Benefici delle piattaforme software

Per avere successo in settori fortemente competitivi, le organizzazioni devono utilizzare il meglio delle tecnologie e delle soluzioni software.

A loro volta, i responsabili di progetto devono comprendere i numerosi vantaggi delle piattaforme software di project management per essere in grado di sfruttarli in modo efficace.

La popolarità di questi strumenti è anche confermata da recenti analisi che stimano una crescita del mercato globale del software di project management con vendite che dovrebbero aumentare di 1,52 miliardi di dollari dal 2016 al 2020.

Ma cosa si intende realmente per piattaforme software?

Ci si riferisce in particolari a soluzioni che operano su web e che consentono di integrare funzionalità di gestione e tracciamento dei tempi, gestione e tracciamento dei costi e gestione delle risorse coinvolte in un progetto.

Nelle realizzazioni più evolute vengono inoltre integrate funzionalità di gestione dell’intero portafoglio progetti per poter ottimizzare l’utilizzo delle risorse su più progetti.

In generale, queste soluzioni consentono ai project manager di gestire produttivamente tutti i fattori coinvolti in un progetto.

Esistono inoltre ulteriori benefici delle piattaforme software di project management che possono risultare meno evidenti ma che contribuiscono in modo determinante ad elevare le capacità di un’organizzazione di condurre in porto le iniziative avviate.

Gli ulteriori vantaggi apportati da questi strumenti sono relativi a:

• Collaborazione nel team di progetto. Tutta la comunicazione e documentazione necessaria ad un progetto può essere prodotta e diffusa all’interno della piattaforma. Ciascun componente del team, in funzione del proprio ruolo e livello di autorizzazione, può creare documenti e leggere documenti senza necessariamente doverli interscambiare via mail. Ogni documento è disponibile sulla piattaforma all’ultimo livello di aggiornamento in modo da evitare inutili duplicazioni e rischi di errore di versione.
• Comunicazione istantanea. La documentazione viene resa disponibile al momento della pubblicazione e può quindi essere letta immediatamente dai ruoli che hanno l’autorizzazione ad accedervi. Il fatto che la piattaforma sia accessibile via web consente di accedere utilizzando dispositivi di diversa natura (PC. tablet smartphone ecc.). Questo fatto consente di poter accedere da luoghi diversi in momenti diversi con dispositivi diversi. Anche clienti e fornitori possono avere credenziali di accesso ed autorizzazioni in modo da visualizzare la documentazione che li riguarda.
• Sincronizzazione del lavoro. Facendo riferimento alla stessa piattaforma di comunicazione, i membri del team di progetto possono operare anche a distanza e con calendari ed orari diversi. Ciò è particolarmente utile per sincronizzare il lavoro di gruppi che operano in aree geografiche diverse.
• Monitoraggio del lavoro. Le piattaforme software di project management integrano al loro interno gli strumenti di monitoraggio dei tempi (gantt e reticolo di progetto) nonché di monitoraggio dei costi (flussi di cassa ed earned value). Utilizzando la piattaforma è possibile velocizzare la raccolta e consuntivazione dei tempi e dei costi di lavorazione. Ogni componente del team può inserire periodicamente rapporti sul tempo lavorato indicando le attività su cui ha operato, il tempo impiegato e le spese eventualmente sostenute. Questo fatto consente di alimentare automaticamente il sistema di tracciamento dei progressi temporali e finanziari.