Strategie di risposta ai rischi

I termini a volte utilizzati per descrivere i vari aspetti della gestione del rischio non sono sempre di facile comprensione, anche per un project manager esperto. Nel seguito verranno pertanto “esplorati” alcuni di questi termini, i significati ad essi associati e le conseguenti modalità di gestione.

Il primo elemento di ambiguità è relativo proprio al termine rischio. Infatti normalmente a questa parola viene associato un significato negativo. Per rischio comunemente si intende un evento problematico e potenzialmente gravido di conseguenze negative. Ma non è sempre così.

Il rischio è un evento aleatorio cui è associata una certa probabilità di accadimento ed un certo impatto come descritto nella Gestione dei Rischi di progetto e nelle modalità di Risk Analysis.

In questa accezione il rischio può avere anche un esito positivo come quando si rischiano soldi per un biglietto della lotteria e il nostro biglietto vince. I rischi che hanno un esito positivo sono chiamati opportunità e i rischi che hanno un esito negativo, come quando ci si riferisce al rischio di un incidente d’auto, sono chiamati minacce.

Solitamente agiamo in modo da massimizzare le nostre opportunità e da limitare la probabilità e l’impatto di possibili minacce, come ad esempio quando veniamo vaccinati contro la minaccia di un virus influenzale. Entrambe (opportunità e minacce) sono forme di rischio, la differenza chiave è data dalla nostra propensione al rischio e dal conseguente approccio alla sua gestione.

Ma a volte si genera confusione anche sui termini utilizzati per i differenti approcci alla gestione dei rischi. Per esempio, riguardo alla strategia di “mitigazione”.

Nel dizionario il termine mitigare corrisponde a “rendere meno grave: es. mitigare una punizione”, o a “ridurre in vigore o intensità: es. ridurre il livello di ira, di dolore di durezza; moderare o moderarsi”. Ma se è vero che per noi è importante mitigare, attenuare alcune delle possibili minacce dei nostri progetti, la mitigazione è solo una strategia utilizzata per affrontare i potenziali rischi negativi riducendone probabilità e impatto.

A volte invece può essere importante evitare un rischio del tutto, come quando rispondiamo al rischio di incontrare un ingorgo sulla superstrada scegliendo un percorso alternativo (si può ancora rischiare di incontrare un nuovo ingorgo di traffico, ma non quello sulla superstrada).

Trasferire un rischio è un’altra possibile modalità di risposta al rischio. L’esempio classico è quando assicuriamo la nostra auto per coprire il rischio di incidenti. Questa modalità non riduce la probabilità di un incidente, nè riduce l’impatto fisico dell’incidente. Semmai riduce per noi l’impatto finanziario dell’incidente trasferendolo, appunto, alla compagnia di assicurazione.

Ci sono altri tipi di trasferimento di un rischio. Per esempio l’esecuzione di un ramo di un progetto può essere trasferita in outsourcing ad un’altra società con maggiori competenze su quel tipo di lavoro da svolgere o con maggiore disponibilità di risorse in quel periodo di tempo.

La mitigazione è quindi la strategia che utilizziamo quando non possiamo evitare una minaccia del tutto e non possiamo o non vogliamo trasferire il rischio. Mitigare il rischio ci impone di intraprendere una qualche azione in grado di ridurre la gravità dell’impatto qualora la minaccia dovesse manifestarsi.

Anche la scelta di strategie alternative deve essere valutata in modo probabilistico.

Per esempio si può valutare la probabilità relativa di incontrare un ingorgo di traffico sulla superstrada o in uno specifico percorso alternativo.

Se il percorso alternativo non ha mai vissuto un ingorgo di traffico potremmo vedere che questa corrisponde ad una risposta di evitamento. Se gli ingorghi si presentano sul percorso alternativo meno frequentemente, abbiamo semplicemente ridotto la probabilità di essere coinvolti in uno, mitigando così la minaccia.

Questo è dove l’uso comune si discosta dal dizionario. Siamo soliti riferirci a qualsiasi strategia che riduce sia l’impatto della manifestazione del rischio che la probabilità che ciò accada, mentre la realtà è più complessa e variegata.

I piani di emergenza (contingency) sono un tipo specifico di mitigazione. Il piano di contingency si differenzia da alcune strategie di mitigazione nelle quali non viene intrapresa alcuna azione fino a quando accade l’evento di rischio. E’ anche una strategia diversa da quelle che richiedono di intraprendere una azione prima che l’evento si manifesti.

Ad esempio la scelta di un percorso alternativo è efficace solo se viene presa a fronte di una programmazione del viaggio mentre non è molto utile quando ci troviamo già in un ingorgo sulla superstrada. In questo caso forse una strategia più utile sarebbe quella di mitigare la situazione portando con con sé caffè caldo e bevande fredde per dissetarci mentre aspettiamo che l’ingorgo si risolva.

Ad un piano di contingency dovrebbe sempre essere associato un trigger.

Un trigger corrisponde ad un segnale, ad un sintomo anticipatore dell’insorgere di una minaccia. Riconoscere che un certo evento si presenta sempre con dei sintomi è fondamentale in quanto ci consente di avere più tempo per agire selezionando il piano di emergenza più appropriato oppure anticipando l’applicazione del piano precedentemente individuato.

Un’altra risposta comune ad un rischio è semplicemente quella di accettare.

Di solito è una strada praticabile quando la probabilità o l’impatto di una minaccia rendono poco pratico spendere denaro, tempo e sforzi organizzativi su una risposta. Quando ho scelto di non rispondere a un rischio, lo sto accettando assumendo su di me le possibili conseguenze di quell’evento. A sua volta questa accettazione può essere passiva (non faccio proprio nulla) oppure attiva (individuerò sul momento dei workaround).

Le azioni che usiamo per rispondere alle opportunità sono quasi l’opposto di quelle utilizzate per rispondere alle minacce. Invece di evitare la possibilità occorre ricercare lo sfruttamento di un’opportunità.

Al posto di trasferire un’opportunità, dobbiamo semmai cercare di condividerla coinvolgendo in una sorta di joint venture chi ha più competenze o risorse di noi.

Al posto di mitigare un’opportunità, dobbiamo invece cercare di aumentarne l’impatto migliorando le nostre capacità e possibilità di sfruttamento, i nostri processi di produzione, i nostri meccanismi di controllo ed i sistemi di governance.

In molti casi può essere addirittura più producente lavorare sul miglioramento delle opportunità che sulla mitigazione delle minacce.

Il termine “accettare” ha lo stesso significato sia per le minacce che per le opportunità. In entrambi i casi, l’accettazione del rischio significa che non facciamo niente per evitarlo, sfruttarlo, trasferirlo, condividerlo, mitigarlo, o migliorarlo. Resta solo da valutare se in un progetto abbia senso giocare a dadi con le opportunità e le minacce.