Guida alla scelta della metodologia di project management

Qual è il modo giusto di gestire un progetto e di fare il project manager? Quali sono le alternative e le strategie migliori? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ciascun metodo?

Per rispondere a questi interrogativi è stata predisposta questa guida alla scelta della metodologia di project management.

Molti stakeholder sono costantemente preoccupati per il buon esito di un progetto dimenticando che il successo dipende in larga misura dal tipo di metodo che si è deciso di adottare per gestire il lavoro.

Scegliere la strategia sbagliata in relazione agli obiettivi del progetto può creare problemi difficili da risolvere in corso d’opera.

E’ un pò come mettere il carburante sbagliato in un’auto. Anche se il motore si avvia, non si arriva molto lontano.

In definitiva, le metodologie di project management servono tutte per ottenere lo stesso risultato e cioè un progetto completato in tempo, nel rispetto del budget e delle risorse assegnate.

Questo risultato può essere ottenuto però con approcci e percorsi molto diversi.

Ogni strategia presenta punti di forza e debolezza in relazione alle specificità di un progetto.

Linee guida da considerare nella scelta della metodologia di project management

Poiché ogni strategia ha specifiche caratteristiche, è opportuno selezionare quella più adeguata in base agli obiettivi e agli aspetti organizzativi di un determinato progetto.

Una volta individuati i fattori critici di successo o fallimento, è più facile individuare la giusta strategia.

Esempi di fattori da considerare nel valutare la metodologia più appropriata sono:

• Livello di maturità dell’organizzazione nell’applicazione del project management
• Principali driver di business
• obiettivi del progetto
• tipologia e numero di stakeholder
• tipologia di deliverable da realizzare e consegnare
• assunti e vincoli
• rischi
• dimensioni del progetto e budget

Sebbene esistano numerosi modi di gestire un progetto, sono cinque quelli più utilizzati.

In realtà i modelli e approcci prevalenti sono due: Waterfall e Agile. Ma l’approccio Agile (o iterativo) costituisce più che altro un modello generale e non prescrittivo cui fanno riferimento 3 metodi diversi per campo di applicazione: Scrum, Lean Project Management e Kanban.

Waterfall

Si procede passo passo in modo sequenziale attraverso i seguenti passaggi:

1. Definizione dei requisiti
2. Pianificazione del lavoro
3. Realizzazione dei deliverable (prodotti)
4. Monitoraggio e controllo del lavoro
5. Chiusura del progetto

Naturalmente, il monitoraggio e controllo avviene mentre viene sviluppato il lavoro.

Un esempio di questo modo di gestire un progetto è descritto negli standard ISO 21500 e PMBOK.

Vantaggi dell’approccio Waterfall

• Strutturazione del lavoro in modo ordinato
• Organizzazione
• Prevedibilità del processo
• Replicabilità su progetti simili

Quando usare l’approccio Waterfall

1. Quando i requisiti del progetto sono chiari.
2. Quando occorre rispettare scadenze rigorose e poco flessibili.
3. La tecnologia utilizzata è nota.
4. Il fallimento del progetto produrrebbe danni non recuperabili.

Agile

L’Agile Project Management non è una metodologia da seguire. Al contrario, si tratta di una filosofia generale di project management, caratterizzata da valori chiave che aiutano i team ad adattarsi alle situazioni man mano che si verificano. Serve come riferimento per molti altri metodi, tra cui Scrum, Kanban e Lean.

Il contesto in cui è maturato questo modo di lavorare è quello dello sviluppo del software.

I principi chiave su cui si fonda il modello Agile sono:

1. Centralità della collaborazione col cliente.
2. Gli individui e le loro interazioni prevalgono sui processi e gli strumenti impiegati.
3. Le modifiche ai requisiti in ottica migliorativa sono le benvenute.
4. Ciò che conta è la produzione di software funzionante.

Vantaggi della gestione agile dei progetti

• Enfasi sull’adattabilità
• Feedback costante da parte degli utenti finali
• Più iterazioni per apportare modifiche migliorative
• Elevato coinvolgimento del team che assume il ruolo centrale

Quando usare l’Agile Project Management

1. Quando i requisiti o i risultati non sono chiaramente definiti dai clienti.
2. I clienti o le parti interessate possono essere fortemente coinvolti nel processo di lavoro.
3. Sono possibili frequenti cambiamenti nel flusso di lavoro.
4. Il fallimento del sistema non produrrebbe danni irreparabili e potrebbe essere corretto in tempi successivi.
5. I membri del team sono affiatati.

