Individuare le minacce di un progetto

La gestione dei rischi di progetto non è un’attività opzionale. Un project manager deve essere consapevole che oltre a gestire il delivery deve farsi carico di individuare le minacce potenziali che possono ostacolare l’avanzamento di un progetto e definire le necessarie contromisure.

Questa attività fa parte del ruolo di project manager.

Nessuno può sapere se e quando un determinato evento potrà accadere.

Ma è importante fare in modo che tutti sappiano cosa fare in caso di emergenza.

Per questo è importante individuare per ogni progetto gli eventi che possono costituire una minaccia e le risposte che occorre attuare per proteggersi da questi rischi.

E’ inoltre importante che il management sia consapevole che ogni progetto comporta sempre un certo margine di rischio e che è necessario accantonare un budget, anche piccolo, per gestire i rischi associati ad un progetto.

Rischi tecnici, rischi organizzativi, rischi ambientali, rischi cliente, rischi legati alle risorse ed alle tempistiche di progetto, rischi commerciali e di immagine, possibili penali ecc… Tutti debbono essere censiti e analizzati in fase di avvio e pianificazione di un progetto e poi monitorati e ripresi in fase di esecuzione.

A tal fine è importante che un project manager agisca su più fronti per individuare le minacce:

• svolgendo delle sessioni di brainstorming e una analisi SWOT con il team di progetto supportate da specifici software per gestire le informazioni e per catalogare i rischi che emergono dagli incontri;
• ascoltando attentamente tutti gli stakeholder e gli interlocutori che presentano problematiche particolari o sollevano elementi di criticità;
• curando la comunicazione all’interno del progetto in modo da intercettare al più presto possibile sintomi ed indicatori che segnalano l’emergere di possibili minacce;
• monitorando costantemente il lavoro in modo da far emergere le criticità prima che sia troppo tardi;
• curando i dettagli perché è proprio nei dettagli che spesso sono presenti le tracce di ciò che sta per accadere;
• comprendendo i ruoli e le responsabilità connessi alla gestione delle problematiche rilevate.

Inoltre è fondamentale che un project manager educhi sia il team di progetto che il management ad avere nei confronti dei rischi un approccio razionale. Non parlarne o far finta che le qualità del team di progetto siano sufficienti ad evitare ogni rischio significa illudere ed illudersi.

A loro volta, le organizzazioni dovrebbero richiedere ad ogni project manager di individuare le minacce relative a ciascun progetto e presentare una loro analisi dettagliata. I progetti carenti da questo punto di vista dovrebbero essere sottoposti ad audit. L’allocazione di un budget di contingency deve essere vista come una garanzia e non come un mancato guadagno.