Piano degli approvvigionamenti

La gestione degli approvvigionamenti di progetto e dei contratti di acquisto costituisce una delle aree di conoscenza descritte nel PMBOK ®.

Un progetto può avere necessità di servizi e prodotti di terze parti nelle varie fasi del suo ciclo di vita e pertanto il piano degli approvvigionamenti può costituire una componente vitale.

Definire il piano di procurement che ottimizzerà gli acquisti di beni e servizi da fornitori esterni è molto spesso un percorso critico di un progetto.

Le prestazioni di questi fornitori non solo si riflettono sulle prestazioni del progetto, ma caratterizzano anche gli standard di qualità per il progetto.

Pertanto, diventa indispensabile che le prestazioni dei fornitori vengano monitorate con attenzione durante tutto il ciclo di vita di progetto.

Il piano degli approvvigionamenti di progetto identifica sostanzialmente i prodotti e i servizi che è necessario acquisire da fonti esterne.

Una volta predisposto l’elenco di ciò che deve essere acquisito, è necessario definire il processo di selezione da svolgere prima di finalizzare i contratti con i fornitori esterni.

I passaggi necessari a definire il piano degli approvvigionamenti di progetto sono:

• identificazione dei prodotti e servizi che devono essere forniti da terze parti;
• definizione delle specifiche e dei tempi e modalità di consegna nel rispetto del piano di progetto e delle esigenze del cliente;
• identificazione dei fornitori in grado di rispettare tali specifiche attraverso preventivi, richieste d’offerta o inviti a gara;
• selezione dei fornitori più qualificati;
• individuazione dei fornitori prescelti;
• predisposizione dei contratti di acquisto e degli ordini;
• definizione ed applicazione delle procedure per ricevere, ispezionare e verificare l’adeguatezza delle forniture alle specifiche concordate;
• effettuazione dei pagamenti al completamento del processo di fornitura.

I contratti di acquisto dovranno inoltre contenere al loro interno, oltre alle specifiche della fornitura ed ai requisiti qualitativi, anche le procedure di test e quelle per la gestione delle eventuali controversie.

Le attività necessarie alla gestione dei processi di acquisto andranno calendarizzate insieme alle altre previste nel gantt di progetto. I costi associati al loro svolgimento saranno esposti nel budget di progetto definendo anche i criteri con cui gestire il cash flow in quanto questo tipo di attività prevede spesso anticipi di spesa ed aperture di credito i cui oneri finanziari devono essere attentamente gestiti.

In particolare, è importante che il denaro non venga bloccato in acquisti effettuati con troppo anticipo rispetto alle necessità del progetto rendendo spesso obsoleti i materiali acquisiti quando è necessario utilizzarli nel progetto. Ciò può capitare ad esempio quando si acquistano personal computers od altro hardware.

Infine, una volta definito il piano degli approvvigionamenti, è importante che vengano allocate le responsabilità tra team di progetto ed ufficio acquisti nel monitorare e controllare l’intero processo d’acquisto.