Una cronica mancanza di tempo

cronica mancanza di tempoIn molte organizzazioni i project managers si trovano a dover rincorrere una quantità di problemi.

Quando il carico di lavoro aumenta, ciò porta a saturare tutto il tempo a disposizione.

La percezione costante è di una cronica mancanza di tempo che non consente di affrontare bene le varie situazioni e si riflette nella tendenza a non applicare correttamente i processi di project management come richiesto dalla metodologia.

Tutta la concentrazione viene posta nell’arrivare al più presto possibile alla fase di realizzazione.

Il management è preoccupato dell’emergere di continui problemi che possano ostacolare il completamento dei lavori ed impiega sostanzialmente i responsabili di progetto come “pompieri”.

Quando scoppia un problema, il project manager si dedica a trovare un rimedio immediato per poi dover correre a risolvere altre emergenze che sopravvengono.

Ad un certo punto questa situazione si istituzionalizza ed il ruolo del project manager viene proprio visto come quello di un problem solver.

Naturalmente non c’è nulla di male in questo. Ma si perde di vista che un responsabile di progetto dovrebbe contribuire a prevenire i problemi.

Quanti dei problemi che emergono dipendono proprio dal fatto che non si dedica sufficiente attenzione alle fasi “alte” di un progetto?

Gli obiettivi non vengono sufficientemente esplicitati, la pianificazione è svolta in maniera sommaria, l’ambito definito in modo non completo o ambiguo, i rischi non attentamente valutati

“Non c’è tempo” è la risposta che viene data quando si fa notare tutto questo.

C’è una cronica mancanza di tempo che dipende proprio dal fatto che occorre rincorrere problemi che si è contribuito a creare non svolgendo o svolgendo in modo superficiale alcuni passaggi metodologici importanti.

Le organizzazioni più evolute nell’applicazione del project management conoscono i rischi dell’improvvisazione e fondano la propria operatività su standard organizzativi orientati all’eccellenza.

Ciò implica di dedicare una porzione significativa del lavoro in attività preparatorie e di pianificazione.

Intercettare possibili errori e problemi all’inizio di un progetto ha un costo molto più basso che doverli rincorrere quando le lavorazioni sono state inviate.

Nella fase di pianificazione sono impegnate poche risorse che lavorando bene possono evitare problemi che se si presentano in fase di realizzazione impattano su molte più persone con un costo complessivo ben più elevato.

La cronica mancanza di tempo è quindi il prodotto di un modo malinteso di intendere non solo la gestione di un progetto, ma l’intero approccio al gestione di impresa che tende a rinunciare alla pianificazione privilegiando un senso illusorio di efficienza concentrandosi sull’operatività.