Gestione degli stakeholder

Per gestione degli stakeholder si intende la gestione di tutti i soggetti interni ed esterni all’organizzazione su cui il progetto ha impatto sia dal punto di vista delle attività che dei deliverables.

Di seguito viene proposto un elenco delle diverse possibili tipologie di stakeholder:

• Il Top Management aziendale;
• Lo Sponsor e il Comitato di Coordinamento di un progetto;
• Il Project Manager;
• Il Team di progetto;
• I Responsabili delle risorse coinvolte nel progetto;
• Il personale che si occupa di audit o di attività di supporto al progetto (es. PMO);
• I clienti interni (destinatari di deliverables di progetto);
• I clienti esterni;
• Il personale di interfaccia del cliente;
• I Funzionari di enti che devono fornire autorizzazioni;
• I fornitori di materiali e manodopera oppure in subappalto.

Per una efficace gestione degli stakeholder è necessario:

1. Identificare i soggetti interessati
2. Analizzare le loro necessità e l’opportunità per un loro coinvolgimento nel progetto anche in base ai criteri evidenziati nella matrice Potere/Impatto a fianco riportata
3. Definire la strategia di gestione delle parti interessate da adottare durante il ciclo di vita del progetto per garantire un approccio coerente, adeguato e conveniente
4. Identificare gli approcci migliori per ottenere il coinvolgimento, gestire le relazioni e comunicare (in entrambi i sensi) con ogni stakeholder.
5. Selezionare gli approcci che possono essere efficaci e convenienti per poi formalizzarli nel Piano di Comunicazione di progetto che andrà a sua volta a far parte del Piano di Project Management
6. Eseguire il piano, monitorarne l’efficacia e rivederlo, se necessario.

Analisi e strategie di gestione degli stakeholder

Per svolgere correttamente l’analisi degli stakeholder occorre farsi guidare da una serie di quesiti che consentono di mettere a fuoco gli elementi fondamentali:

• Qual è il loro interesse nei confronti del progetto?
• Quanto ciascuno di loro è importante per il progetto?
• In che misura il progetto cambierà il loro modo di lavorare?
• Verranno modificate le loro prassi e la velocità del lavoro?
• I loro collaboratori avranno lo stesso impatto?
• Qual è il loro livello di autorità e autorevolezza?
• Il progetto cambierà le loro tempistiche o la durata delle loro attività?
• Qual è il contesto in cui operano e le loro locations?
• Quali sono gli aspetti del progetto che potrebbero desiderare di influenzare?
• Quanto potere hanno per incidere sul progetto?
• Quali di loro sono favorevoli o contrari al progetto?

Per favorire una corretta gestione degli stakeholder è inoltre opportuno precisare quali di loro saranno coinvolti nel:

• definire e successivamente rivedere la strategia ed il piano di project management
• svolgere un ruolo di sostegno del progetto
• specificare le finalità del progetto, i vantaggi, gli obiettivi e le priorità
• definire i prodotti del progetto e i risultati
• cambiare il modo in cui la loro organizzazione opera in modo da tenere conto dei risultati del progetto
• utilizzare i deliverables dopo la fine del progetto
• svolgere la manutenzione dei prodotti del progetto una volta terminati i lavori
• fornire competenze specialistiche per il progetto
• fornire risorse finanziarie e mezzi, attrezzature, impianti
• fornire informazioni / opinioni / consigli
• prendere le decisioni che interessano l’ambito o l’andamento del progetto (ad esempio richieste di modifica)
• controllare la qualità di quanto prodotto dal progetto

In tal senso, è opportuno definire:

• chi rappresenterà nel progetto gli stakeholders individuati e quali saranno i ruoli coinvolti nel gestire  le relazioni con loro
• quali saranno le procedure di escalation per risolvere problemi complessi e quali stakeholder vi parteciperanno
• una mappa delle aree di interesse e di impatto degli stakeholders per chiarire le aree di sovrapposizione e di commitment

Infine, per attuare la gestione degli stakeholders occorre indicare nel registro degli stakeholder come ciascuno di loro dovrà essere gestito:

• quali di loro parteciperanno al Comitato di Coordinamento del progetto
• quali di loro parteciperanno direttamente o con loro risorse all’attività di produzione dei deliverables di progetto
• quali di loro si occuperanno della quality assurance del progetto
• quali dovranno essere regolarmente tenuti informati sull’andamento del progetto e quali in forma occasionale
• quali necessitano di particolari canali per accedere alle informazioni di progetto (es. web, mail, videoconferenza, chat, intranet, repository aziendale ecc..)