La gestione dei costi di progetto implica la produzione di un piano o budget di progetto. Questo documento viene predisposto nella fase di pianificazione di un progetto e verrà successivamente utilizzato nell’ambito del monitoraggio e controllo del progetto stesso.
La produzione del piano dei costi si articola in tre passaggi:
- definizione del piano delle risorse;
- definizione dell’andamento dei costi nel tempo;
- definizione dei ricavi o finanziamenti nel tempo.
In sostanza si tratta di precisare il fabbisogno di personale, mezzi e materiali e di rappresentare i flussi di cassa nel tempo in modo che risulti chiaro non solo il valore complessivo dei costi ma anche il loro andamento temporale insieme con una previsione dei ricavi e dei finanziamenti per evidenziare i periodi di “scopertura” e gli eventuali oneri finanziari collegati.
Il Piano delle risorse
La definizione del piano delle risorse di progetto deriva dalla schedulazione sotto forma di diagramma di gantt.
E’ possibile quindi assegnare a ciascuna attività di progetto oppure a ciascun work package le risorse necessarie per il completamento:
- risorse umane coinvolte ed il carico di lavoro previsto;
- materiali e le quantità previste per ciascun materiale;
- mezzi e strumenti con le loro caratteristiche e le specifiche necessarie per il loro utilizzo.
In particolare, per quanto riguarda i fabbisogni di personale, è utile predisporre un istogramma che illustra le necessità di personale nel tempo. Il diagramma può essere organizzato per ruoli professionali in modo da rappresentare, ad esempio, il fabbisogno di programmatori oppure di analisti in un progetto software.
La figura a lato rappresenta questo tipo di andamento che ben si presta sia ad organizzare il livellamento delle risorse sia a valutare l’andamento nel tempo del costo del personale, una volta noto il costo orario di ciascun ruolo coinvolto nel progetto.
La stima delle risorse di progetto è un passaggio di pianificazione delicato perché consente di mettere in relazione il lavoro da svolgere con le competenze e gli strumenti necessari. E’ inoltre un momento importante di negoziazione all’interno dell’organizzazione in quanto definisce quantità e qualità del personale necessario allo svolgimento del progetto e fornisce indicazioni anche sulle necessità di formazione per mettere in condizione le persone di svolgere con successo le attività loro assegnate.
Il Piano dei costi
Il piano dei costi di progetto può essere agevolmente disegnato valorizzando il tempo, i costi di personale, mezzi e materiali utilizzati in un determinato periodo di tempo (es. settimane). Prenderà in considerazione anche gli accantonamenti necessari per gestire i rischi.
Si otterrà quindi un andamento cumulato come quello indicato nella figura a lato che illustra il valore pianificato (planned value o planned cost) lungo la scala temporale che rappresenta la durata dell’intero progetto.
Il punto di arrivo indica naturalmente il valore complessivo del budget assegnato al progetto.
Questo andamento andrà poi periodicamente confrontato con in costi realmente sostenuti dal progetto (actual cost) per determinare le performances ottenute secondo la tecnica dell’Earned Value e le eventuali correzioni da introdurre nel piano di project management.
Le variazioni in corso d’opera possono dipendere da maggiori costi sostenuti oppure da un diverso andamento nel tempo a fronte di ritardi o anticipi rispetto alla schedulazione originaria. Deve essere pertanto curata la rendicontazione di tali variazioni attraverso il reporting di progetto.
Il Piano dei ricavi e dei finanziamenti
Una volta definito il piano dei costi ed il loro andamento, è necessario costruire il piano dei ricavi e dei finanziamenti al fine di evidenziare eventuali periodi di scopertura finanziaria e gli oneri finanziari associati.
Questo piano deve in sostanza chiarire chi coprirà e come verranno coperti i costi previsti durante lo svolgimento del progetto.
Ciò può portare anche a dover rivedere la schedulazione di progetto al fine di minimizzare i periodi di scopertura e gli oneri (riconciliazione dei limiti di finanziamento).
Oppure può essere necessario rivedere con il cliente le modalità di pagamento inserite o da inserire nel contratto in modo da ottimizzare i flussi di cassa sia dal punto di vista del cliente che del fornitore.
L’ottimizzazione degli andamenti relativi alle risorse necessarie ed ai costi associati costituisce uno dei momenti più importanti dell’attività di pianificazione di un progetto.
Poiché determina diverse occasioni di negoziazione all’interno dell’organizzazione, verrà costruito in più passaggi basati su approfondimenti progressivi e pertanto verranno prodotte diverse versioni del piano finché non si arriva a quello che ottimizza le esigenze di tutti gli stakeholders di progetto.
Qualora esistessero altre forme di finanziamento oppure il progetto non fosse rivolto al mercato (es. progetti di miglioramento organizzativo) il piano dei ricavi deve indicare le modalità di finanziamento previste ed il loro andamento nel tempo.
Una volta che il piano dei costi è consolidato, il documento entra a far parte del piano complessivo di progetto insieme agli altri piani previsti (piano dei tempi, della qualità, della comunicazione, dei rischi, degli approvvigionamenti ecc…) ed è soggetto alle logiche di gestione di tutta la documentazione di progetto.
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