Gli assunti e vincoli di progetto sono entrambi importanti in una metodologia di project management.
Per assunti si intendono le premesse o pre-condizioni che se verificate consentono di avviare il progetto.
Per vincoli si intendono invece una serie di condizioni che vincolano la fase di esecuzione di un progetto.
Ad esempio, la disponibilità di fondi e di infrastrutture possono costituire degli assunti per molti progetti.
Le date di avvio e di fine di un progetto se imposte contrattualmente sono invece vincoli di progetto così come il budget e la qualità richiesti.
In generale si può dire che la figura di project manager esiste proprio per gestire, oltre che il processo di delivery, i rischi, i vincoli e gli assunti di progetto.
E’ quindi importante che dedichi una parte significativa del proprio tempo a definire i dettagli di come intende presidiare tutti questi fattori.
Entrambi, assunti e vincoli di progetto, condizionano infatti l’attività di pianificazione che dovrà tenerne conto in termini di:
- sforzo richiesto per poterli gestire;
- impatto sui tempi di progetto;
- impatto sui costi;
- risorse richieste;
- impatto su eventuali fornitori esterni di beni, servizi e manodopera.
A tal fine, assunti e vincoli di progetto devono essere attentamente:
- Identificati. Fin dalla fase di avvio del progetto occorre comprendere quali sono gli assunti e vincoli presenti. Andranno quindi inseriti nel project charter in modo da trasferire al project manager la responsabilità della loro gestione. In tal senso è necessario valutare anche se sono tutti realmente indispensabili ed eventualmente eliminando quelli superati in modo da non porre troppi condizionamenti al progetto. Se i vincoli sono troppi i rischi di non riuscire a soddisfarne alcuni aumentano proporzionalmente.
- Analizzati. L’obiettivo è comprendere come assunti e vincoli impattano sul progetto e quale sforzo organizzativo è richiesto per poterli gestire.
- Incorporati nel piano di progetto. Una volta compreso l’impatto di assunti e vincoli su tempi, costi, risorse e qualità complessiva, è necessario che queste informazioni siano inserite nel piano di project management. Solitamente la schedulazione ed il budget di progetto tengono conto di queste informazioni.
- Controllati in corso d’opera. E’ importante rivedere periodicamente la validità e compatibilità di queste informazioni durante lo svolgimento del progetto. Alcuni vincoli potrebbero essere stati disattesi, nuovi vincoli potrebbero essere emersi. Occorre quindi un presidio costante in modo da anticipare eventuali problemi.
- Rivisti in fase di chiusura del progetto. Ciò al fine di verificare se le condizioni poste sono state rispettate ed analizzare l’efficacia degli eventuali interventi correttivi. Mantenere traccia di come sono stati gestiti assunti e vincoli di progetto è importante e per questo è opportuno che vengano inseriti all’interno delle lesson learned descritte nel final report.
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