Chiarire ruoli e responsabilità

Chiarire ruoli e responsabilità per lo svolgimento di un progetto è un passaggio fondamentale della fase di pianificazione. Deve essere svolto con estrema cura in modo da coinvolgere le persone interessate ed ottenerne l’impegno a fare quanto concordato.

Per alcuni ritrovarsi coinvolti in un progetto può costituire una novità; per altri può essere una prassi abituale. E’ quindi importante allineare tutti sul modo di operare e sul contributo richiesto a ciascuno.

Una particolare attenzione deve essere posta nello strutturare il compito di quelle persone che non sono abituate a lavorare in un progetto. Esse conoscono molto bene le attività di routine e le procedure organizzative ma non necessariamente sono al corrente di come si deve operare all’interno di un progetto.

E’ quindi importante chiarire ruoli e responsabilità nonché i compiti di ciascuno soprattutto se le persone tra di loro non si conoscono e non hanno mai lavorato su un progetto dello stesso tipo.

Esistono diversi strumenti a disposizione per chiarire ruoli e responsabilità:

• Prima di tutto è importante che il project manager conosca i ruoli chiave necessari per lo svolgimento di un progetto.
• In tal senso, è opportuno che ogni organizzazione definisca la propria governance di gestione progetti.
• Una volta definito l’ambito del lavoro da svolgere, occorre predisporre in fase di pianificazione l’organigramma di progetto con indicati i ruoli e le linee di riporto (OBS di progetto).
• Insieme alla OBS deve essere prodotta anche la RAM di progetto che illustra le attività da svolgere ed i ruoli coinvolti in ciascuna attività.
• A questi documenti è opportuno affiancare anche la WBS di progetto che chiarisce ciò che dovrà essere prodotto e l’ambito del lavoro da svolgere.

Obiettivi importanti di questa documentazione sono:

• evitare che si producano sovrapposizioni di competenze;
• fare in modo che ogni stakeholder di progetto sia consapevole di cosa deve fare e del risultato del proprio lavoro;
• chiarire l’integrazione richiesta tra i vari ruoli nello svolgimento di ciascuna attività;
• ottenere il commitment da parte delle persone.

Queste informazioni andranno comunicate alle persone e condivise in particolare durante la riunione di avvio progetto.

Naturalmente, l’organizzazione del lavoro andrà rivisitata più volte anche quando le attività saranno iniziate. Infatti, qualsiasi attività eseguita per la prima volta solleva inevitabilmente domande e necessità di chiarimenti. In tal senso, il project manager deve essere disponibile a svolgere interventi di coaching.

Chiarire ruoli e responsabilità in modo efficace e descrivere i compiti di ciascuno può rendere il progetto una esperienza positiva e gratificante per tutta la squadra. Richiede cura ed attenzione nella fase di pianificazione, ma rende la fase di implementazione indubbiamente più agevole.