Nei progetti che si prestano all’adozione del metodo Kanban viene utilizzato uno strumento di base costituito da una bacheca o lavagna, o tabellone: la Kanban Board.
Molti gruppi di lavoro preferiscono ancora utilizzare un tabellone fisico o bacheca su cui appendere post-it colorati.
Oggi sono disponibili tecnologie software che simulano la gestione di una bacheca con ovvi vantaggi in termini di memorizzazione delle informazioni, archiviazione e pulizia di gestione.
Inoltre il software consente di effettuare calcoli sul tempo di ciclo altrimenti di difficile esecuzione.
L’adozione di una Kanban Board può far emergere le inefficienze e le strozzature nel lavoro del team. L’effetto complessivo è quello di aumentare la produttività.
Nei sistemi tradizionali di programmazione si attribuisce molta importanza al rispetto delle tempistiche ma ci si limita ad assegnarne la responsabilità alle persone.
L’introduzione della Kanban Board consente di tenere sotto controllo costantemente il flusso delle lavorazioni.
Infatti spesso i problemi dipendono dal non conoscere:
- a che punto è il lavoro;
- cosa manca ancora da fare;
- cosa riduce la produttività.
Il tabellone è nato intorno agli anni ’40 come uno strumento di programmazione ed ha sempre fatto parte del sistema di produzione Toyota.
Nel 2007 l’idea fu ulteriormente sviluppata da David Anderson insieme al suo collega Darren Davis che strutturarono il metodo introducendo la Kanban Board.
Ed è così che è nato questo strumento come lo conosciamo oggi che viene sempre più utilizzano nella gestione di progetti agili soprattutto nello sviluppo di soluzioni software e delle nuove tecnologie.
Le componenti principali della Kanban Board
- Kanban Card. Questa è la rappresentazione visiva delle attività. Ogni scheda contiene informazioni sull’attività (es. stato scadenza, assegnatario, descrizione, ecc.)
- Colonne kanban. Ogni colonna sulla scheda rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro. Le carte vengono spostate attraverso il flusso di lavoro fino al completamento.
- Limiti del work-in-progress. Servono per limitare la quantità massima di attività in corso di lavorazione. Limitare il WIP consente di completare gli oggetti di lavoro (funzionalità, user stories, ecc.) più rapidamente, aiutando il team a concentrarsi solo sulle attività correnti.
- Corsie Kanban (Swimlane). Si tratta di corsie orizzontali che possono essere utilizzate per separare diversi tipi di attività, team, classi di servizio e così via.
La Kanban Board costituisce un sistema pull dove gli elementi di lavoro vengono inseriti nella coda dalle persone che svolgono il lavoro stesso mentre completano le attività in ordine di priorità.
Chi non conosce ancora il metodo, può iniziare con una semplice struttura della scheda (“da fare” – “in corso” – “fatto“) per poi passare a strutture più articolate.
Un vantaggio significativo di questo metodo di lavoro è che consente di risparmiare molto tempo speso in riunioni e rapporti sullo stato di avanzamento del lavoro in quanto quest’ultimo è chiaramente visualizzato.
Come utilizzare la bacheca
Si tratta di uno strumento perfetto per visualizzare potenziali problemi nel processo di lavoro.
La logica è semplice: se si vede una colonna, in cui le attività arrivano più velocemente di quanto ne escano, il lavoro inizierà ad accumularsi e il problema diventerà visibile a tutto il team.
Ciò può essere causato da fattori temporanei o da un collo di bottiglia nel processo.
Per sapere dove si collocano i problemi è utile mappare il flusso di lavoro nel modo più preciso possibile.
E’ evidente che più è ridotto il numero di colonne, più è difficile capire dove e perché il lavoro si blocca.
D’altra parte, aumentare il numero di colonne nella Kanban Board finisce per riprodurre uno schema simile al diagramma di Gantt e allora tanto vale usare quest’ultimo perdendo però in termini di semplicità e flessibilità di utilizzo.
Dopo aver notato una colonna / collo di bottiglia problematico, si può intervenire rapidamente per risolvere il problema e impedire che si verifichi nuovamente.
La cosa più semplice da fare è fissare da subito un limite al lavoro in corso.
In seguito questo limite verrà adattato al ritmo ottimale di produzione del team.
Oppure si possono ridistribuire gli sforzi del team per soddisfare i nuovi requisiti di produzione.
Le moderne tavole Kanban digitali possono raccogliere automaticamente informazioni sul tempo di ciclo delle attività, sui tempi di consegna e su altri indicatori chiave di prestazione.
Ciò aiuta a prendere decisioni basate sui dati riguardanti le eventuali modifiche al processo di lavoro risparmiando molto tempo nella raccolta di queste informazioni rispetto all’utilizzo di tabelloni fisici.
Infine, è abbastanza evidente come questo modo di operare consenta di intervenire con una certa semplicità e tempestività sul flusso di lavoro per rivedere le priorità delle singole card.
Vantaggi della Kanban Board
Corso Avanzato di Project Management
Per gestire progetti complessi
Agile | Scrum | Lean | Kanban
Non sono previste durate di fase prescritte e le priorità vengono costantemente rivalutate in base alle informazioni più recenti.
L’attenzione per la consegna continua (CD – continuous delivery) costituisce un altro vantaggio dell’utilizzo di questo strumento.
Fornendo continuamente piccole componenti del progetto al cliente, i team hanno molteplici opportunità di sincronizzare le iterazioni future con i requisiti aggiornati. In questo modo, ci si assicura di fornire esattamente ciò che il cliente desidera.
Ulteriori vantaggi della tavola kanban sono:
- Aumento di produttività
- Maggiore efficienza
- Riduzione del lavoro sprecato / tempo perso
- Maggiore focalizzazione dei membri del team
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