le attività indirette, riverificare la compatibilità con la schedulazione e infine consolidare il tutto.
In sintesi, le seguenti sono le tecniche migliori connesse per la stima delle risorse e dei processi di allocazione:
- Utilizzare l’approccio per la stima delle risorse che meglio si adatta al tipo di attività previste
- Non aggiungere “rumore” nella schedulazione per spiegare tutte le ore spese per il progetto e limitarsi in una prima stesura del piano alle sole attività dirette.
- Verificare la schedulazione in base agli obiettivi di progetto e poi consolidarla integrando anche le attività “indirette”.
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