Scrum

In realtà si dovrebbe parlare di uno Scrum Framework in quanto non si tratta di una vera e propria metodologia di lavoro ma di un insieme di regole, di strumenti e di processi che consentono di strutturare l’applicazione della filosofia Agile di per sé destrutturata.

Il lavoro viene suddiviso in pacchetti di lavoro (iterazioni o Sprint) di breve durata.

Le fasi di lavoro sono:

1. Creazione del Backlog contenente le componenti del lavoro da realizzare.
2. Pianificazione di ciascuna iterazione
3. Coordinamento giornaliero del lavoro
4. Revisione periodica del lavoro
5. Analisi retrospettiva per migliorare la performance del team

Vantaggi dell’approccio Scrum

• Enfasi sulla flessibilità.
• Feedback periodico da parte dei clienti.
• Frequenti controlli di qualità.
• Rapidità di sviluppo.

Quando usare Scrum

1. Quando il completamento del progetto richiede tempi brevi.
2. La dimensione del team di sviluppo non supera le otto-nove persone.
3. I requisiti del progetto non sono chiaramente definiti.
4. La possibilità di cambiamenti durante un progetto è alta.

Lean

Come suggerisce il nome, il Lean Project Management si concentra sull’efficienza e la capacità di ricondursi in tutte le scelte a ciò che è essenziale per gli obiettivi del progetto.

L’approccio prevede di creare il massimo valore per i clienti riducendo al contempo gli sprechi e utilizzando meno risorse.

I principi chiave del Lean Project Management sono:

1. Definire il valore per il cliente o l’utente finale.
2. Mappare il flusso di valore e rimuovere gli sprechi.
3. Eliminare i colli di bottiglia nel flusso di valore.
4. Farsi guidare dalle richeste del cliente per la consegna just in time.
5. Perseguire il miglioramento continuo dei prodotti realizzati e già consegnati.

Vantaggi del Lean Project Management

• Focalizzazione sulla fornitura di valore al cliente
• Maggiore soddisfazione del cliente
• Razionalizzazione del flusso di lavoro
• Efficienza

Quando usare l’approccio Lean

1. Il progetto è relativamente semplice da completare.
2. Il progetto è relativamente piccolo e ha una durata breve.
3. I progetti passati hanno superato il budget o la durata prevista.
4. Si ha già esperienza in questo tipo di progetti ma si è consapevoli che il delivery deve essere migliorato.

Kanban

L’obiettivo generale del metodo Kanban è quello di ottenere un maggiore output con tempi di produzione inferiori.

Lo strumento principale è la Kanban Board che viene utilizzata per tracciare con precisione il flusso di lavoro.

Le tre sezioni principali della Kanban Board sono:

• Da fare: compiti non ancora assegnati al team
• In corso: compiti attualmente in fase di lavorazione.
• Completate: attività completate.

I principi fondamentali del Kanban sono i seguenti:

1. Non apportare modifiche consistenti ai processi di lavoro e ai ruoli già presenti
2. Perseguire solo piccoli cambiamenti incrementali.
3. Limitare il Work in Progress per adattarlo alle caratteristciche dei team di lavoro.
4. Incoraggiare la leadership a tutti i livelli.

Vantaggi del Kanban

• Il metodo può essere applicato a qualsiasi processo di lavoro senza interrompere le pratiche correnti.
• Semplicità.
• Riduzione del tempo di ciclo.
• Ottimizzazione del flusso di lavoro.

Quando usare il Kanban

1. Quando i progetti o le priorità cambiano spesso.
2. Se i processi di lavoro attuali non possono essere modificati facilmente.
3. Quando si vuole intervenire sul lavoro di settori interni non sufficientemente strutturati.
4. Se i progetti sono in genere di grandi dimensioni e richiedono più di un mese per il completamento.

Ulteriori fattori da considerare nella scelta della metodologia di project management

Una volta esaminate le caratteristiche di ciascun approccio, può essere utile considerare alcuni ulteriori punti di attenzione nel processo di selezione:

• Se è presente un PMO, è opportuno che venga coinvolto direttamente nel processo di selezione
• Se l’organizzazione ha già adottato una metodologia, occorre verificare che vada bene per tutti i progetti gestiti oppure necessiti di altri metodi per alcune tipologie di progetti
• Se il progetto prevede stazioni appaltanti, sub-appalti e fornitori è bene che tutti operino con gli stessi criteri metodologici
• Infine, è sempre bene considerare la curva di apprendimento di un determinato approccio e le esigenze di formazione del personale coinvolto nei progetti.