Metodologia Project Management

Utilizzando uno stesso standard metodologico di riferimento per tutti i progetti di un’organizzazione è possibile ridurre i rischi e le incertezze e di conseguenza anche i costi ed i tempi complessivi.

Una metodologia di project management definisce una serie di processi e di documenti finalizzati a garantire il presidio delle fasi di avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura di un progetto all’interno di un’organizzazione strutturata per lavorare per progetti.

Il livello di dettaglio con cui viene descritto ogni processo deve essere tale da consentire ad ogni responsabile di progetto di sapere cosa fare e quando farlo sulla base delle specificità del contesto organizzativo in cui è chiamato ad operare.

Ciò richiede quindi una costruzione “ad hoc” dei riferimenti metodologici per una determinata organizzazione sulla base delle best practices definite dagli standards internazionali come il PMBOK.

Metodologia project management: criteri di implementazione

I passaggi per definire lo standard metodologico che una determinata organizzazione utilizzerà per gestire i progetti sono i seguenti:

1. Definire e concordare in modo chiaro con il management le aspettative da soddisfare e gli obiettivi da conseguire;
2. Chiarire i contenuti ed il livello di dettaglio con cui esplicitarli;
3. Definire una serie di requisiti specifici riguardanti:
   • Quanta parte del ciclo di vita di un progetto deve essere incorporata;
   • Quanti template e documenti devono essere prodotti per ciascuna fase del ciclo di vita;
   • Gli standard internazionali che si intende seguire per definire i processi di project management;
4. Rivedere i metodi attualmente utilizzati evidenziandone i punti di forza e debolezza;
5. Individuare le necessarie integrazioni in base a quanto definito dagli standard che si è deciso di adottare;
6. Valutare il livello di flessibilità necessario per adottare la metodologia di project management in tutti i progetti gestiti da una determinata organizzazione.
7. Costruire uno standard interno definendo in modo puntuale per ogni processo gestito:
   • input ed output;
   • criteri di valutazione delle performances di processo;
   • ruoli, responsabilità e livelli di autorità richiesti includendo la creazione di modelli e linee guida necessari a rendere consistenti i criteri governance adottati;
   • flussi di lavoro;
   • le eccezioni in merito all’applicazione di ogni processo (non necessariamente debbono essere applicati tutti i processi su tutti progetti ma le eccezioni debbono essere chiarite).
8. Implementare la metodologia di project management:
   • creare il piano di implementazione (ad esempio partendo da una prima applicazione sperimentale su progetti pilota per poi estenderla agli altri progetti dopo le necessarie revisioni);
   • gestire il piano di implementazione a sua volta come un progetto di cambiamento organizzativo ponendo particolare attenzione alla gestione delle resistenze interne ed al rapporto con i vari stakeholder;
   • formare i project manager ed i team di progetto al corretto utilizzo del nuovo standard metodologico;
   • effettuare un monitoraggio per verificare che venga effettivamente applicato;
   • verificare che sia effettivamente percepito come uno strumento per la produttività e non come un ulteriore vincolo burocratico;
   • migliorare nel tempo lo standard interno sulla base delle indicazioni che emergono dai vari progetti gestiti.

I benefici dell’adozione di una metodologia di project management sono i seguenti:

• Aumento della probabilità di successo di un progetto in quanto essa costituisce un punto di riferimento univoco per tutti i project manager su tutti i progetti riducendo l’emergere di dubbi ed incertezze ed i rischi conseguenti;
• Maggiore focalizzazione degli sforzi in quanto ogni project manager non deve ogni volta pensare all’approccio migliore per un progetto (essendo questo definito dallo standard metodologico) e può quindi porre maggiore attenzione agli elementi di novità ed innovazione contenuti in un determinato progetto;
• Può costituire la base per la formazione di tutte le persone coinvolte nei progetti rendendo più omogenea la cultura organizzativa in materia di project management;
• Fornisce il riferimento per il reporting e l’analisi della performance di un progetto rendendo più oggettivi i criteri con cui formulare le valutazioni sull’andamento e l’esito dei vari progetti gestiti.