Benefici di un piano di progetto

benefici di un pianoMolti si chiedono quali siano i benefici di un piano di progetto quando poi il piano viene spesso radicalmente cambiato oppure cambiano gli obiettivi ed i deliverables in corso d’opera.

Si tratta di una visione limitativa. Un piano è come la rotta di una nave. Se non si fa la rotta, non si è poi in grado di capire di quanto la nave si sta discostando dalla rotta e pertanto non si riesce a calcolare quale sia la correzione da apportare per riportarla sulla traiettoria voluta.

Ma esistono ulteriori benefici di un piano di progetto che possono essere così riassunti:

  • Trasmette un clima di certezza organizzativa. Le persone coinvolte in un progetto devono avere la sensazione di essere su una barca che ha determinati obiettivi ed una rotta precisa e che il project manager farà di tutto per rispettare tali aspettative.
  • E’ uno strumento di comunicazione. E’ necessario per trasmettere al team di progetto le informazioni chiave su chi sarà coinvolto nel progetto, per quanto tempo e cosa ci si aspetta dal lavoro di ciascuno.
  • E’ un modo per responsabilizzare le persone. Dal piano di progetto si vede chiaramente come il lavoro di ognuno è collegato al lavoro di tutti gli altri. Le relazioni e le dipendenze tra le varie attività vengono esplicitate ed è quindi chiaro come il ritardo nell’avanzamento di un’attività abbia impatto su tutte le altre attività da essa dipendenti.
  • E’ un supporto decisionale. Aiuta tutti gli stakeholder di un progetto a prendere decisioni in corso d’opera che tengano conto delle relazioni esistenti tra le attività di progetto. In questo modo si evitano valutazioni apparentemente di buon senso che però non tengono conto dei legami esistenti tra le attività.
  • E’ un supporto negoziale. Aiuta il project manager a far ragionare su una base organica il management da cui dipende. In assenza di un piano tutte le decisioni sono possibili e naturalmente prevalgono quelle di chi ha un ruolo organizzativo più elevato. La presenza di un piano precedentemente concordato obbliga invece tutti a proporre ragionamenti che stiano dentro il piano.
  • E’ un riferimento per l’analisi degli scostamenti. Come detto in precedenza, la presenza di un piano aiuta a comprendere cosa fare a fronte di variazioni significative. Inoltre evidenzia tendenze e quindi consente di intervenire prima che i problemi si presentino in forma irreversibile.

Come si può vedere, i benefici di un piano di progetto vanno ben oltre le motivazioni di natura tecnica e metodologica. Si tratta di uno strumento importante per governare un progetto anche nei suoi aspetti relazionali definendo le regole di base che andranno osservate in corso d’opera. Aiuta pertanto il project manager a non venire subissato di richieste inconsistenti rispetto a quanto concordato.

E’ quindi importante che un project manager predisponga il piano e ne negozi l’approvazione con il management in modo che da quel momento il piano approvato costituisca il punto di partenza per tutte le decisioni future.