Lean Project Management

lean project managementIl Lean Project Management è l’applicazione dei principi della Lean Production (Produzione Snella) alla gestione dei progetti.

L’obiettivo è massimizzare il valore prodotto per la committenza minimizzando gli sprechi.

I principi di produzione snella furono sviluppati a partire dagli anni ’50 in Giappone nel settore industriale.

In seguito al successo conseguito furono in seguito applicati anche in altri settori in tutto il mondo.

Operare in modo snello significa produrre ciò che è necessario, quando è necessario, con la quantità minima di materiali, attrezzature, manodopera e spazio.

Il Lean Project Management si adatta quindi molto bene a progetti in cui l’ottimizzazione dei processi di lavoro è fondamentale. Progetti di reengineering dei processi aziendali, progetti di razionalizzazione delle attività produttive, progetti di miglioramento organizzativo.

Più in generale, questo approccio è molto utile quando ci si pone il problema dell’eliminazione degli sprechi.

Esistono tre tipologie di sprechi che sono rappresentate dai tre termini giapponesi Muda, Muri e Mura (anche noti come le 3M).

  • Muda si riferisce alle attività che consumano risorse senza aumentare il valore finale prodotto per il mercato.
  • Muri si riferisce ad attività che comportano un uso eccessivo di personale, mezzi, strumenti, apparecchiature.
  • Mura descrive le inefficienze ed i colli di bottiglia operativi.

Le 3M descritte portano tutte ad un aggravio di costi senza una corrispondente creazione di valore.

Lo strumento più utilizzato in questo approccio è costituito sicuramente dal metodo Kanban insieme con i criteri per l’ottimizzazione del Work in Progress.

Vantaggi del Lean Project Management

L’obiettivo è la riduzione delle 3M nella gestione di un progetto.

Le organizzazioni che adottano una gestione snella dei progetti possono aspettarsi:

  • Migliore qualità del prodotto finale
  • Tempi di consegna ridotti
  • Diminuzione dei costi complessivi
  • Maggiore produttività
  • Maggiore soddisfazione del cliente

La standardizzazione è un ulteriore vantaggio del Lean Project Management.

Poiché la maggior parte dei progetti cui si applica questo approccio hanno carattere innovativo, la standardizzazione e ottimizzazione delle attività può sia migliorare le prestazioni del progetto a breve termine sia contribuire a migliorare l’efficienza dei progetti futuri con caratteristiche analoghe.

Il miglioramento delle attività nel ciclo di vita di un progetto tende ad essere incrementale, portando a progressi graduali nel tempo.

I principi chiave

  1. Specificare il valore atteso dalla committenza
  2. Mappare il flusso di valore creando una Value Stram Map che mostri l’intero processo per la realizzazione del prodotto o del progetto
  3. Far scorrere il valore eliminando gli sprechi individuati analizzando la Value Stream Map
  4. Operare in logica “Pull” e cioè basare tutte le azioni di miglioramento sulle indicazioni fornite dal cliente
  5. Attuare il miglioramento continuo nella ricerca della perfezione rivalutando regolarmente i processi di lavoro con l’obiettivo di eliminare gli sprechi e massimizzare la produttività e l’efficienza.

Dal punto di vista operativo, nel Lean Project Management viene fatto un ampio utilizzo della Kanban Board.

I progetti sono rappresentati come un flusso di lavoro continuo che deve essere razionalizzato ottimizzando il lavoro in corso, il tempo medio di consegna e il tempo di ciclo.
value stream map

Come applicare il Lean Project Management

L’esempio proposto abbraccia tutte le fasi di gestione di un progetto:

  • Avvio. Durante questa fase viene precisato il valore atteso dal progetto. Vengono definiti i requisiti di alto livello del progetto, gli standard di qualità, i risultati intermedi e qualsiasi altro elemento necessario per il successo del progetto. Tutte queste informazioni sono raccolte nel documento di avvio o project charter.
  • Pianificazione. Durante questa fase, viene identificato e mappato il flusso di valore. La struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è già una buona mappa del flusso di valore, in quanto identifica le componenti che devono essere implementate per completare il lavoro. Inoltre, il Lean Project Management prevede una pianificazione di dettaglio del progetto che specifica il tempo necessario per completare ogni attività.
  • Realizzazione. Questa fase costituisce il principale terreno di applicazione dell’approccio “snello”.
    • Occorre creare il Backlog contenente tutte le componenti da realizzare che vengono assegnate ai membri del team.
    • Il flusso di lavoro viene ottimizzato in modo da essere compatibile con la produttività del team.
    • Il lavoro viene strutturato utilizzando la Kanban Board e le componenti da realizzare vengono spostate nelle varie colonne in base allo stato di lavorazione.
    • Secondo i principi del Kaizen, viene posta massima attenzione sul miglioramento continuo apportato al prodotto e al processo di lavorazione.
  • Monitoraggio e controllo. Il processo viene continuamente monitorato per rilevare eventuali sprechi o qualsiasi cosa non sia assolutamente necessaria per produrre il valore atteso.
    • La qualità del prodotto viene misurata in ogni stadio di lavorazione.
    • Ogni volta che viene rilevato un problema di qualità l’attività si interrompe immediatamente fino a quando il problema non può essere risolto.
  • Chiusura. Il Lean Project Management cerca di consegnare i prodotti al cliente il prima possibile. Anche i risultati parziali vengono prodotti e consegnati al più presto possibile, in modo che l’accettazione del progetto sia rapida e indolore per tutte le parti interessate.