Quando si cerca di implementare il Kanban all’interno di un sistema produttivo, misurare i tempi di ciclo (cycle time) e i tempi di consegna (lead time) è estremamente importante.
Purtroppo questi due concetti vengono spesso confusi o addirittura ritenuti sovrapponibili.
In prima approssimazione si può dire che il tempo di consegna comprende anche gli eventuali tempi di attesa, mentre il tempo di ciclo si riferisce al tempo effettivamente lavorato.
Ma ciò che è interessante non è la definizione, ma le implicazioni operative di questi concetti
Ad esempio, misurare il tempo di consegna ed il tempo di ciclo aiuta a identificare i colli di bottiglia in un flusso di lavoro e a comprendere meglio la capacità lavorativa del team.
Per meglio rappresentare tali implicazioni verranno utilizzate le Kanban Board (bacheche attività) che sono molto utilizzate nel Lean Project Management.
Oltretutto, l’utilizzo di bacheche digitali consente di calcolare i valori di questi parametri in modo automatico.
Cos’è il Lead Time?
L’ambiente aziendale è dinamico e si attiva costantemente sulla base di nuove richieste da parte dei clienti che implicano una certa quantità di attività da svolgere.
Il lead time è il periodo tra la comparsa di una nuova attività nel flusso di lavoro e la sua uscita da quel flusso.
Tuttavia, sarebbe meglio misurare il tempo di consegna dal momento in cui il lavoro viene effettivamente assegnato ad un componente della squadra.
In questo modo il tempo medio di consegna in un sistema Kanban sarà molto più preciso.
Altrimenti, le nuove attività potrebbero trascorrere mesi in coda di attesa prima che qualcuno inizi ad assegnarle e il tempo di consegna aumenterebbe notevolmente.
Che cos’è il Cycle Time?
Quando un nuovo lavoro appare sulla scheda Kanban nella colonna “pronto per partire”, di solito deve essere rivisto e discusso prima di passare al processo di lavorazione.
Naturalmente, la nuova attività trascorre del tempo in coda di attesa, prima che un membro del team possa iniziare a lavorarci.
Il tempo di ciclo parte nel momento in cui il nuovo arrivo entra nella fase “lavoro in corso” e qualcuno ci sta effettivamente lavorando.
Il professor John Little del MIT ha concluso, dopo varie ricerche, che più lavoro abbiamo in corso, maggiore è il tempo di ciclo.
La sua equazione è diventata famosa come “legge di Little” e la formula del tempo di ciclo si presenta così:
Cycle Time = Work in Progress / Throughput
Cioé il tempo di ciclo è uguale a lavoro in corso diviso per il lavoro totale (entrambi misurati in ore).
Come si può ridurre il divario tra tempo di ciclo e tempo di consegna?
A volte, un’attività può passare molto tempo in una colonna della Kanban Board prima che un membro della squadra di lavoro abbia la possibilità di iniziare a lavorarci.
Ciò provoca un maggiore divario tra tempi di consegna e tempi di ciclo. Pertanto, le assegnazioni raggiungono la fase di completamento più lentamente.
Per scoprire da dove proviene questo problema, è possibile utilizzare due degli strumenti analitici più rilevanti a tale scopo: diagramma di dispersione del tempo di ciclo e la mappa di calore.
Il primo fornisce informazioni dettagliate sul tempo di ciclo di tutte le attività per un periodo di tempo predeterminato. In questo modo, è possibile individuare attività che hanno richiesto un tempo maggiore per essere completate.
La seconda mostra i dati relativi al tempo totale che le attività hanno trascorso nelle diverse fasi del flusso di lavoro . Ciò aiuta a capire dove le attività trascorrono la maggior parte del tempo mentre avanzano nel flusso di lavoro.
Un ulteriore strumento per avere una visione integrata di ciò che sta accadendo nel flusso di lavoro è il diagramma di flusso cumulativo.
Questo grafico traccia la quantità totale degli elementi di lavoro che entrano nel flusso di lavoro e cumula le attività completate over time.
Entrambi gli strumenti consentono di individuare le parti problematiche del processo per poi eliminarle.
A tal fine è necessario monitorare il flusso di lavoro su base regolare utilizzando gli strumenti di analisi appropriati. Questo consente di regolare il workflow e migliorare l’efficienza del team.
Tag: 
Categoria: