Come gestire progetti complessi

Gestire progetti complessi oppure progetti percepiti come difficili non è la stessa cosa.

La complessità può dipendere dal tipo di organizzazione aziendale, dal numero di stakeholder coinvolti, dal numero di deliverables da produrre, dall’articolazione delle attività da completare, dal numero di risorse, dalla dimensione del budget, dai rischi potenziali.

In generale è una conseguenza delle dimensioni di un progetto.

Nel gestire progetti complessi può essere di grande aiuto impiegare una metodologia di project management.

Essa ha proprio il fine di ridurre il livello di complessità attraverso la scomposizione funzionale di un problema in problemi più piccoli o la suddivisione del progetto in sottoprogetti più facilmente gestibili.

Ciò può portare ad applicare logiche di program management ad iniziative critiche dal punto di vista del business aziendale.

Ma spesso i progetti complessi sono quelli dove sia i problemi che le soluzioni sono poco chiari perché fortemente dipendenti dalla presenza di barriere organizzative che di fatto rallentano il processo decisionale e lo rendono vischioso.

In questi casi il successo non dipende solo dalla capacità tecnico-previsionale basata su analisi e piani strutturati secondo approcci tradizionali.

Dipende soprattutto dalla capacità di guidare le persone a superare i vincoli determinati dagli obiettivi individuali o di settore privilegiando gli interessi dell’organizzazione nel suo complesso.

La difficoltà di un progetto ha invece a che vedere con l’esperienza del project manager o dell’organizzazione che lo deve sviluppare. Se il progetto è innovativo e si ha poca esperienza, allora è normale percepirlo come problematico e difficile.

E’ un dato di fatto quando bisogna governare un progetto con poche informazioni e mancano dei riferimenti.

Competenze per gestire progetti complessi

Un buon riferimento è costituito dal manuale “Navigating Complexity” del Project Management Institute secondo il quale le competenze da sviluppare sono:

• Adattabilità. La capacità di “cavalcare i cambiamenti” superando la resistenza al cambiamento propria ed altrui.
• Capacità di comprendere le relazioni con il business aziendale. Richiede conoscenze di analisi di business e dei rapporti tra strategia aziendale e project management.
• Collaborazione. Significa far ricorso a tutti gli strumenti che facilitino l’integrazione tra gli stakeholder di progetto in particolare quando ad operare sono team distribuiti sul territorio.
• Competenze metodologiche. Gestire progetti complessi significa essere in possesso di buone conoscenze sui principali standard nel project management.
• Leadership. Significa apprendere come motivare un team rispettando le prerogative ed attitudini individuali.
• Esperienza. L’insieme di tentativi ed errori che portano nel tempo a sperimentare gli approcci più efficaci, ad evitare il ripetersi di insuccessi e più in generale a comprendere quanto conta l’esperienza nel project management.

Fattori psicologici nel gestire progetti complessi