Documenti di progetto: linee guida per la gestione

Lo sviluppo di un progetto non può prescindere da una corretta gestione della documentazione.

Infatti i documenti di progetto non costituiscono solo uno strumento per il tracciamento delle informazioni prodotte, ma sono di fatto l’input dei vari processi di project management, dalle fasi iniziali della contrattazione, fino ai documenti di collaudo, passando per i vari momenti di Stato di Avanzamento dei Lavori (SAL).

Quindi la documentazione è un indispensabile supporto operativo e la sua produzione non può essere rimandata eventualmente alla fine del progetto.

documentazione di progettoIn particolare, i principali documenti cui si fa riferimento sono:

Il Project Manager ed il team di progetto devono pertanto poter accedere e aggiornare qualsiasi documento riguardante lo sviluppo e la gestione dei progetti e ciò è vero sia per progetti semplici che per quelli più complessi.

Altrimenti le conseguenze possono avere impatto non solo sulla capacità di collaborazione, sul commitment e sulla gestione della schedulazione, ma anche sul raggiungimento o meno degli obiettivi prefissati.

In fase di realizzazione di un progetto, quando il “tempo è tiranno”, spesso la produzione e amministrazione dei documenti viene sottovalutata o rimandata in quanto considerata non prioritaria, col rischio conseguente di creare ostacoli ad un proficuo lavoro di gruppo.

Gli impatti possono essere seri: perdere tempo nel reperire specifiche informazioni sui deliverables, rifare un lavoro già svolto, produrre dei ritardi nel lavoro, non accorgersi in tempo di scostamenti ed anomalie rispetto agli obiettivi e tempi previsti, ecc.

Quindi se la reportistica periodica di progetto non viene opportunamente condivisa viene a mancare anche una gestione attenta del progetto stesso.

La prassi migliore consiste nel rispettare alcuni punti chiave:

  • Raccogliere tutta la documentazione in formato elettronico in un unico repository: predisponendo una directory od un ambiente di content management di progetto è possibile accedere all’ultima versione di ogni documento di progetto da parte di ogni stakeholder opportunamente autorizzato.
  • Gestire il versioning dei documenti: sono infatti disponibili file di lavoro e versioni finali dei documenti e decidere in anticipo cosa deve contenere il repository consente di risparmiare tempo accedendo solo ai documenti definitivi.
  • Definire un formato standard per la documentazione: contenuti di base, intestazioni, logo del progetto, tipo di carattere e dimensione, tutti già preimpostati consentono di risparmiare tempo e dare uniformità di stile per semplificare sia la produzione che la lettura dei documenti.
  • Gestire in modo mirato le autorizzazioni all’accesso: ciò consente di amministrare correttamente i livelli di accesso da sola lettura a modifica dei files.
  • Mantenere traccia delle revisioni: chi ha generato un documento e quando, lista delle modifiche apportate, ultimo accesso, ecc.
  • Scegliere una convenzione per il nome di ogni tipo e versione di documento: si evitano ambiguità fra versioni vecchie e nuove, sul tipo di documento stesso e in questo modo si semplifica il monitoraggio delle revisioni.
  • Determinare il workflow di approvazione di ogni documento: il Project Manager deve poter approvare le versioni finali degli elaborati documentali. È necessario quindi prevedere un flusso strutturato per fasi in modo che tutti vi si attengano e possano valutare correttamente lo stato di aggiornamento di ciò che si legge.
  • Utilizzare un sistema di knowledge management: per accedere attraverso parole chiave in fase sia di offerta che di pianificazione a tutta la documentazione storica sui progetti disponibile nel repository consente di non ripartire da zero a fronte di progetti similari ma di avvalersi del know-how accumulato nel tempo.

Risulta quindi evidente come un sistema di project management debba essere in grado non solo di gestire l’avanzamento materiale del progetto, ma anche di implementare un efficace sistema di documentazione relativa al progetto, condivisa con il team di progetto.

Tale condivisione deve permettere a tutti coloro che sono coinvolti nello sviluppo di un progetto, di avere a disposizione tutte le informazioni pertinenti per il corretto espletamento del proprio ruolo, e solo quelle di  propria specifica competenza.