Colli di bottiglia: cosa sono e come eliminarli

Capita spesso che un team consegni in ritardo il prodotto del suo lavoro e non sempre per proprie carenze.

I colli di bottiglia nei processi di lavoro sono tra le cause frequenti per cui i progetti vengono ritardati, i budget esplodono per il costo aggiuntivo dei ritardi e l’intero processo diventa imprevedibile.

Nella definizione più semplice, un collo di bottiglia (congestione del processo) corrisponde ad una fase di lavoro in cui arrivano più richieste di lavorazioni di quante ne possa elaborare alla massima capacità.

Ciò provoca un’interruzione del flusso di lavoro e ritardi nel processo di produzione.

In altre parole, anche se questa fase funzionasse alla sua massima capacità, non sarebbe ancora in grado di elaborare tutte le iniziative in input abbastanza velocemente da spingerle verso le fasi successive senza causare ritardi.

Una congestione in una fase di lavoro può essere causata da strumenti non adeguati, persone non adeguatamente formate, dipartimenti con processi poco strutturati.

Ad esempio, nello sviluppo del software si possono presentare colli di bottiglia nelle fasi di test del software e di revisione della qualità prima di rilasciare il prodotto stesso.

Queste situazioni producono impatti di breve e lungo periodo:

• A breve termine è sempre possibile che si verifichino rallentamenti nel flusso di lavoro causati da una vasta gamma di inconvenienti come un problema tecnico, un’assenza temporanea di personale, la formazione di nuovi membri del team, ecc.
• A lungo termine i colli di bottiglia sono un ostacolo significativo per qualsiasi azienda perché, a differenza della loro versione a breve termine meno minacciosa, non possono essere affrontati con la stessa facilità. È probabile che accada quando un’azienda sta accettando più lavoro di quanto sia in grado di gestire.

Sfortunatamente, queste casistiche vengono individuate solo dopo aver causato un blocco nel flusso di lavoro.

Invece di combattere i sintomi, tutto ciò di cui un manager ha bisogno è una semplice analisi e una serie di misure di prevenzione.

Come rilevare un collo di bottiglia del flusso di lavoro

Nel Lean Project Management e nel Kanban esistono strumenti di analisi semplici ma efficaci che possono aiutare sia a prevenire la congestione del lavoro sia a individuare un blocco esistente.

Utilizzando questi strumenti è possibile:

• Visualizzare. Tenere traccia del proprio lavoro sotto forma di task card su una lavagna Kanban rende molto facile vedere dove si accumula il lavoro, il che è un forte segnale della presenza di un problema, molto probabilmente un collo di bottiglia.
• Mappare le code di attività. In questo modo possiamo vedere quanto tempo il lavoro resta bloccato in una coda di attesa. Se questa coda cresce in modo significativamente più veloce rispetto alla capacità di smaltimento a valle, allora abbiamo riscontrato una congestione.
• Misurare il tempo di ciclo. La misurazione del tempo di ciclo in ogni fase consente di creare un diagramma che è in grado di evidenziare le fasi in cui le attività trascorrono più tempo.
• Effettuare un’analisi completa del flusso di lavoro. Oltre al tempo di ciclo, è possibile impiegare ulteriori indicatori che ci possono aiutare ad identificare i colli di bottiglia.

Come eliminare i colli di bottiglia

Ovviamente, una congestione può essere rimossa cercando di allocare più risorse o persone in quella fase del flusso di lavoro in cui si presenta

Tuttavia, cosa succede se per supeare il problema occorre una risorsa con un’esperienza difficile da trovare? In alcuni casi, il costo della soluzione può essere molto elevato.

Ma nel tempo non trattare queste problematiche costerà sempre più che risolverle. E questo per l’effetto a catena che hanno sul resto del flusso.

Si deve comunque verificare dove si genera il problema. In particolare è bene assicurarsi della qualità del lavoro a monte della fase incriminata.

Occorre inoltre ottimizzare il Work In Progress (WIP).

Il lavoro in corso deve essere regolato in modo che sia alla portata della capacità del team. Limitare il WIP è sempre una strategia utile per eliminare i colli di bottiglia.

Infine, alcune operazioni richiedono meno tempo se si organizza il lavoro per lotti. Tuttavia è bene fare attenzione perché maggiore è la dimensione del lotto, maggiore è il rischio. La regola empirica è che è sempre meglio avere lotti piccoli, ma nel mondo reale a volte dobbiamo scendere a compromessi.