Ogni progetto ha un carico di lavoro in termini di tempo chiaramente visibile che scorre nelle attività e pacchetti di lavoro pianificati.
Nella maggior parte dei casi, tuttavia, esiste una percentuale aggiuntiva di spese “invisibili”, di cui persino i responsabili di progetto non sono a volte consapevoli.
I costi nascosti nei progetti rappresentano un grave problema proprio perché molti manager non sono in grado di farli emergere in fase di pianificazione.
In questo modo le stime risultano volatili e inaffidabili e possono variare notevolmente da un settore all’altro e da un progetto all’altro.
Buona parte di queste spese sono costituite da costi di coordinamento.
Le attività amministrative e i ruoli di coordinamento dovrebbero essere evidenziati all’interno della RAM (in codifica RACI).
In sostanza si tratta di evidenziare che il lavoro contabilizzato non è solo quello di chi ha la responsabilità esecutiva ma anche di tutti i ruoli che si devono interfacciare con lui per supportarne il lavoro.
Se in fase di pianificazione non è stata predisposta una RAM, è possibile evidenziare il lavoro amministrativo e di coordinamento attraverso un sistema di tracciamento del tempo in cui chiunque può indicare il tempo speso, il tipo di lavoro svolto ed il progetto su cui ha lavorato.
Il ruolo dei costi di gestione
Non di rado quelle che vengono comunemente chiamate “spese generali” o “costi di gestione” sono frequentemente sottovalutate nei progetti.
I dipendenti dedicano molto tempo alle telefonate di coordinamento, alla comunicazione via e-mail e ai cicli di feedback con il cliente rispetto a quanto previsto all’inizio del progetto.
Ma spesso questi sforzi nel tempo non compaiono da nessuna parte e i membri del team si sentono quindi stressati perché impiegano più tempo del previsto per completare i compiti del progetto e sono sotto pressione per giustificarsi perché questo tempo non è stato preventivamente considerato.
La maggior parte delle persone sono più motivate quando sanno che il loro contributo alla performance del progetto è riconosciuto. Altrimenti finiscono per trascurare i compiti sottovalutati.
Un sistema di tracciamento del tempo rende invece visibili questi contributi al successo del progetto e impedisce ai performer del team di perdere il desiderio di lavorare perché parte delle loro prestazioni rimane comunque invisibile.
L’importanza dei dati storici
È difficile evitare errori nelle stime dei progetti.
Occorre almeno assicurarsi di non ripetere gli stessi errori in ogni progetto.
Se si sa da progetti passati quanto ulteriore impegno viene svolto in determinate attività, è possibile tenerne conto durante la pianificazione di progetti successivi e allocare le risorse di conseguenza.
La granularità dell’analisi è particolarmente importante solo se si conoscono esattamente quali attività sono potenziali fonti di errore nella pianificazione dei costi e dei tempi.
E’ inoltre possibile quantificare i costi amministrativi in modo molto più accurato e calcolare la quantità di sforzi aggiuntivi che ogni ciclo di feedback non pianificato comporta. Il risultato sono tempi e piani di budget molto più affidabili.
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