Metodo Kanban nel project management

Il metodo Kanban è una tecnica molto applicata nel contesto della lean production per evitare il problema della sovrapproduzione.

E’ stato inoltre applicato con successo anche in altri contesti in quanto fornisce strumenti e ausili per ottimizzare i flussi di produzione limitando il numero degli interventi da attuare.

L’applicazione del metodo Kanban nel project management è stata inizialmente proposta da David J. Anderson nel suo libro “Kanban”.

Il libro illustra l’utilizzo di tale tecnica nell’ambito di progetti di sviluppo software gestiti con una metodologia Agile.

La riduzione del caos organizzativo che può caratterizzare un progetto costituisce l’obiettivo di questo approccio.

Il risultato è un maggior livello di focalizzazione del team e prioritizzazione degli obiettivi.

Inoltre, la ricerca di soluzioni per il miglioramento dei flussi di lavoro ha come finalità quella di rendere il processo di fornitura più regolare e consistente.

Pertanto, applicare il metodo Kanban significa migliorare il livello del servizio offerto e la qualità del prodotto finale.

E’ quindi uno strumento particolarmente importante per tutte quelle organizzazioni che basano su questi fattori la ricerca di vantaggi competitivi sulla concorrenza.

Principi del metodo Kanban

Il metodo fa riferimento a 4 principi di base:

1. Partire dall’esistente evitando perfezionismi e ottimizzazioni preliminari che fanno perdere tempo.
2. Applicare piccoli miglioramenti graduali in modo da minimizzare le resistenze del team di progetto
3. Salvaguardare i ruoli organizzativi ed i processi attuali che sono generatori di valore;
4. Favorire l’emergere della leadership e della capacità di “traino” delle persone indipendentemente dal loro ruolo.

Inoltre, il metodo Kanban presenta sei proprietà fondamentali:

1. Rappresentare e visualizzare i flussi di lavoro dall’inizio alla fine in modo da identificare le aree di miglioramento.
2. Limitare il work-in-progress (WIP) per favorire la produttività e l’eliminazione dei colli di bottiglia.
3. Ricercare il miglioramento continuo ed incrementale dei flussi di lavoro e dei prodotti rilasciati.
4. Promuovere la trasparenza nelle politiche da attuare in modo che le persone comprendano gli obiettivi e le modalità con cui attuare i cambiamenti senza fraintendimenti e rilavorazioni.
5. Praticare un feedback costante per allineare i comportamenti del team.
6. Sviluppare lo spirito di squadra per attuare il miglioramento dei processi in forma collaborativa.

Tutto il team di progetto ha bisogno di essere coinvolto nell’individuazione dei problemi, nel trovare soluzioni e apportare modifiche.

In particolare, è molto importante definire quante attività possono essere svolte in una volta senza incorrere in problemi di scarsa qualità.

L’integrazione di una metodologia di project management con il metodo Kanban fornisce quindi uno strumento potente per governare lo sviluppo di un progetto attraverso il miglioramento incrementale dei processi di lavoro.

I cambiamenti apportati devono sempre essere basati su misurazioni oggettive.

Individuare ed applicare le giuste misurazioni può non essere facile, ma poche metriche possono fornire tutte le informazioni utili per ottimizzare un processo.

Come detto, il metodo Kanban viene applicato a processi già esistenti. E’ sufficiente identificare le modalità per migliorarli, non occorre riprogettarli da capo.

Un aspetto molto importante nell’applicare il metodo Kanban è documentare tali processi evitando di far riferimento a processi ideali.

In questo modo emergeranno inefficienze, colli di bottiglia, passaggi mancanti o da eliminare.

L’utilizzo della Kanban board

Il flusso di lavoro di un progetto viene suddiviso in “arretrato”, “attività da svolgere”, “attività in corso”, “attività completate” descritte su quattro corrispondenti colonne di una board (tabella o lavagna).

Le attività vengono spostate in corso d’opera in relazione al loro stato e viene svolto un lavoro continuo di ottimizzazione del Work in Progress per rendere regolare il carico di lavoro del team di progetto.

Naturalmente il numero delle colonne può essere aumentato per riflettere tutti gli stadi di lavorazione previsti.

In questo modo il responsabile di progetto può tenere sotto controllo l’avanzamento del lavoro senza dover per forza avviare e pianificare tutto.

Vengono avviate solo le attività che è necessario far partire in un determinato momento.

E’ quindi una modalità di pianificazione e schedulazione a finestra mobile il cui obiettivo è ottimizzare le lavorazioni in base alle informazioni disponibili al momento.

Lo scopo è anche individuare criteri di ottimizzazione del carico di lavoro del team di progetto compatibilmente con le caratteristiche del progetto e i tempi di consegna concordati con la committenza.